Excel

5

1 Draaitabellen

Draaitabellen is een erg handige functie in Excel waarmee je eenvoudig gegevens kunt samenvatten. De weergave ziet er dan een stuk overzichtelijker uit. Het brengt het groeperen en totaliseren van gegevens terug tot een paar simpele handelingen. Vervolgens kun je met de draaitabel allerlei analyses maken van de originele gegevens. Je hoeft als gebruiker alleen maar velden te verslepen om de tabel tot stand te brengen of later te wijzigen. Om te leren werken met draaitabellen wordt in dit hoofdstuk het volgende behan- deld:

– wat is een draaitabel – een draaitabel maken – groeperen – velden opmaken

– de draaitabel opmaken – in een draaitabel filteren – meer dan alleen optellen – onderliggende gegevens in een draaitabel raadplegen – grafieken maken van draaitabellen – draaitabellen printen

1.1 Wat is een draaitabel? Een draaitabel is een samenvatting van een lijst met gegevens. Het doel is om de gegevens te onderzoeken of te analyseren. De originele gegevens laat Excel onaage- tast en de draaitabel zelf wordt op een nieuwe plek geplaatst. Een draaitabel is niet star, maar maakt het je mogelijk om heel snel van invalshoek te veranderen. Om het begrip draaitabellen uit te leggen, is het handig om eerst stil te staan bij de gegevens waarop de draaitabel gebaseerd is, de zogenaamde lijsten. Met deze achtergrond weet je beter wat de toegevoegde waarde van een draaitabel is. Lijsten Neem als voorbeeld het Excel-bestand Vertegenwoordigers.xlsx (afb. 1). Hierin staat een lijst vertegenwoordigers. Bij iedere vertegenwoordiger zijn gegevens zoals woonplaats, jaarsalaris enzovoort ingevoerd. Op iedere regel wordt een andere ver- tegenwoordiger beschreven. De vertegenwoordigers staan in een rij onder elkaar. Een regel in een lijst wordt ook wel een record genoemd. En wat is het bijzondere aan een record in een lijst? Een record heeft altijd dezelfde structuur. Zo vind je hier (afb. 1) in de eerste kolom van de records altijd een waarde met dezelfde bete- kenis (waarde 231, 498 enzovoort). Voor de overige kolommen geldt hetzelfde. Dit