Microsoft Word - BYLAWS 9_26_10

AOAC OMB Meeting Materials

29

Due to scheduling and travel constraints, in 2018, the OMB did have a winter meeting in  Rockville and two (2) evenings during the AOAC Mid‐Year meeting to cover OMB awards.   The request is to schedule an extended meeting at the end of January 2019 and two  regular length meetings in February 2019 in preparation for the AOAC Mid‐Year meeting  to vet the ERP and stakeholder panels.  The two proposed dates for February meetings are  the 14 th  and 28 th .  EXPERT REVIEW PANELS PROPOSALS & RECOMMENDATIONS a. Per the ERP chair, the response will apply to both methods OMA# 2014.09 and 2015.05.   OMB Ballot Results for ERP Recommendation of AOAC 2015.05 for Final Action  – ( see  OMA# 2015.05 ERP chair response ). The general consensus is the ERP through its meetings, looked at all of the technical  aspects of the methods and reviewed against the SMPR or fitness‐for‐purpose.  By the  time the methods arrive with the OMB, we are not wearing our subject matter expert  lenses, but looking at the process to determine if the checklist is complete.  At the time  the ERP recommends to the OMB, all of the issues have been addressed.  With the OMB  hat, we are not questioning what has been done, but looking to confirm that everything  required in the checklist has been addressed.  Two (2) OMB members did not recommend  the method during balloting.  The basis for not recommending was there were too many  different positions from the ERP reviewers and very challenging pros and cons  recommendation (3 yes/3 no).  They felt the method is not yet at the AOAC standard level.   b.          OMB Ballot Results for ERP Recommendation of AOAC 2014.09 for Final Action  – a  minimum number of responses were originally received from the e‐ballot.  The Pesticides  Residue ERP has recommended this method for Final Action status.  However, there were  several comments received from OMB members.  The comments were sent to the ERP  chair for reconciliation.  During the discussion, Crowley explained the OMB’s role in the  first to final action process dating back to 2014.  The checklist was developed to  streamline the process.  From the standpoint of the experts, the OMB defaults to the  reviewers of the methods that delve into the technology and details of the data. The  comments were forwarded to ERP chair for resolution ( see OMA# 2014.09 ERP chair  response ). Discussion followed on the clarification of the process for the voting.  The OMB’s vote for  approval of the methods does not have to be unanimous.  The discussion was provided to  acknowledge the comments, to clarify, and to provide answers to the questions raised  because they were valid; the intention was not to get members to change their vote.  If  additional clarification is required on the rationale behind the decision to seek answers  from the ERP.  User feedback was also discussed.  That information can also be found in  the checklist.  c. OMB Ballot for ERP for AOAC Dairy Methods Listed in Codex STAN 234 – The e‐ballot was  sent to the OMB on December 8, 2018.  AOAC has eight (8) reviewers who volunteered to  review methods for the dairy section of Codex STAN 234.  AOAC Staff developed the  package for the ERP (not the traditional ERP), but to follow the process.  The agenda item  was included because all OMB members did not submit a vote by the deadline.  The ERP  reviewers will not decide on first/final action but will review methods and provide  recommendations based on their expertise and the rubric that was developed.  They will  also make the recommendation on whether the information should change in the Codex 

II.

01.30.2019