BFI Wien Ideenwettbewerb 2016

05 116

INTERNE PROZESSE

FORMULAR IDEENWETTBEWERB

Titel der Idee:

Frag die „Allwissende Müllhalde“ 1 ! Projektbezogene Informationsforen oder -Blogs für (neue) MitarbeiterInnen im Intranet Kurze Beschreibung der Idee: Im Zuge der Neu- bzw. Umgestaltung des BFI Wien Intranets wäre es von Vorteil, wenn es projektbezogene Informationsforen oder Blogs für die MitarbeiterInnen geben würde, die alle relevanten Information zum Projekt, den genauen Zielen des Projekts, dem alltäglichen Ablauf, den administrativen Aufgaben und Informationen zum Standort bzw. den verantwortlichen Personen für die unterschiedlichen Bereiche geben würde. Diese Foren könnten nicht nur für neue MitarbeiterInnen eine Hilfestellung bieten, sondern für alle MitarbeiterInnen immer abrufbar zur Verfügung stehen. Ein/e MitarbeiterIn der/die sowohl viel Erfahrung aus dem jeweiligen Projekt und auch zu Abläufen am Standort hat, soll die Informationen bereitstellen (in Zusammenarbeit mit der Projektleitung). z.B.: nach einer alphabetischen Liste (oder Ordnern) von „A“ wie Abwesenheitsmeldung bis „Z“ wie Zeitausgleich. Es sollten somit nicht nur projektbezogene Eingaben für die Zeiterfassung bzw. das jeweilige Kursverwaltungssystem vorgestellt werden, sondern auch allgemeine bzw. eventuell triviale Fragen wie z.B.: „An wen wende ich mich, wenn ich kein Kopierpapier/Klopapier mehr vorfinde?“, „Was tun bei partiellem Stromausfall?“, etc., könnten beantwortet werden. Standortbezogene Informationen müssten allerdings nur einmal erfasst und könnten für alle Projekte am Standort verlinkt werden. Da die ProjektleiterInnen bzw. administrativen MitarbeiterInnen nicht immer für Fragen zur Verfügung stehen können, wären diese Foren eine gute Möglichkeit rasch und unkompliziert an Informationen zu kommen. Auch ein Austausch untereinander, die Bekanntgabe von Änderungen im Projektablauf, das Bereitstellen von Teammeeting-Protokollen, Vorstellung von neuen MitarbeiterInnen, etc. wäre somit vereinfacht. Es würde ein immer abrufbarer Wissenspool vorhanden sein, der laufend ergänzt bzw. erweitert werden kann. Vor allem kann so die Qualitätssicherung verbessert werden, da alle Informationen sofort zugänglich sind. Zusätzlich wäre die „Willkommenskultur“ des BFI Wien für neue MitarbeiterInnen um eine Facette reicher. In einem Frageforum könnten auch alle MitarbeiterInnen des Projekts aktuelle Problemstellungen eintragen, die von dem/der für das Forum zuständigen MitarbeiterIn beantwortet würden. Die Ersteingabe bzw. Datenerfassung ist sicher zeitaufwändig - allerdings ist die laufende Aktualisierung der Informationen mit äußerst wenig Zeitaufwand begrenzt.

1: Die Allwissende Müllhalde (englisch all-knowing, all-seeing Trash Heap ) mit dem Namen Marjorie ist eine von Jim Henson erfundene Puppe, die in der Fernsehserie Die Fraggles vorkommt.

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