HABILIDADES DIRECTIVAS

HABILIDADES DIRECTIVAS

4. Fase de cierre

Al finalizar la reunión debe realizarse un resumen de lo decidido para dejar claras las conclusiones a las que se ha llegado. Éste figurará en el acta (g) que posteriormente se hará llegar a todos los participantes.

7.3 Dirección eficaz de las reuniones

Algunos consejos para dirigir eficazmente una reunión son éstos:

 Cohesionar al equipo: El primer aspecto que hay que tener en cuenta es reforzar la idea de que los participantes en la reunión forman parte de un equipo y tienen unos objetivos comunes.

 Potenciar la participación de todos los miembros.  Asegurarse de que todo el mundo expone su opinión.  Evitar la monopolización de la reunión por parte de unos pocos.

 Fijarse en quién no participa y animarle a hacerlo: Susana, tú estuviste trabajando en un tema similar, ¿qué opinas al respecto? Es importante no forzar la situación e intentar buscar puntos en los que creamos que la persona pueda tener seguridad.  Hacer respetar el turno de palabra.  Potenciar el respeto entre los miembros. Es importante crear un clima en el que todos los miembros se sientan valorados.  Al hablar mirar a todos los reunidos, no es conveniente personalizar los comentarios siempre sobre las mismas personas.  Escuchar a todos los participantes.  Utilizar un tono cordial y relajado. La agresividad en los comentarios se contagia.  Centrar el tema  Ceñirse a los puntos previstos en el orden del día, corrija con firmeza todo intento de salirse del tema.  Tener un horario de inicio y de fin de la reunión y estar alerta a los silencios tensos, porque éstos incomodan a los participantes y paradójicamente, inhiben la participación.  Ser capaz de dejar temas que se encallan y bloquean la reunión  No tratar en las reuniones conflictos de tipo personal. Una reunión del equipo no es el lugar para recriminar la actitud de ninguna persona.  Guiar hacia el consenso: relajar las opiniones enfrentadas; no dejar que vayan distanciándose más; actúe y llévelas hacia posibles terrenos comunes.  Escuchar todas las opiniones por igual, y extraer conclusiones que permitan cierta aproximación. Recuerde que cuando se llega a un consenso, el grupo vuelve a sentirse cohesionado.

61

European Open Business School