00670580005

Kerntaak 2

Realiseert de media-uiting

Werkproces 2.5

Houdt het archief bij

Wat moet je doen? Je onderzoekt op welke manier bestanden in jouw werkomgeving worden opgeslagen. Je schrijft een protocol waarin je uitlegt waar en op welke manier bestanden moeten worden opgeslagen. Dit protocol is een korte, heldere handleiding. In een paar bladzijden leg je stap voor stap uit op welke plek en op welke manier de bestanden worden beheerd. Het protocol bevat een duidelijke beschrijving van de mappen- structuur. Als daar sprake van is, beschrijf je de indeling van zowel het digitale archief als het ‘papieren’ archief. Ook beschrijf je de naamgeving van bestanden. Het is belangrijk dat versies door iedereen op dezelfde manier worden genoteerd. In het protocol neem je ook de gehanteerde back-up procedure op. Je maakt zelf regelmatig back-ups van je bestanden volgens de richtlijnen van het bedrijf.

Als je erachter komt dat het archiefbeheer voor problemen kan zorgen, meld je dit aan degene die daarover gaat.

Wat lever je in? • Protocol archiefbeheer

37 Hoofdstuk 5. Uitvoering