FFP_DOCUMENT_REFERENCE_2017

ACTIVITÉ ET RÉSULTAT DE L’EXERCICE

Facteurs de risques – gestion des risques et assurances

O le recensement des points pouvant présenter un impact significatif sur les comptes. L’information est communiquée à la Direction Générale, et éventuellement au Conseil d’administration. Les principaux risques encourus sont ceux liés à la valorisation des titres ainsi que ceux liés à la non-application d’une règle comptable ou à une erreur matérielle. Les principales mesures prises pour pallier ces risques sont les suivantes : O la valorisation des titres non cotés est effectuée en collaboration par la Direction Financière et la Direction des Investissements ; les détails de la valorisation sont ensuite présentés aux Commissaires aux comptes ; O la réunion avec les Commissaires aux comptes préalablement à la clôture constitue un point fort de la qualité du processus d’établissement des comptes car il permet un consensus et le traitement des éventuelles difficultés avant la clôture ; O le contrôle des principales étapes par le Directeur Administratif et Financier constitue un niveau de contrôle supplémentaire ; O la relecture des plaquettes des comptes par une autre personne de la Direction Administrative et Financière permet un contrôle de cohérence et notamment de variation par rapport à l’exercice précédent ; O le contrôle final des Commissaires aux comptes est suivi d’une revue par le Comité Financier et d’Audit. B. LA PROCÉDURE D’INVENTAIRE ET DE SUIVI DES ENGAGEMENTS HORS BILAN L’ensemble des contrats de la société est soumis à la Direction Juridique de la société. Une liste des engagements hors bilan est établie. Conformément aux dispositions légales, la constitution de cautions, avals et garanties doit faire l’objet d’une autorisation préalable du Conseil d’administration. Lors de sa réunion du 21 novembre 2017, le Conseil d’administration a renouvelé l’autorisation donnée au Président-Directeur Général, avec faculté de substitution, notamment au profit du Directeur Général Délégué, de constituer, au nom et pour le compte de la société, des cautions, avals ou garanties d’un montant global maximum de 1 000 000 €, et ce pour une nouvelle période de 12 mois courant du 1 er janvier 2018 au 31 décembre 2018. Cette autorisation sera donc renouvelable à la fin de l’année 2018. C. LA PROCÉDURE DE CONTRÔLE DES DÉPENSES – POUVOIRS BANCAIRES Les frais généraux d’un montant inférieur à 10 000 € peuvent être engagés par le Directeur des Investissements ou le Directeur Administratif et Financier. Au-delà de ce seuil, ils ne peuvent être engagés que par la Direction Générale ou le Directeur Juridique. Ainsi, les frais généraux ne sont pris en charge pour comptabilisation et règlement par la Direction Administrative et Financière qu’après validation de la dépense par les personnes habilitées.

Le Président-Directeur Général et le Directeur Général Délégué sont habilités à signer des règlements sans limite de montant. Le Directeur Juridique et deux membres désignés de la Direction Administrative et Financière sont habilités à signer seuls jusqu’à un montant de 10 000 €. Au-delà de ce montant, une signature conjointe du Directeur Juridique et de l’un des deux membres désignés de la Direction Administrative et Financière est nécessaire. Un renforcement régulier du système de contrôle interne A. CODE DE DÉONTOLOGIE La société a élaboré un code de bonne conduite en matière boursière qui a été approuvé par le Conseil d’administration le 19 novembre 2008 (code mis à jour en 2016 pour tenir compte des apports du Règlement n°596/2014 du Parlement européen et du Conseil du 16 avril 2014 sur les abus de marché). Ce document vise à sensibiliser chacun des collaborateurs sur les règles applicables, notamment en présence d’une information privilégiée portant sur le titre d’une société cotée. Tous les collaborateurs ont adhéré au code. Par ailleurs, la société a refondu le 12 septembre 2013 le Règlement intérieur de FFP qui intègre une Charte de déontologie boursière applicable aux administrateurs. B. LISTE D’INITIÉS La société met à jour régulièrement la liste des personnes ayant accès à des informations privilégiées qui, si elles étaient rendues publiques, seraient susceptibles d’avoir une influence sensible sur le cours des instruments financiers. Ces personnes, qu’elles soient salariées, administrateurs ou tierces en relation professionnelle étroite avec l’entreprise, ont été informées de l’interdiction d’utiliser ou de communiquer cette information privilégiée dans le but de réaliser des opérations d’achat ou de vente sur ces instruments financiers. C. MANUEL DE PROCÉDURES ET D’ORGANISATION COMPTABLE Le manuel des procédures administratives et comptables et la cartographie des risques sont régulièrement mises à jour pour tenir compte de la mise en place des nouvelles procédures et de la survenance de nouveaux risques. D. CODE DE BONNE CONDUITE INFORMATIQUE La société met à la disposition de son personnel et notamment de tout nouveau salarié un code de bonne conduite et de conseils d’utilisation du poste informatique pour la protection des intérêts de l’entreprise et dans le respect des droits des utilisateurs. Ces règles doivent permettre à chaque utilisateur d’avoir en permanence à sa disposition un outil de travail efficace et sécurisé respectant les exigences de disponibilité, de confidentialité et d’intégrité des informations traitées, l’image de l’entreprise ainsi que toutes les prescriptions légales et réglementaires applicables.

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