Gids voor de werkgever - Editie 2018

een sociaal secretariaat aangesloten. De benaming sociaal secretariaat is voorbehouden aan de door de overheid erkende sociaal secretariaten die aan een aantal strikte kwaliteitseisen voldoen. Het erkend sociaal secretariaat treedt op als gevolmachtigde van de werkgever tegenover de officiële instanties en levert alle noodzakelijke documenten met betrekking tot de loonadministratie. Het opmaken en bijhouden van sociale documenten:  Een individuele rekening: de werkgever moet jaarlijks een individuele rekening afleveren aan de werknemers met daarin een overzicht van hun loon- en prestatiegegevens van het afgelopen jaar;  Het arbeidsreglement: de werkgever moet een arbeidsreglement opstellen en invoeren via een specifieke procedure. Het goedgekeurde arbeidsreglement dient te worden geregistreerd bij de Inspectie Toezicht op de Sociale Wetten;  Het personeelsregister: het vroegere papieren personeelsregister werd vervangen door een elektronisch register. Sommige werkgevers die personeel op verschillende plaatsen tewerkstellen, moeten nog zelf op die locaties een vereenvoudigd papieren register bijhouden. Dit papieren register moet 5 jaar worden bewaard. Het opmaken van een arbeidsovereenkomst: het opstellen van een schriftelijke arbeidsovereenkomst is niet noodzakelijk indien de werknemer voltijds wordt tewerkgesteld voor onbepaalde duur. Dit is echter wel noodzakelijk voor tewerkstellingen van bepaalde duur, maar ook indien de tewerkstelling deeltijds is. Ook studentenovereenkomsten moeten steeds schriftelijk worden opgesteld. Onthaal van nieuwe werknemers: de werkgever moet de nieuwe werknemers bij het onthaal de nodige instructies en vorming geven betreffende veiligheid en welzijn op het werk. Hij moet hiervan een schriftelijke verklaring opstellen waaruit blijkt dat deze verplichting werd nageleefd. Wettelijke controles: de werkgever is verplicht om arbeidsmiddelen en technische installaties te laten controleren door erkende en bevoegde instanties volgens diverse wetgevingen. Eveneens zijn er verschillende verplichte risicoanalyses uit te voeren. Zo kan de veiligheid op de arbeidsplaats verbeterd worden.