Hannie van Osnabrugge - Wegwijs in Excel 2010

Hannie van Osnabrugge

wegwijs iN

ExcEl 2010

Wegwijs in Excel 2010 maakt deel uit van een serie. In deze serie zijn verschenen:

Windows Vista of Windows 7 Office 2007 of 2010

Windows XP Office 2003 en eerder

Beginnersboeken: Wegwijs in ...

Wegwijs in Windows Vista 978 90 469 0073 4 Wegwijs in Windows 7 978 90 469 0209 7 Wegwijs in Word 2007 978 90 469 0130 4 Wegwijs in Word 2010 978 90 469 0237 0 Wegwijs in Excel 2007 978 90 469 0131 1 Wegwijs in Excel 2010 978 90 469 0267 7 Wegwijs in PowerPoint 2007 978 90 469 0187 8 Wegwijs in internet met Internet Explorer 9 978 90 469 0227 1 Wegwijs in digitale foto’s 978 90 469 0235 6

Dubbelklik 978 90 6283 392 4 Wegwijs in de wereld van Windows XP 978 90 6283 401 3 Wegwijs in de wereld van Word 978 90 6283 439 6

Windows

Word

Wegwijs in de wereld van Excel 978 90 6283 437 2

Excel

PowerPoint

Wegwijs in de wereld van internet met Internet Explorer 8 978 90 469 0231 8

Internet

Wegwijs in digitale foto’s 978 90 469 0235 6

Digitale foto’s

Wegwijs in de wereld van websites bouwen 978 90 6283 459 4

Websites bouwen

Vervolgboeken: Thuis in ...

Thuis in Windows Vista 978 90 469 0141 0 Thuis in Windows 7 978 90 469 0230 1 Thuis in Word 2007 978 90 469 0143 4 Thuis in Word 2010 978 90 469 0238 7

Windows

Thuis in de wereld van Word 978 90 6283 438 9

Word

Meer informatie over deze uitgaven vindt u op: www.coutinho.nl/wegwijs .

Wegwijs in Excel 2010

Hannie van Osnabrugge

c u i t g e v e r ij

c o u t i n h o

bussum 2011

Webondersteuning Bij dit boek hoort een website met extra materiaal. Deze is te vinden via www.coutinho.nl/wegwijs .

© 2011 Hannie van Osnabrugge Alle rechten voorbehouden.

Behoudens de in of krachtens de Auteurswet van 1912 gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van reprografische verveelvoudigingen uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16 h Auteurswet 1912 dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan Stichting Reprorecht (Postbus 3051, 2130 KB Hoofddorp, www.reprorecht.nl). Voor het overnemen van (een) gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet 1912) kan men zich wenden tot Stichting PRO (Stichting Publicatie- en Reproductierechten Organisatie, Postbus 3060, 2130 KB Hoofddorp, www.stichting-pro.nl).

Uitgeverij Coutinho Postbus 333 1400 AH Bussum info@coutinho.nl www.coutinho.nl

Omslag en zetwerk: Studio Pietje Precies | bno, Hilversum

Noot van de uitgever Wij hebben alle moeite gedaan om rechthebbenden van copyright te achterhalen. Personen of instanties die aanspraak maken op bepaalde rechten, wordt vriendelijk verzocht contact op te nemen met de uitgever.

