John E. Moreu - Conferencemanagement

1   Conferencemanagement

Het projectmanagementproces verloopt in vier fasen.

1 Voorbereiding Het opstellen van een projectplan op basis van haalbaarheidsanalyse. Kern onderdelen vanhet projectplan zijnde eisen endoelstelling vande opdracht gever, het concept ten aanzien van inhoud en vorm van het congres, de be schrijving van de stakeholders, de kostenraming, het contract en de globale planning. 2 Uitwerking Het project krijgt vorm. Het teamhoudt zich in overlegmet de klant indetail bezigmet het programma, het maken van afsprakenmet toeleveranciers, de marketingenpromotie, de inschrijving, de logistiekendeaccommodatie. Alle taakgebieden ten aanzien van het organiseren van een congres worden voor bereid. 3 Uitvoering Het congres vindt plaats. Belangrijk hierbij is dat de boodschap van de op drachtgever overkomt bij dedeelnemers, zowel qua inhoudals vorm. De sfeer moet passenbij dedoelstelling. Een goed concept dat aansluit bij dewaarden vandedeelnemer is de succesformulehiervoor. 4 Evaluatie Nazorg van het congres. Het gaat hier vooral om effectmeting. De volgende vragenmoetenbeantwoordworden. Is het doel vandeopdrachtgever bereikt, zijndedeelnemers aanhet congres tevreden?Wat heeft het congres nudaad werkelijkopgeleverd?Ook vindt definanciële eindafrondingplaats. Na iedere fase is een ‘go’ van de klant een must voordat verder wordt gegaan met de realisatie vanhet congres. De hoofdtaak van de projectmanager in dit proces is het sturen op het gewenste eindresultaat. Om dit succesvol te kunnen doenmoet de projectmanager op het juistemoment de juiste beslissingen kunnen nemen in samenspraakmet de op drachtgever enhet team. Bovendienmoet hij het teammotiverendoor ruimte te bieden voor individuele ontwikkeling. De projectmanager moet ook doelen en prioriteiten kunnen stellen en win-winsituaties creëren door relaties te bouwen. Bovenal is eenprojectmanager proactief endaadkrachtig. Dynamischprojectmanagement Het is essentieel dat de projectmanager en zijn team oog hebben voor de dyna miek van de wereld om hen heen, omdat tegenwoordig de context waarbinnen congressenwordengeorganiseerd veranderlijk is. Vandaagdedagkaneenproject alleen slagen als ingespeeldwordt op veranderingen die om ons heen gebeuren.

18