006PWID0017

17 PROJECTWIJZER 11 - FOOD & BEVERAGE VERVOLGOPDRACHT

<< Projectvoorwaarden >>

Projectmanagement De opdrachtgever verwacht de projectuit- voering met een projectmanagementmethode in een geautomatiseerd systeem. Bij toepassing van de zeven-fasen-methode zijn onderstaande fasen van toepassing: • Oriëntatie • Definitie • Realisatie • Oplevering • Nazorg en evaluatie Een andere methode is toegestaan, maar dient duidelijk gefaseerd te worden uitgevoerd in een geautomatiseerd systeem. Van elke projectfase wordt een fase- en een beslisdo- cument gemaakt en aan de opdrachtgever voorgelegd. De opdrachtgever geeft op basis van deze documenten een Go of een No-Go. Bij aanvang van het project wordt de projectnaamvastgelegd, de projectorganisatie ingericht en wordt de projectorganisatie zichtbaar gemaakt in een organigram. Fasedocument De opzet van een fasedocument dient globaal overeen te komen met de opzet zoals die bij de ontwerpopdracht is gehanteerd. Uiteraard kunnen allerlei belangrijke zaken worden toegevoegd. In geval van een externe opdrachtgever kan met een model worden gewerkt dat bij die opdrachtgever voor het project gebruikelijk is. Ook dient het fasedocument technisch en taalkundig goed in elkaar te zitten. Het is daarom verstandig om het fasedocument te bespreken met de belangrijkste adviseur(s)/

begeleider(s), voordat het aan de opdracht- gever wordt overhandigd. Gezien het internationale karakter van Pure Farm kan het zijn dat de opdrachtgever bij elk fasedocument een beknopte Engelstalige versie toegevoegd wil zien. Beheerscriteria De opdrachtgever moet er op kunnen vertrouwen dat zijn opdracht op de juiste manier wordt uitgevoerd. Daarom is transpa- rantie van alle onderdelen van het project van groot belang. Bij ieder fasedocument wordt dan ook een rapportage van de beheerscriteria (tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie) verwacht. Vooral bij de realisatie van een project zijn dit zeer belangrijke verantwoordingsdocu- menten. (Zie bijlage 2.) Communicatie • Er wordt minimaal één maal per week of per projectfase een overleg met de projectbegeleider/adviseur gepland en gehouden. • Voor ieder overleg wordt een agenda gemaakt en tijdig aan de betrokkenen aangereikt. • Van elk overleg worden notulen gemaakt die worden toegevoegd aan het fasedocument. • Bij aanvang van het project wordt een overlegschema opgesteld. • Mogelijk vindt er tweetalige communicatie plaats i.v.m. internationale betrokkenheid.