ISBN 978 90 469 0267 7 NUR 997/120

Voorwoord

In Wegwijs in Excel 2010 wordt gewerkt met Excel 2010 onder Windows 7. Een les bestaat uit Doen (stap-voor-stapopdrachten), Oefenen (opdrachten om het geleerde zelfstandig toe te passen) en Vragen (toetsing van de leerstof). De uitgangspunten van Wegwijs in Excel 2010 zijn hetzelfde als in de andere Wegwijsboeken: leren door doen, aan de hand van duidelijke opdrachten, korte teksten, eenvoudige taal en functionele afbeeldingen. Wegwijs in Excel 2010 is bedoeld voor mensen die de inhoud van Wegwijs in Windows 7 ( Windows Vista of Windows XP ) en Wegwijs in Word beheer sen en nog geen ervaring hebben met het programma Excel. Het boek is geschikt voor gebruik in cursussen maar ook voor zelfstudie. In dit boek wordt gewerkt met cursusbestanden (werkmappen in Excel). Twee pagina’s verderop vindt u een handleiding voor het downloaden van de cursusbestanden. De werkmappen die de cursist in de opdrach ten maakt, worden opgeslagen in de map Wegwijs Excel in de map Mijn documenten . Als een opdracht is gemaakt, krijgt de werkmap een andere naam. In de opdrachten staat aangegeven onder welke naam de werkmap moet worden bewaard. Dit is belangrijk omdat in de volgende lessen weer verder wordt gewerkt met de opgeslagen werkmap. De antwoorden op de vragen aan het eind van de les vindt u op de web site van de Wegwijsboeken. Ga naar www.coutinho.nl/wegwijs en klik daarna op de afbeelding van Wegwijs in Excel 2010 . Op deze webpagina vindt u ook aanvullingen en nieuws over deze uitgave. Bij het maken van de opdrachten is uitgegaan van de standaardinstellin gen van Excel 2010 en Windows 7. De auteur raadt u dan ook aan, aan de standaardinstellingen niets te veranderen. In Excel 2010 staan de op drachten in het zogenaamde lint. Het lint kan er op de computer van uw cursisten anders uitzien dan op de afbeeldingen in het boek. De weergave

van de opdrachten in het lint wordt aangepast aan de resolutie van het beeldscherm en de grootte van het venster. In de meeste gevallen kunt u dit oplossen door het venster te maximaliseren en het beeldscherm op een hogere resolutie in te stellen. Als de cursisten werken met Windows Vista (of Windows XP) zullen de schermafbeeldingen in het boek een enkele keer afwijken van wat de cursist ziet op het scherm. Mijn dank gaat uit naar de gebruikers (docenten en cursisten) van de vorige versie. De vele reacties hebben bijgedragen aan het tot stand komen van deze uitgave.

Hannie van Osnabrugge maart 2011

De cursusbestanden downloaden

1 Maak een nieuwe map in de map Mijn documenten met de naam Wegwijs Excel. 2 Start Internet Explorer. 3 Ga naar www.coutinho.nl/wegwijs . 4 Klik op het plaatje van Wegwijs in Excel 2010 . U ziet de pagina met infor matie bij dit boek. Midden op deze pagina staat Cursusbestanden down loaden. 5 Klik op Cursusbestanden downloaden om de bestanden te downloaden die u nodig hebt in deze cursus. Onder in het scherm verschijnt een balk met een gele rand.* 6 Klik op het pijltje omlaag van de knop Opslaan en klik daarna op Opslaan als . Het venster Opslaan als verschijnt. 7 Klik aan de linkerkant van het venster op Documenten . 8 Dubbelklik op de map Wegwijs Excel . 9 Klik op Opslaan . Ziet u onder in het scherm de melding Cursusbestanden. exe wordt niet vaak gedownload en is mogelijk schadelijk voor uw compu ter ? Deze melding kunt u negeren. Het bestand is niet schadelijk voor uw computer. 10 Klik op Starten , Documenten en dubbelklik op de map Wegwijs Excel .

* In dit boek gaan we uit van Internet Explorer 9. Werkt u met een andere versie? Dan ziet u het venster Bestand downloaden – beveiligingswaarschuwing . Klik op Opslaan . Het venster Opslaan als verschijnt. Ga verder met stap 7.

11 Dubbelklik op Cursusbestanden . Het venster Bestand openen – beveiligingswaarschuwing verschijnt. 12 Klik op Uitvoeren . Nu kunt u aangeven waar u de cursusbestanden wilt opslaan. In deze opdracht worden de cursusbestanden opgeslagen in de map Wegwijs Excel in de map Mijn documenten . De map is al geselecteerd. 13 Klik op Installeren . De bestanden worden uitgepakt en in de map Weg wijs Excel geplaatst. 14 Verwijder het bestand Cursusbestanden in de map Weg wijs Excel . • Wilt u de bestanden opslaan op een usb-stick? Klik bij stap 13 op Blade ren… , Computer en daarna op Verwisselbare schijf . Maak op de usb stick eerst een map voor de cursusbestanden.

