12 2014

ORGANISATION

sen. Bis im August dieses Jahres habe man aber 120 Prozesse dokumentieren können. Bis auf Weiteres werden in Gos- sau Prozesse aber nur dann dokumen- tiert und gegebenenfalls optimiert, wenn Probleme auftreten oder bei einem Wechsel in der Amtsleitung. Das nächste Mal wird das voraussichtlich 2015 der Fall sein, wenn das Inseratewesen neu gestaltet werden muss. Austausch wenig genutzt Um ressourcen- oder finanzschwachen Gemeinden zu helfen, Prozesse ohne grossen Aufwand auf ihre Bedürfnisse zu adaptieren, wurde Anfang Jahr die gesamtschweizerische Prozessaustausch- plattform «eCH.ch» ins Leben gerufen. Auf dieser Plattform sollen Prozessbe- schreibungen von Gemeinden und Kan- tonen publiziert und ausgetauscht wer- den. Derzeit nutzt aber lediglich etwa ein Viertel der befragten Gemeinden Vorla- gen anderer Gemeinden oder Kantone, etwa die Hälfte würde ihre modellierten Prozesse künftig gerne auf einer Aus- tauschplattform aufschalten. Die meis- ten der befragten Gemeinden berück- sichtigen gemäss der Umfrage der

selber nutzt übrigens auch keine Pro- zessaustauschplattform, obwohl die Stadt, zusammen mit Dübendorf, in die Pilotphase von «eCH.ch» involviert war. Einen weiteren Grund für die geringe Nachfrage ortet Lukas Summermatter, Leiter des Amts für Gemeinden im Kan- ton St. Gallen, im Fehlen von Bedürfnis- sen. «Ich habe manchmal den Eindruck, dass bei solchen Prozessen oftmals die Tools im Vordergrund stehen. Ohne ein echtes Bedürfnis braucht man aber auch keine solchenTools.» Eine regelmässige Überprüfung der Prozesse mit Optimie- rungen, dort wo sie notwendig sind, er- achtet aber auch Lukas Summermatter als sinnvoll und notwendig. Für ihn stellt sich lediglich die Frage, ob solche Mo- dellierungsprozesse zwingend immer flächendeckend nötig sind. Überzeugungsarbeit notwendig Die Beispiele von Gossau und Kaltbrunn zeigen deutlich, dass es für eine grosse Verwaltung nicht zwingend einfacher ist, ein Geschäftsprozessmanagement ein- zuführen. Fehlt das Bedürfnis danach oder sind die Mitarbeitenden in der Ver- waltung nicht vom Nutzen überzeugt,

«zhaw» aber weder Prozess- managementstandards von Bund, Kantonen oder der ei- genen Gemeinde, noch nut- zen sie Referenz- oder Muster- prozesse anderer Kantone und Gemeinden. Für einige Gemeinden ist der Aufwand zu gross, andere sehen die lo- kalen Unterschiede zwischen

wird es schwierig. Und solche Prozesse zu erzwingen oder von oben zu verordnen, erach- tet weder Urs Salzmann noch Lukas Summermatter als ziel- führend. Die Hauptaufgabe der Prozessmanagementver- antwortlichen in den Gemein- den wird deshalb in der nächs- ten Zeit sein, die Bedürfnisse

«Einige Gemeinden- betrachten ihre Prozesse als Geheimnis.»

auszuloten und den Mitarbeitenden die Vorteile von Modellierungsprozessen klar aufzuzeigen. Für Esther Gmür, Lei- terin des Managementsystems in Kalt- brunn, sind das vor allem die einheitli- cheStrukturinderAufgabenbewältigung, Klarheit in den Abläufen und Rückhalt.

den Gemeinden als Hürde. Und verein- zelt werden die eigenen Prozesse als «Betriebsgeheimnis» oder als «zu unin- teressant für andere» bezeichnet. Für Urs Salzmann ist es vor allem für kleinere Gemeinden nicht immer ein- fach, gewisse Prozessabläufe 1:1 zu übernehmen. «Wir haben festgestellt, dass der Austausch vor allem bei kom- plexerenThemen schwierig ist. Bei klar geregelten, einheitlichen Abläufen, bei- spielsweise einem Betreibungsverfah- ren, ist es hingegen einfach.» Gossau

Patrick Stämpfli

Informationen: www.tinyurl.com/IWI-Umfrage

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SCHWEIZER GEMEINDE 12 l 2014