006PWIB0021

98

inDustrieel Design

Bijlage 8 De offerte als onderdeel van het verkoopproces

De offerte vormt vaak een cruciaal onderdeel van het verkoopproces omdat de offerte meestal de enige schriftelijke vastlegging van afspraken is. De offerte is een bevestiging van de communicatie tussen toeleverancier en klant. Net zoals je je netjes kleedt voor een gesprek met de klant, moet een offerte er ook netjes uitzien en bovendien overzichtelijk en professioneel. Het is immers jouw visitekaartje aan de klant. Als een offerte per email wordt afgegeven voeg je de offerte als bijlage aan de mail toe. In het gewone (outlook) veld kun je de layout minder goed weergeven, maar in de bijlage kun je de layout van het briefpapier gebruiken in een Word of PDFdocument. Het is verstandig om een mondeling afgegeven offerte altijd schriftelijk te bevestigen. Hierdoor voorkom je misverstanden. Een offerte kan schriftelijk, per email of mondeling worden ‘afgegeven’. (Een offerte wordt ‘gedaan’ of ‘afgegeven’.)

Taalkundig, bedrijfskundig en inhoudelijk (Techniek) dient een offerte er ‘gelikt’ uit te zien en geen fouten te bevatten.

De meest logische opbouw van een offerte is als volgt: 1. Bedrijfslogo

2. Adressering klant 3. Plaatsnaam, datum Zeewolde, 16 december 2009 4. Betreftregel Betreft: offerte nr.2034 5. Aanhef

Geachte heer, mevrouw… 6. Inleiding/Openingstekst Pakkende openingszin en/of bedanken voor de belangstelling: eventueel refereren aan het prettige gesprek 7. Kern • Informatie Informatie ter bevestiging aan de klant dat zijn vraag is begrepen. Advies en beschrijving van te offreren product of producten • Prijs Opgave van prijs, prijsindicatie of prijsopbouw • Levertijd De klant houdt rekening met een opgegeven levertijd, zeker als een geoffreerd product of dienst onderdeel vormt van een project De levertijd kan immers het gehele verloop van zijn project bepalen