Inhoud

Inleiding

13

Les 1 – Kennismaken met Excel

15

1 Excel starten

19 20 22 24 26 28 30 31 33 34 35 36 38 39 40 42 46 48 49 51 53 54 56 58 43

2 Het venster van Excel

3 Een werkmap met werkbladen

4 Een werkblad: rijen, kolommen en cellen 5 Navigeren: bewegen door een werkblad

6 Een lege werkmap openen

7 Tekst en getallen invoeren op een werkblad

8 Optellen en aftrekken 9 Een werkmap opslaan

10 Een werkmap opslaan op een USB-stick

11 Een werkblad afdrukken

12 Werkbalk Snelle toegang aanpassen

13 Een werkmap sluiten

14 Excel afsluiten

Oefenen

Vragen

Les 2 – Invoeren, wijzigen en wissen

1 Een bestaande werkmap openen

2 Invoer afsluiten

3 De inhoud van een cel wijzigen: twee manieren

4 De formulebalk

5 Automatisch aanvullen 6 De kolombreedte aanpassen

7 Een kolom invoegen

8 Een rij wissen

9 Een rij gegevens kopiëren

59 61 62 63 64 65 67 72 74 76 78 80 81 83 85 86 87 88 89 91 92 69

10 Automatisch invoeren: herhaling 11 Automatisch invoeren: een reeks 12 De werkmap bewaren en sluiten

13 Nog meer mogelijkheden van de vulgreep

Oefenen

Vragen

Les 3 – Formules en functies

1 Optellen, aftrekken, vermenigvuldigen en delen

2 Een formule invoeren door aanwijzen

3 Automatisch optellen 4 Oefenen met AutoSom

5 De gemiddelde snelheid per uur berekenen 6 Formules kopiëren: relatieve celverwijzing

7 Afronden

8 De inhoud van cellen kopiëren 9 Formules kopiëren met de vulgreep

10 De totaalprijs berekenen

11 Geld omrekenen

12 Absolute celverwijzing

Oefenen

Vragen

Les 4 – Notatie van getallen

93

1 Getalnotatie

96 98 99

2 De standaardnotatie wijzigen

3 Getalopmaak in het venster Celeigenschappen

4 Negatieve getallen weergeven 5 Meer of minder decimalen

102 104 106 108 109 111

6 De datum invoeren 7 Rekenen met datums

8 Berekening met absolute celverwijzing

9 Procentnotatie

10 De opmaak aanpassen

113 115 116

Oefenen

Vragen

Les 5 – Opmaak van een werkblad

117

1 Titels: cellen samenvoegen en centreren

120 122 123 125 126 127 129 131 134 136 137 139 144 146 149 151 153 155 156 157 159 160 161 163 165 167 169 141

2 Vet, cursief en onderstreept 3 Lettertype en lettergrootte

4 Uitlijnen

5 De kleur van de tekst 6 Tekst verticaal plaatsen 7 Een illustratie invoegen

8 Randen

9 Opvullen met kleur

10 Een werkblad naar Word kopiëren

Oefenen

Vragen

Les 6 – Functies en sorteren

1 De functie SOM

2 De functie VANDAAG 3 Uw leeftijd berekenen 4 De functie INTEGER 5 Nogmaals VANDAAG

6 Een formule om de leeftijd te berekenen 7 De formule kopiëren: absolute celverwijzing

8 De functie GEMIDDELDE

9 De functie AANTAL

10 De functies MAX en MIN

11 Sorteren 12 Zoeken

13 Titels blokkeren

Oefenen

Vragen

Les 7 – Grafieken

171

1 Soorten grafieken

174 175 177 179 181 183 185 187 189 191 193 195 198 200 202 204 210 212 213 214 216 217 219 221 222 224 225 226 227 207

