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RAPPORT DE GESTION

PROCÉDURES DE CONTRÔLE INTERNE ET DE GESTION DES RISQUES MISES EN PLACE PAR LA SOCIÉTÉ RELATIVES À L’ÉLABORATION ET AU TRAITEMENT DE L’INFORMATION COMPTABLE ET FINANCIÈRE

La direction achats et moyens généraux intervient ensuite aux différents niveaux de la négociation pour assurer le suivi des baux en France et, dans la mesure nécessaire, hors France. Des revues budgétaires relatives aux locaux se tiennent régulièrement, en France et hors France, permettant d’entretenir un échange d’informations régulier entre les services généraux et le contrôle de gestion pour actualiser les données sur le parc existant et analyser les projets en cours et à venir. Délégations de pouvoir Les principes de délégations de pouvoir mis en place répondent à un triple objectif : ● sensibilisation des directeurs opérationnels à leurs responsabilités en matière d’hygiène et sécurité ; ● création d’un pouvoir de représentation du groupe Assystem au profit des directeurs opérationnels ; ● fixation d’un cadre précis dans lequel s’exercent les pouvoirs des directeurs opérationnels (en ce compris la faculté de subdélégation). Les délégations portent principalement sur des engagements directement liés à la partie opérationnelle (embauches de consultants ou de managers commerciaux, signature de contrats clients, gestion des litiges, etc.). La signature bancaire n’est que partiellement déléguée, en France et hors France, et pour des montants limités. Budget et contrôle de gestion Les différentes unités opérationnelles du Groupe élaborent et présentent à la direction générale leur stratégie et budget annuel. Le budget annuel du Groupe est ensuite validé par le comité d’audit et le conseil d’administration. Le contenu du reporting mensuel permet à la direction générale et à la direction financière du Groupe d’analyser les écarts de réalisation par rapport aux prévisions, de détecter ainsi d’éventuelles dérives significatives par croisement et analyse de divers indicateurs clés de performance (notamment, niveau de marge brute sur affaires, de marge brute opérationnelle, de taux de non-facturation opérationnelle, et délais de règlement clients), et de mettre en œuvre le cas échéant des mesures correctives. Achats Les procédures d’achat sont soumises à des contrôles indépendants : ● achat du matériel ou de la prestation par le département concerné (services généraux, informatique, etc.) ; ● validation de la prestation et/ou de la livraison par le service concerné ; ● validation du bon à payer et de la facture par la comptabilité au vu des différents documents. Le règlement des factures est organisé par la comptabilité qui s’assure que les contrôles en amont ont été effectués et qui, par sondage, procède également à une vérification des informations ayant permis de valider les factures. Le Groupe s’est doté de Conditions Générales d’Achat renforcées. Consolidation Les comptes consolidés du Groupe sont établis selon les normes comptables internationales IFRS (International Financial Reporting ● émission du besoin par le donneur d’ordre interne ;

La procédure d’analyse des risques élaborée en 2013 est maintenant complètement déployée pour l’ensemble des offres et contrats existants. Environ 20 chefs de projet sont formés chaque année à cette procédure. Des revues de projets sont également organisées tous les trois mois au siège du Groupe en présence du directeur général délégué finances. Ces revues portent sur les projets dépassant un certain montant (variable selon les périmètres et pays) et sur des projets à caractère spécifique ou présentant des risques particuliers. Elles permettent d’apprécier l’état d’avancement technique et financier des projets et d’actualiser la compréhension des risques associés aux fins, en tant que de besoin, de définir les plans d’action appropriés et déterminer les voies et moyens de leur mise en œuvre (auprès des clients comme en interne). Ressources humaines, recrutement et gestion de la masse salariale Les besoins en ressources humaines sont déterminés et exprimés par les directeurs opérationnels ; les procédures de recrutement correspondantes sont définies et pilotées par les directions ressources humaines de chaque pays. Les enveloppes d’augmentations des rémunérations sont maîtrisées par entités opérationnelles et par pays et revues et validées Toute ouverture de compte client, en France, fait l’objet d’une enquête afin de s’assurer de la solvabilité du client (accompagnée d’une mise sous suivi permettant d’être alerté dès évolution majeure de ladite solvabilité). L’intégralité des comptes clients est intégrée dans une procédure de recouvrement basée sur des scénarii de relance adaptés. À ce titre, la Société utilise en France un logiciel de gestion des comptes clients et du recouvrement. Cette application intervient à différents niveaux dès l’émission de la facturation : pré-relances avant échéance, relances, identification des retards de paiements, identification des litiges et suivi de leur résolution, recensement des promesses de paiement (et vérification du paiement des factures aux dates annoncées). Des procédures similaires, adaptées au cas par cas aux spécificités des activités et des pays concernés, sont mises en œuvre dans les entités non françaises du Groupe. Les moyens ainsi mobilisés au titre de la prévention du risque clients et de l’efficacité du recouvrement des créances clients permettent au Groupe, autant qu’il est possible, de limiter les pertes constatées sur ces dernières et d’assurer une bonne génération de cash flow opérationnel. Par ailleurs, des règles internes strictes s’appliquant à l’ensemble des entités consolidées précisent, selon la nature des projets (principalement régie, work packages et forfaits) et des activités les modalités de reconnaissance du chiffre d’affaires. Le Groupe s’est doté de Conditions Générales de Services renforcées, qui sont systématiquement intégrées dans les réponses à appel d’offres. Immobilier L’expression des besoins concernant la recherche de nouveaux locaux est formalisée par chaque responsable opérationnel, validée par le directeur de Business Unit compétent, et transmise aux services généraux du Groupe et/ou du pays pour traitement et examen du business case correspondant. L’étude du projet et la validation du dimensionnement et du coût des locaux retenus sont du ressort de la direction générale. par l’équipe de direction. Procédures administratives Ventes

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