Aktuální otázky pracovního a sociálního práva 2024

Další podmínkou digitální archivace je zajištění čitelnosti dokumentu pro tech nická zařízení, tzn. text se zobrazuje jako soubor jednotlivých písmen, je možné v něm vyhledávat pomocí fulltextového vyhledávače. Text v podobě obrázku není pro tech nická zařízení čitelný. Zajištění čitelnosti dokumentu v praxi znamená, že zaměstna vatel musí zajistit ukládání dokumentů ve formátu určeném pro archivaci. Nejčastěji využívaným formátem je PDF/A. Archivační doba pro pracovněprávní dokumenty není zákonem jednotně stano vena. Při určení archivační doby pracovněprávních dokumentů je proto nutné vycházet z požadavků na archivaci stanovených několika různými zákony, například zákonem č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, zákonem č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění nebo zákonem č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabez pečení. Dokumenty týkající se vzniku, změny a skončení pracovněprávního vztahu a dokumenty týkající se odměňování, tj. záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění, je nutné archivovat po dobu třiceti let. Poslední otázka spojená s elektronickou archivací je konkrétní technické řešení archivace. Zaměstnavatel má možnost elektronické dokumenty digitálně archivovat na firemním serveru, síťovém úložišti nebo za využití cloudových služeb. K archivaci není možné využívat elektronická úložiště jako je Google Disk nebo Microsoft Teams, protože neumožňují opatřit dokument časovým razítkem. 14 Zaměstnavatel má povin nost zajistit bezpečnost archivovaných dat a dodržovaní pravidel ochrany osobních údajů. 15 Zaměstnanec musí být informován, jakým způsobem jsou jeho data zpraco vávány a v případě archivace dat na cloudu také o tom, jaký poskytovatel cloudových služeb data zpracovává a zda jsou data předávána do třetích zemí. 6. Závěr Celkově lze shrnout, že novela zákoníku práce účinná od 1. října 2023 přinesla v oblasti elektronického podepisování a doručování zlepšení a umožnila digitalizaci pracovněprávních dokumentů v České republice dále posunout. Současné znění zá koníku práce dovoluje doručování všech pracovněprávních dokumentů elektronicky, což umožnuje zaměstnavatelům přesunout velkou část personální agendy do online podoby. Možnost provádět procesy v rámci personální agendy elektronicky ocení zaměst navatelé napříč odvětvími. Pozitivní dopady digitalizace se v praxi projeví při zaměst návání cizinců a výkonu práce na dálku. Elektronická příprava, podepisování, doručo vání a archivace pracovněprávní dokumentace společnostem umožní také centralizaci oddělení lidských zdrojů, která je v současnosti komplikovaná zejména pro společnosti 14 Viz.: 602 (2022). Jak správně elektronicky archivovat dokumenty? 28. 07. 2022 [cit. 2024-02-01]. Online. Dostupné z: https://www.602.cz/blog/jak-spravne-archivovat. 15 Viz: DIEPOLT, J. Bezpečnost dat v cloudu. GDPR . 24. 01. 2024 [cit. 2024-02-01]. Online. Dostupné z: https://www.gdpr.cz/bezpecnost-dat-v-cloudu.

79