2 De onderdelen van een grafiek

3 Een grafiek maken

4 De grafiek vergroten, verkleinen of verplaatsen

5 Een lijngrafiek maken

6 De grafiektitel

7 De grafiektitel opmaken

8 De x-as en de y-as

9 De legenda

10 Een grafiek achteraf wijzigen

11 Een grafiek opslaan op een ander werkblad

12 Een grafiek verder opmaken

13 Grafiekstijlen

14 Een grafiek invoegen in Word

Oefenen

Vragen

Les 8 – Afdrukken

1 Afdrukvoorbeeld 2 Volgende en Vorige 3 Pagina-eindevoorbeeld 5 Liggend afdrukken 6 Koptekst en voettekst 7 Marges veranderen 4 Alles op één pagina afdrukken 8 Een titel op elke pagina afdrukken

9 Kolommen links op elk blad

10 Afdrukbereik

11 Rijnummers, kolomletters en cellijnen afdrukken

Oefenen

Vragen

Slotopdracht

229 231

Register

Inleiding

Wilt u de ledenadministratie van uw kaartclub bijhouden, wilt u een enquête van uw buurtvereniging uitwerken of wilt u misschien uw reis kosten van de afgelopen maand berekenen? Dan is Excel een bijzonder handig programma voor u. Excel is een rekenprogramma. Met Excel kunt u snel berekeningen maken en gegevens op een overzichtelijke manier presenteren. Deze cursus maakt u wegwijs in Excel. Na de eerste kennismaking met het programma in les 1 leert u in les 2 gegevens invoeren, wijzigen, verwijde ren en bewaren. In les 3 leert u werken met formules. Les 4 gaat over de manier waarop getallen worden weergegeven. Het opmaken van een werk map, een bestand in Excel, komt aan bod in les 5. In les 6 maakt u ken nis met veelgebruikte functies en in les 7 leert u gegevens overzichtelijk presenteren met behulp van grafieken. Hoe u in Excel kunt afdrukken, wordt besproken in de laatste les. Het boek eindigt met een slotopdracht, waarin u alles kunt gebruiken wat u in de cursus hebt geleerd. De opzet van Wegwijs in Excel 2010 is hetzelfde als die van de andere boeken in de Wegwijsserie. Het grootste deel van de les bestaat uit op drachten. Elke les begint met een introductie: waar gaat het over en wat kunt u aan het eind van de les? Daarna maakt u de opdrachten, stap voor stap. Aan het eind van elke les vindt u het onderdeel Oefenen : dit zijn opdrachten waarin u zelfstandig kunt toepassen wat u geleerd hebt. Elke les wordt afgesloten met het onderdeel Vragen , waarmee u kunt toetsen wat u geleerd hebt. De antwoorden op de vragen staan op de webpagina die bij dit boek hoort. U gaat daarvoor naar www.coutinho.nl/wegwijs . Daarna klikt u op het boek Wegwijs in Excel 2010 .

Als u de weg kent in Windows en Word, zult u met dit boek de basisvaar digheden van Excel 2010 snel onder de knie krijgen.

Veel plezier met de cursus!

Inleiding 13

Wat betekenen de plaatjes?

Uitleg van de opdracht, eerst lezen!

Opdracht: dit moet u doen, stap voor stap

Tip of extra informatie

14

les 1

1 Kennismaken met Excel

Excel is een rekenprogramma. Excel is ook geschikt om allerlei gegevens overzichtelijk weer te geven: lijsten, schema’s, tijds planningen. Bestanden die u in Excel maakt, zijn werkmappen. Een werkmap bestaat uit werkbladen. Bij het starten van Excel wordt automatisch een lege werkmap geopend (vergelijk met Word: een leeg document). In deze les maakt u kennis met Excel.

Aan het eind van deze les kunt u:

• Excel starten en afsluiten • de verschillende onderdelen van het Excelvenster benoemen • het verschil tussen een werkmap en een werkblad uitleggen • navigeren door een werkblad • tekst, getallen en eenvoudige formules invoeren • het tabblad Bestand gebruiken • een werkblad afdrukken, opslaan en sluiten • een lege werkmap openen • de werkbalk Snelle toegang aanpassen • een werkmap sluiten

Les 1 – Kennismaken met Excel  17

1

Excel starten

U gaat Excel starten.

Opdracht

1

Zet de computer aan.

