006PWIB0017

Houd de offerte zakelijk en beknopt en zorg dat de indeling van de verschillende onderdelen overzichtelijk is. Bij de productbeschrijving kunnen kleine afbeeldingen in de offerte vaak verhelderend werken. Als de productbeschrijving meer dat 2 pagina’s beslaat, is het beter om die uitgebreide details als bijlage aan de offerte toe te voegen. De hoofdthema’s worden wel aangegeven in de offerte met een verwijzing naar de bijlage. Ieder bedrijf kent leverings- en betalingsvoorwaarden Wees bij het opstellen van een offerte helder en duidelijk. Iedereen heeft een hekel aan ‘kleine lettertjes’. Dus ook de klant en zeker als hij daardoor later voor verrassingen komt te staan. Voeg de leveringsvoorwaarden altijd toe aan de offerte of verwijs naar de plaats waar deze leveringsvoorwaarden te vinden zijn (website of Kamer van Koophandel). Als bij de leveringsvoorwaarden regels staan die de klant zullen interesseren, vermeld die dan ook apart in de offerte. Zo vermeld je in de offerte ook altijd de betalingsvoorwaarden (betalingscondities). Jouw klant zal dat waarderen, omdat je aangeeft dat je weet wat hem aanspreekt. Het zal de communicatie en daarmee de relatie bevorderen en de kans op een opdracht vergroten. Houd er altijd rekening mee dat de klant een offerte ook bij een andere toeleverancier aanvraagt. Meer dan één offerte Een offerte dient vaak meer dan één keer te worden gedaan. Voor een gemakkelijk standaardproduct met een standaardprijs en leveringsvoorwaarden, volstaat vaak één offerte. Bij gecompliceerde producten of diensten worden meerder offertes afgegeven, net zo vaak tot volledig aan de vraag van de klant wordt voldaan en de voorwaarden tussen leverancier en klant overeenkomen. Voorlopige of conceptofferte Bij producten of diensten die een onderdeel vormen van een groter geheel wil een klant vaak al een offerte hebben voordat alle gegevens bekend zijn. Zo’n offerte kan nodig zijn om bijvoorbeeld een projectcalculatie te maken. De offerte die dan wordt afgegeven is een voorlopige of conceptofferte . Belangrijk is dat dit voorlopige karakter in de offerte wordt aangegeven. Bij een voorlopige offerte staat de communicatie en relatie met de klant centraal. Je wilt duidelijk aangeven dat je begrepen hebt wat hij wil en daarop advies geven. Deze voorlopige offerte dient dus voornamelijk om de relatie te verstevigen. Als die relatie vertrouwen bij de klant wekt, zal hij ook bij jou een definitieve offerte aanvragen. Prijs is natuurlijk ook belangrijk, maar als er nog geen definitieve prijs kan worden afgegeven is het ‘prijskader’ en productbeschrijving belangrijker. Natuurlijk geef je ook aan waarom in dat stadium nog geen definitieve prijs kan worden gegeven. Definitieve offerte Bij een definitieve offerte zijn de prijs en de voorwaarden het belangrijkst. Toch dient aan de vorm van de offerte voldoende aandacht te worden besteed. Een definitieve offerte wordt door een klant als definitief beschouwd. Houd hier rekening mee zodat de klant later niet teleurgesteld wordt. Uitdrukkingen zoals ‘onder voorbehoud’ en ‘vrijblijvend’ zijn daarom uit den boze. Algemeen geldt: Communiceer met de klant zoals je wilt dat er met jou gecommuniceerd wordt. Dus: helder, duidelijk, netjes en persoonlijk, zonder addertjes onder het gras.

- 60 -