Vejledning

Vejledning

Join.me kan aktiveres på flere måder:

 Som presenter/mødeleder via Internettet  Som presenter/mødeleder via en app  Som mødedeltager via Internettet  Som mødedeltager via en app

Selvom systemet starter via en app vil mødelederen støde på funktioner, som kun kan udføres gennem en browser-side.

Nærværende vejledning rummer beskrivelse af første start, mødelederens funktioner, mødedeltagernes funktioner og mødelederens adgang til den tilhørende e-mail.

4. december 2016 – Udgave 1

Side 2 af 22

Indhold Første start ........................................................................................................................................................ 3 Logon via Internettet......................................................................................................................................... 4 Installer App....................................................................................................................................................... 5 Download og installer apps ............................................................................................................................... 6 Logon via app..................................................................................................................................................... 7 Primært vindue.................................................................................................................................................. 8 Opret møde ....................................................................................................................................................... 9 Mødeindkaldelse ............................................................................................................................................. 10 Mødestart........................................................................................................................................................ 11 Mødeklargøring ............................................................................................................................................... 12 Opsætning af lyd.............................................................................................................................................. 13 Opsætning af kamera ...................................................................................................................................... 14 Mødet er startet og vindue til visning er valgt ................................................................................................ 15 Mødedeltager logger sig på............................................................................................................................. 16 Mødedeltager melder sig ................................................................................................................................ 17 Mødet kan starte ............................................................................................................................................. 18 Så er mødet i gang........................................................................................................................................... 19 Annotation....................................................................................................................................................... 20 Tilknyttet e-mail............................................................................................................................................... 21 Mailoversigt ..................................................................................................................................................... 22

Side 3 af 22

Første start Start systemet via en Internet-browser med adresse: https://www.join.me :

Som mødedeltager klikker du her for at komme ind i ”møderummet”.

Som mødeplanlægger og –leder skal du klikke her for at logge på.

Se afsnittet ”Mødedeltager” for beskrivelse af systemets deltagerfaciliteter.

Side 4 af 22

Logon via Internettet Når du skal logge på skal du anvende e-mail adressen ”joinme@convergent.dk”:

Kodeordet meddeles bestyrelsen i særskilt mail.

Side 5 af 22

Installer App Du kan planlægge, starte og lede møder via Internettet, men den bedste løsning til dette fås ed installation af en JoinMe-app:

Klik her for downloade og installere en app.

Side 6 af 22

Download og installer apps Ved klik på [Apps] i vinduet vist på forrige side fås dette bille:

Klik her og foretag en al- mindelig download- og installationsprocedure

Hvis du bladrer længere ned kan du også finde plugins til installation. Fx til Outlook.

Når Join.me er installeret lokalt vil du have denne genvej på din desktop:

Klik her for at starte systemet.

Side 7 af 22

Logon via app Klik [Already signed up] i det første vindue, der dukker op og log derefter på med ”joinme@convergent.dk” i det venstre vindue:

Kodeordet får du i en mail.

Side 8 af 22

Primært vindue Når der er logget på fås dette vindue:

Start et møde direkte uden planlæg- ning. Vælg mellem ’FreelanceGrup- pen’ eller en genereret engangs- kode.

Angiv den kode (’FreelanceGrup- pen’ eller et ni-cifret nummer) du har fået fra mødelederen og på den grønne pil for at gå direkte til møde- rummet.

Normalt vil man planlægge et møde før det afholdes. Dels fordi man skal sende indkaldelse ud til delta- gerne i god tid og dels fordi vi i FreelanceGruppens bestyrelse kører på en fælles indgang. Når man planlæg- ger et møde kan de øvrige bestyrelsesmedlemmer så alle planlagte møder og dermed undgå ”kollision”.

Klik på nederste linje, hvor der står joinme@convergent.dk for at få vist denne menu:

På de følgende sider vil mødeplanlægning og mødeopsætning blive gennemgået.

Vær opmærksom på, at disse funktioner udføres via en Internet-browser.

Side 9 af 22

Opret møde

Angiv et beskrivende navn for mødet

Vælg standardkoden FreelanceGruppen eller vælg en en-gangskode (ni cifre)

Angiv start- og slut- tidspunkt.

Tast mail- adresserne for alle deltagere og klik [Add]. Du skal også

Alle møder sen- des til joinme@

angive din egen mail- adresse.

Skriv en tekst, som medtages i mailen.

Klik [Schedule] for at gemme mødeoplysningerne.

Side 10 af 22

Mødeindkaldelse

En mail sendes til alle delta- gere, som så blot skal klikke på linket for, at aktivere Join.me.