2 Klik op Starten , Alle programma’s , Microsoft Office en Microsoft Excel 2010 . Het venster van Excel verschijnt.

Les 1 – Kennismaken met Excel  19

2

Het venster van Excel

Het venster van Excel bestaat uit:

Werkbalk Snelle toegang

De opdrachten in deze balk activeert u met één klik. U kunt de opdrachten in de werkbalk zelf aanpassen. Het lint is het gedeelte aan de bovenkant van het venster. In het lint vindt u tabbladen. In het lint staan tabbladen zoals Bestand , Start , Invoegen en Formules . Elk tabblad heeft andere opdrachten. Als u Excel start, ziet u het tabblad Start . Het tabblad Bestand is groen. Op dit tabblad vindt u de basisopdrachten zoals een werkmap openen, opslaan, afdrukken en sluiten. De opdrachten op een tabblad staan in groepen . Het tabblad Start heeft onder andere de groepen Klembord , Lettertype , Uitlijning en Getal . In de formulebalk ziet u de tekst en de getallen die u invoert. Dit is uw werkgebied in Excel. Een werkblad bestaat uit rijen, kolommen en cellen. De actieve cel, in het naamvak staat nu A1.

Lint

Tabbladen

Tabblad Bestand

Groepen

Naamvak

Formulebalk

Werkblad

20

tabblad Bestand

tabbladen titelbalk

werkbalk Snelle toegang

lint

formulebalk

naamvak

werkblad

Opdracht

1 2

Bekijk de verschillende onderdelen van het venster van Excel.

Klik, indien nodig, op Maximaliseren

in de titelbalk van Excel.

Tip

Plaats de muiswijzer op een van de knoppen van het tabblad Start en wacht even. De uitleg van de knop verschijnt op het scherm. Zo kunt u zien welke functie een knop heeft.

Les 1 – Kennismaken met Excel  21

3

Een werkmap met werkbladen

Bij het starten van Excel wordt automatisch een lege werkmap geopend ( Map1 ). Een werkmap heeft standaard drie werkbladen waarin u gegevens (tekst, getallen, formules) kunt invoeren en bewerken: Blad1 , Blad2 en Blad3 . Ze zien eruit als tabbladen. Blad1 ligt bovenop. U kunt de namen van de werkbladen veran deren. U kunt een werkblad verwijderen en nieuwe werkbladen invoegen.

Opdracht

1 Klik met de rechtermuisknop op Blad1 . Er verschijnt een menu.

Klik op Naam wijzigen .

2 3 4

Typ Oefening 1 .

Klik met de rechtermuisknop op Blad3 .

5 Klik op Verwijderen . Uw werkmap heeft nu twee werkbladen.

22

Klik op werkblad Oefening 1 .

6

Les 1 – Kennismaken met Excel  23

4 Een werkblad: rijen, kolommen en cellen Een werkblad bestaat uit 16.384 kolommen en 1.048.576 rijen. Op het beeldscherm ziet u maar een klein deel van het werkblad. De kolommen hebben een letter. De eerste 26 kolommen heb ben de letters A tot en met Z. De volgende 26 kolommen AA tot en met AZ, daarna BA tot en met BZ, enzovoort. De laatste kolom is XFD. De rijen zijn genummerd van 1 tot en met 1.048.576. De plaats waar een kolom en een rij elkaar kruisen, heet een cel . Elke cel heeft een celadres : de letter van de kolom en het num mer van de rij. De eerste cel van het werkblad, helemaal links boven, is dus cel A1. Bij een nieuw werkblad is A1 altijd de actieve cel, te herkennen aan de zwarte rand. Het celadres van de actieve cel staat in het naamvak.

Rij: een aantal cellen naast elkaar

Kolom: een aantal cellen onder elkaar

24

Cel: het kruispunt van een rij en een kolom

Opdracht

1 Bekijk de rijen en kolommen van het werkblad. Hoeveel rijen zijn zichtbaar op uw scherm? Rij 1 tot en met... 2 Hoeveel kolommen zijn zichtbaar op uw scherm? Kolom A tot en met...

Les 1 – Kennismaken met Excel  25