006PWIB0017

GELD De projectbegroting wordt in overleg met de opdrachtgever vastgelegd naar aanleiding van gecalculeerde kostenspecificaties. De specificatie van de begroting wordt in beheersbare delen (kostenposten) opgesplitst. Zo kan onderscheid worden gemaakt tussen bijvoorbeeld kosten van werkuren, reiskosten, transportkosten, overheadkosten, producten, mogelijk variabele kosten etc. De begroting dient te worden bewaakt per fase en per kostenpost. Per fase dient te worden vastgelegd wat de begroting was, welk deel van de begroting is gebruikt en welk deel nog beschikbaar is. Afwijkingen op onderdelen worden vertaald in de gevolgen voor de totale begroting van het project. Bijvoorbeeld meer gewerkte uren betekenen dat de begroting van het totale project zal worden overschreden. Afwijkingen op de begroting dienen altijd te worden gerapporteerd in het fasedocument en aan de opdrachtgever te worden gecommuniceerd. Ook als de afwijkingen kunnen worden gecorrigeerd. product moet aan de specificatie en eventuele normen voldoen. Ander kwaliteitsaspecten zijn o.a. het strikt volgen van een projectmanagementmethode met vaste rapportage- structuur per fase. Ook projectmedewerkers dienen aan kwalificaties te voldoen wat kennis en opleidingsniveau betreft. Denk daarbij ook aan VCA-certificaten. Toeleverende bedrijven hebben hun processen vaak vastgelegd in kwaliteitssystemen zoals ISO. Het kan bij het uitvoeren van projecten voorkomen dat de opdrachtgever eist dat uitsluitend bedrijven met een ISO-certificering als toeleverancier mogen optreden. INFORMATIE Goede communicatie is van cruciaal belang voor het slagen van een project. Alle projectdeelnemers dienen geïnformeerd te zijn over de inhoud van hun werkzaamheden voor het project. Bij aanvang wordt daarom een communicatieplanning of -schema van een project gemaakt. Hierin wordt vastgelegd wanneer de projectvergaderingen zijn, welk ander overleg er wanneer plaatsvindt en wie bij de verschillende vergaderingen aanwezig horen te zijn. Ook dient vastgelegd te worden wie er met wie communiceert en waarover. Zo zal de projectleider de communicatie naar de opdrachtgever voor zijn rekening nemen en zullen de andere projectdeelnemers de projectleider van informatie voorzien. Vaak worden deze communicatielijnen vastgelegd in het organigram van de projectorganisatie. ORGANISATIE Een goede organisatie van een project begint bij het maken van een project-organigram. In dit organigram staan de projectleider, de projectdeelnemers, de opdrachtgever en eventuele toeleveranciers. Ook worden het projectdoel en de te hanteren project-managementmethode vastgelegd (bijvoorbeeld de 7- fasen-methode) en wordt het format van de fase- en beslisdocumenten ontworpen. In dit format staat precies hoe het fase- en beslisdocument is opgebouwd en hoe het moet worden ingevuld. Het (hoofd)projectdoel is een rode draad door het hele project. In de fasedocumenten wordt steeds het hoofddoel van het project aangegeven, een eventueel bijgesteld doel en de doelstelling per fase. De projectleider bewaakt het hoofddoel bij de uitvoering van het project. Als de opdrachtgever wijzigingen wil aanbrengen in dit hoofddoel vertaalt de projectleider dat in consequenties voor de begroting en de planning. Hij rapporteert dit vervolgens aan de opdrachtgever. Als door andere invloeden afwijkingen in het hoofddoel dreigen te ontstaan, stuurt de projectleider waar nodig bij. Ook dat rapporteert hij zonodig aan de opdrachtgever. KWALITEIT Een project dient kwalitatief goed te worden uitgevoerd. Voor een technisch product is dat goed aan te geven, immers: een technisch

- 58 -