Side 11 af 22

Mødestart

Et planlagt møde kan startes herfra og et uplanlagt møde kan startes direkte via [Start]

Man bør altid starte mødet i god tid. I den forbindelse er ”god tid” afhængig af antal deltagere. Drejer det sig om meget få deltagere kan fem minutter være i god tid, men hvis der er inviteret fx 10-20 deltagere skal man måske op på 15-20 minutter. Hvis man afholder et webinar med 250 deltagere skal systemet være klar til, at modtage opkald flere timer før – det betyder selvfølgelig ikke, at man skal overvåge systemet, men det er en god ide, at deltageren mødes med et vindue, der fortæller, at vi starter om ?? minutter.

Side 12 af 22

Mødeklargøring

Menu .

Opsætning af kamera.

Inviter delta- gere .

Valg af skærm eller vindue, der skal sendes ud til delta- gerne.

Oversigt over møde- deltagere.

Opsætning af lyd – telefon kan vælges, men normalt an- vendes VoIP (Voice over IP)

Chat – virker først når der er til- meldt mindst en deltagere

Skal delta- gere ”god-

kendes” eller gå direkte til mødet.

Side 13 af 22

Opsætning af lyd

Normalt vælges VoIP, men hvis der er problemer med ly- den/lydudstyret kan telefonen vælges.

Test mikrofonen ved at tale i den og se udslaget.

Er der flere mi- krofoner tilkoblet kan den ønskede vælges her.

Test højttalere ved at klikke her.

Er der flere højt- talere kan den/de ønskede vælges her.

Vælg hvad delta- gerne har adgang til.

Klik [Call] for at aktivere de valgte enheder og op- sætninger.

Side 14 af 22

Opsætning af kamera

Vælg hvilket ka- mera, der skal an- vendes.

Klik [Connect] for aktivere kame- raet og sende vi- deosignalet ud til alle brugere.

Side 15 af 22

Mødet er startet og vindue til visning er valgt

Dette vindue vises kun på mødelederesn skærm. Hos mødedeltagerne vises det valgte vindue, som i dette tilfælde er et browser-bil- lede med freelancegruppens hjemmeside.

Side 16 af 22

Mødedeltager logger sig på

Tast dit navn og klik [Knock to join]

Side 17 af 22

Mødedeltager melder sig

Klik [Allow] for at give deltageren adgang.

Klik [Unlock] for at give deltageren og alle efter deltagere adgang til mødet.

Klik [Deny] for at afvise mødedeltageren.

Side 18 af 22

Mødet kan starte

Hvis mødedeltagerne har valgt, at sende video ser man deres kontrafej i disse små runde fel- ter. Billederne kan flyttes med musen. Man kan vælge at flytte mødelederopgaven til en delta- ger, man kan chatte m.v.

Side 19 af 22

Så er mødet i gang

Dette symbol viser at mø- det optages.

Overdrag mødeledelsen til en anden deltager.

Tast dit navn og klik [Knock to join]

Tast dit navn og klik [Knock to join] Lad en anden deltager få kontrol over musen. Se muligheder for annota- tion på næste side. Tast dit navn og klik [Knock to join]

Start og stop optagelse af mødet.

Tast dit navn og klik [Knock to join]

Side 20 af 22

Annotation

Klik her for at åbne/lukke for deltagernes mulighed for annotation.

Farvemarkering

Sæt en blinkende ”dot” på musen.

Gå tilbage til almindelig visning.

Vælg farve.

Fri tegning

Tag et billede af den ak- tuelle skærmvisning.

Se de snapshots du har taget.

Side 21 af 22

Tilknyttet e-mail FreelanceGruppens Join.me er tilknyttet en e-mail adresse.

Almindeligvis er der ikke behov for adgang til anvendelse af e-mail, men i nødsituationer kan det være en god ide, at kende muligheden. Fx hvis det kodeord du anvender ikke fungerer, så kan det kun ændres , hvis man kan læse mails sendt til denne specifikke bruger.

Adressen til mailsystemet er: http://contv.dk

Log på med joinme@convergent.dk

Kodeordet kommer i særskilt mail.

Side 22 af 22

Mailoversigt

Hver gang der indkaldes til et møde vil mailen også blive sendt til denne adresse.

Almindeligvis er det jo en persons (et bestyrelsesmedlems) adresse, der skal anvendes og så er det natur- ligt, at sende mailen til den adresse, der er tilknyttet, men her bruger vi alle en fælles mail-konto.

Du skal derfor huske, at sætte dig selv på som deltager når du planlægger et møde og indkalder til det.