MANUAL GESTION DE PROYECTOS

MANUAL GESTIÓN DE PROYECTOS

Seguramente, esta forma de pensar tiene fuertes implicaciones psicológicas. ¿No resulta un poco alienante que eso que nosotros hemos creado con tanta ilusión, “nuestro proyecto”, queramos hacerlo morir desde el primer día? Sin embargo, esto es precisamente lo que se espera de nosotros: comenzamos, ejecutamos y cerramos proyectos. Cuando has pasado por esto muchas veces, te acabas acostumbrando a esta última parte. La ceremonia de cierre suele estar cargada de mensajes subliminales. Cuando yo cierro un proyecto, reconozco las siguientes equivalencias entre lo que digo y lo que realmente quiero decir:

Presentación de Fin de Proyecto = “Adiós, me voy”.

Logros e hitos alcanzados = “No me queda nada por entregar y lo tengo todo aceptado”.

La documentación del proyecto se puede acceder en esta carpeta, estas son las siguientes fases = “El producto entra en fase de operación, ya no es un proyecto, yo no seré el responsable”.

¿Dudas o aclaraciones? = “Quien tenga algo que decir, que hable ahora o calle para siempre”.

La reunión de cierre es la más trascendente del proyecto. Deberá gestionarse de la manera más efectiva. No debe convocarse si aún queda algo por hacer. Aunque esté todo aceptado, no es suficiente. Hay que “escenificarlo” para que inequívocamente se sepa que se ha terminado. A partir de esta reunión, los interesados ya no tienen derecho a pedir más cambios.

El equipo de dirección del proyecto realiza, entre otras, las siguientes actividades de cierre:

Aceptación formal: Obtener la aceptación final de los entregables del proyecto trabajando con el patrocinador y/o la organización solicitante, para confirmar que el alcance y los entregables se han validado.

Transición: Transferir la propiedad de los entregables a los interesados asignados de acuerdo con el plan del proyecto.

Cierre administrativo: Obtener el cierre financiero, legal y administrativo usando prácticas generalmente aceptadas, para comunicar el cierre formal y asegurar la liberación de responsabilidades futuras. Informe de cierre: Distribuir el informe final del proyecto incluyendo toda la información relativa al cierre, desviaciones e incidentes, para comunicar la situación final del proyecto a los interesados.

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