Facility Management and Services 010

TIC EN Facility Management

ARTÍCULO TÉCNICO

La oficina sin papeles, ¿utopía o realidad?

Luis del Barrio Director de Marketing y Relaciones Externas de The Mail Company

L a oficina sin papeles es un con- cepto tan antiguo que se re- monta a 1940, cuando se da a conocer la idea de la oficina del futu- ro. En 1975 un artículo publicado en Business Week predecía su inminen- te adopción. Pero si bien con la llega- da de los ordenadores personales al entorno laboral la idea tomó renova- do impulso, los modernos y cada vez más asequibles sistemas de impresión y fotocopiado causaron el efecto con- trario. Al margen de mejorar la accesibi- lidad y la productividad, la oficina sin papeles contempla, además, un obje- tivo relevante: minimizar o eliminar el uso del papel, con los consiguientes beneficios para el medio ambiente. Siendo la información la “materia pri- ma” fundamental en la toma de de- cisiones de cualquier organización, la mayoría de las empresas archivan sin discriminación todos los documentos que producen y que reciben, aun a sa- biendas de que cuando quieran acce- der a un dato valioso, no conseguirán extraerlo con la agilidad necesaria. Esto nos lleva a identificar dos pri- meros beneficios fundamentales de la oficina sin papeles: la disminución del tiempo de localización de la in- formación, así como del espacio y coste tanto de almacenaje como de sus procesos asociados. En el ámbito de cualquier organi- zación, cabe destacar otros muchos Ventajas para la organización

¿Por dónde empezar? La cartería digital La base de la transformación digital es la creación de un sistema de ges- tión documental eficiente, que nece- sariamente debe afianzarse sobre un proceso de archivo digital eficaz y co- herente que empieza justo en el mo- mento de la recepción de los docu- mentos. La evolución de un servicio tradi- cional, que realiza el 100% de los pro- cesos físicos, y cuyos flujos de traba- jo están vinculados al modo en el que se recibe la documentación (formato físico), es una tendencia que está de- mandando el mercado. Ésta busca eli- minar la entrada de papel en sus ofi- cinas y una mayor eficiencia en la ges- tión de la información, que es lo ver- daderamente crítico. La cartería digital “captura” la in- formación, la transforma en forma- to digital –por tanto, compatible con los sistemas de gestión actuales– y la distribuye electrónicamente a sus destinatarios de forma ágil y contro- lada, permitiéndoles acceder a ella no sólo desde su puesto de traba- jo y en horas de oficina, sino en cual- quier otro momento y desde cual- quier lugar. Por todo ello, la cartería digital será clave en el futuro y se constituye en el eje o primera palanca de la estrategia de transformación digital de las orga- nizaciones, permitiéndoles dar un sal- to y pasar de la mera gestión de do- cumentos a una verdadera adminis- tración de la información.

beneficios de una oficina sin pape- les: procesos y servicios más eficaces y eficientes, disminución del tiempo de respuesta aumentando la calidad y rapidez de los servicios, optimiza- ción de los recursos y aumento de la productividad, disminución de erro- res y costes, rápido acceso a la in- formación en cualquier momento y desde cualquier lugar, mayor control y seguridad de la información, y me- jora de la comunicación en la orga- nización. La oficina sin papeles está alinea- da con las nuevas tendencias en en- tornos de trabajo, donde desapare- ce un alto porcentaje de ubicaciones fijas en la oficina y se eliminan los es- pacios de archivo físico. Evidentemente, las ventajas respecto a la preservación del medio ambiente no son menores: ahorro de papel; re- ducción de los costes de eliminación de residuos; y un menor impacto am- biental por: la disminución de la utili- zación de recursos naturales emplea- dos en la fabricación del papel, el des- censo de la contaminación producida por los productos blanqueadores del papel, la disminución de la energía y costes empleados en imprimir y foto- copiar, la reducción de residuos con- taminantes como tóner y cartuchos de tinta, o la bajada de costes y con- taminación asociada a los procesos de transporte de los documentos (men- sajería, valijas, etc.). Preservación del medio ambiente

92