John E. Moreu - Conferencemanagement

Conferencemanagement Hetorganiserenvancongressen isdanmisschiengeenwetenschap,eenvak(ge bied) is hetwel degelijk.Het organiseren van congressen enbijeenkomsten is een complexematerie.Daarom zijn informatie enkennis vanuit verschillende invalshoeken endisciplinesnodigom een congres tot een succes temaken. Dit hoofdstuk is een inleiding in dit vakgebied conferencemanagement. Erwordenhierin een aantal hoofdlijnengeschetst, die in laterehoofdstukken verder worden uitgewerkt. De belangrijkste soorten bijeenkomsten komen aan bod. Daarnaast wordt aandacht besteed aande omvang en betekenis van de internationale ennationale congresmarkt. 1 Introductie Om een congres te realiseren, is projectmanagement essentieel. Projectmanage ment is eenallesomvattendbesturingsconceptwaarmeehetmogelijk is complexe uitvoeringen tijdig, tegen (relatief) lage kosten en met hoge kwaliteit tot stand te brengen. De organisatie van een congres of bijeenkomst vindt in een tijdelijk teamverband plaats. Er is een duidelijk doel, namelijk het daadwerkelijk laten plaatsvinden van het congres conform het programma van eisen van de klant, gekoppeld aan een vooraf vastgesteldbudget. Projectmanagement begint zodra de opdracht is binnengehaald. Voordat de pro jectmanagermet zijn (vaak deels zelf samengesteld) team aan de organisatie van het congres kan beginnen, heeft een stuk accountmanagement en sales plaats gehad. Ook is er nagedacht over het concept van het congres, de doelstellingen, inhoud, de vorm en de sfeer eromheen. Als het projectplan er ligt, kan het team worden samengesteld en kan de realisatie worden voorbereid. In het team zit ten de projectmanager, enkele medewerkers van het bedrijf, extern ingehuurde krachten, zoals een pco (Professional Conference Organizer) en adviseurs vanuit verschillendedisciplines. Projectmanagement

1.1

17