PERNOD RICARD - Document d'enregistrement universel 2018-2019

3.

SUSTAINABILITY & RESPONSIBILITY Éthique et conformité

Exemples d’actions en faveur de la protection des données La promotion de la protection des données en tant que partie — intégrante de la culture du Groupe, à travers des campagnes de sensibilisation mondiales (vidéos et newsletters) et la formation des collaborateurs (MOOC et sessions de formation personnalisées). Une documentation exhaustive pour assurer la mise en œuvre — cohérente et complète de la protection des données et des normes communes basées sur une politique globale de confidentialité des données, adaptée aux exigences locales, ainsi que des procédures détaillées et des outils associés. La mise en œuvre de la protection des données dès la conception et — par défaut sur les nouveaux projets et une documentation spécifique pour les grands projets (p. ex. développement de la dernière version de la base de données consommateurs ; développement d’un centre en ligne sur les profils des consommateurs). Prévention de la corruption 3.4.1.2 et des pratiques anticoncurrentielles Prévention de la corruption Mener nos activités avec intégrité et appliquer une politique de tolérance zéro contre la corruption font partie des valeurs fondamentales de Pernod Ricard. Unmessage clair de la Direction Le Code de conduite des affaires de Pernod Ricard, préfacé et — approuvé par Alexandre Ricard, s’applique à tous les collaborateurs. La Directrice Juridique – Responsable de la Conformité de Pernod — Ricard est chargé de structurer et de déployer le programme complet de lutte contre la corruption du Groupe. Règles pour les collaborateurs et autres parties prenantes Code de conduite des affaires de Pernod Ricard : le Code est — disponible sur les sites Intranet et Extranet : https://www.pernod-ricard.com/en/our-commitments/public-affairs/. Il comporte un chapitre consacré à la lutte contre la corruption et il a été modifié en 2018 afin de couvrir le thème du trafic d’influence. Il fournit par ailleurs aux collaborateurs et aux parties prenantes des exemples spécifiques clairs de situations potentiellement sensibles. Principes de contrôle interne  : ils sont applicables à toutes les — filiales du Groupe. Ils précisent que ces dernières doivent se conformer au Code de conduite des affaires de Pernod Ricard et au Code d’éthique Achats. Pernod Ricard adresse chaque année à ses filiales un questionnaire d’autoévaluation dans lequel elles doivent indiquer si elles agissent en conformité avec les principes du Groupe. La fiabilité des réponses à ces questionnaires est confirmée par une lettre d’affirmation, signée par le Directeur Général et le Directeur Administratif et Financier de chaque entité. En outre, la Direction Juridique conduit chaque année, en collaboration avec l’équipe d’audit interne, un certain nombre d’audits compliance auprès de certaines filiales. Enfin, la mission de l’audit interne intègre un volet de vérification de la conformité du Groupe avec les règles mises en place pour lutter contre la corruption. Politique de signalement  : les collaborateurs sont encouragés à — s’exprimer sur toute situation de corruption potentielle liée aux activités de Pernod Ricard, aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’entreprise. Pour cela, ils peuvent recourir à un processus confidentiel qui les protège efficacement des éventuelles représailles. Politique enmatière de cadeaux et d’invitations  : l’approbation — préalable du supérieur hiérarchique du collaborateur est requise avant de recevoir ou d’offrir des cadeaux ou des invitations d’un montant supérieur à un montant déterminé, établi au niveau des filiales.

Des outils numériques spécifiques et conviviaux pour soutenir les efforts de conformité

« Speak Up »  : ligne mondiale dédiée au signalement et accessible à — tous les tiers à travers le monde (Internet ou téléphone), 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Elle garantit confidentialité et anonymat (si la législation locale le permet) pour inciter les parties prenantes de Pernod Ricard à signaler toute affaire de corruption. «Gifted! » : application déployée dans la plupart des filiales de — Pernod Ricard. Accessible sur les smartphones et les ordinateurs personnels, elle permet de déclarer et d’autoriser les cadeaux et invitations conformément aux dispositions de la Politique en matière de cadeaux et d’invitations. MOOC ( Massive Online Open Course )  : outil d’apprentissage en — ligne permettant de former les collaborateurs aux principes de lutte contre la corruption et de contrôle interne. Il propose des vidéos pédagogiques réalisées par des experts du service juridique et des questions inspirées selon l’approche de « l’apprentissage par la pratique ». Prévention des pratiques anticoncurrentielles Pernod Ricard s’engage à respecter les objectifs des politiques publiques, relatifs au droit de la concurrence et à agir dans le respect des lois du marché. Cette problématique est traitée de façon transparente dans un chapitre spécifique du Code de conduite des affaires de Pernod Ricard. Le MOOC comporte également un chapitre consacré au droit de la concurrence. Transparence et intégrité des stratégies 3.4.1.3 et pratiques d’influence Politiques et objectifs La politique de lobbying du Groupe se réfère à des codes professionnels — (ECPA en Europe, Association pour les relations avec les pouvoirs publics en France, etc.) ou institutionnels, tels que le Registre de transparence de l’UE (https://ec.europa.eu/transparency-register), auxquels Pernod Ricard se conforme. En France, le Groupe est inscrit au répertoire des représentants d’intérêts de la Haute Autorité pour la transparence de la vie publique (https://www.hatvp.fr/fiche-organisation/?organisation=582041943#%23). Il respecte scrupuleusement les obligations de déclaration relatives aux activités de lobbying de la Haute Autorité ; Transparency International a même salué sa pratique de reporting détaillé dans sa présentation des entreprises engagées. Membre de Transparency International depuis 2013, le Groupe apporte — un soutien actif à la promotion de la transparence et de l’intégrité autour du lobbying et aux actions menées par cette association. Il est par exemple signataire d’un guide de bonnes pratiques sur la manière de déclarer les dépenses de lobbying parlementaire. Signature proactive d’une déclaration rendue publique le 25 février — 2014, initiée avec sept entreprises, toutes membres de Transparency International France. Cette déclaration est ouverte à toutes les entreprises, fédérations d’entreprises, associations professionnelles, syndicats et ONG (membres et non-membres de Transparency France) qui souhaitent aller de l’avant sur ce sujet et montrer l’exemple par leurs engagements au titre de leur politique ou de leur gouvernance éthique et de Responsabilité Sociale. Cette déclaration commune sur le lobbying a été renforcée et mise à — jour pour sa publication en mai 2019, avec de nouveaux signataires qui renouvellent leurs engagements : https://transparency-france.org /actu/declaration-commune-entreprises-membres-de-transparency -international-france-lobbying/ Membre proactif du forum Friends of Transparency EU depuis 2017 — (https://transparency.eu/about/friends/).

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2018-2019

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