Broschüre Existenzgründung 2.indd

II. Ihre Geschäftsbriefe und Rechnungen Bei zahlreichen Existenzgründern besteht Unsicherheit, wie der konkrete Schriftverkehr ausgestaltet sein muss. Dabei stellt unsere Rechtsordnung spezielle Anforderun- gen an die notwendigen Pflichtangaben auf Geschäftsbrie- fen, Emails, Faxen und Rechnungen. Die konkret notwen- digen Angaben hängen insbesondere von der von Ihnen für Ihr Unternehmen gewählten Rechtsform ab und sind deshalb nicht einheitlich zu beantworten. Ihre auf Existenzgründungsrecht spezialisierte Rechtsan- waltskanzlei bietet Ihnen regelmäßig die Kontrolle Ihrer Geschäftsbriefe und Rechnungen an. Auf diesem Weg können Sie als Existenzgründer sicherstellen, dass Sie kei- nen falschen Rechtsschein hervorrufen, an dem Sie sich gegenüber Ihren Geschäftspartnern festhalten lassen müs- sen, und dass Sie keine Bußgelder seitens des Handelsre- gisters bei unzutreffenden oder fehlenden Angaben aufer- legt bekommen. A. Geschäftsbriefe Die geringsten Anforderungen werden an Kleingewerbe- treibende gestellt. Hier ist es mehr eine Frage der Zweck- mäßigkeit, dass Sie Ihren vollständigen Namen sowie eine ladungsfähige Anschrift im Schriftverkehr (Achtung: eine bloße Postfach-Anschrift genügt nicht!) angeben. Zusätz- liche Angaben über Ihr Berufsfeld sowie ihre konkreten Leistungen sowie die Bezeichnung ihres Unternehmens samt Logo sind ebenfalls erlaubt. In der Praxis hat sich zu Recht eingebürgert, dass zusätzlich Ihre Telefon- und Faxnummern, Ihre E-Mail-Adresse samt Webadresse so- wie die Bankverbindungen angegeben werden (hier soll- ten Sie zusätzlich zu Kontoinhaber, Kontonummer und Bankleitzahl stets auch die IBAN und die BIC-Angaben aufführen, insbesondere wenn Sie grenzüberschreitend tätig sind). Der Schriftverkehr des Kaufmanns muss seine Firma, die Bezeichnung „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung, insbesondere „e.K.“, „e.Kfm.“ oder „e.Kfr.“, der Ort seiner Handelsniederlassung, das Regis- tergericht und die Handelsregisternummer angeben. Besonderheiten bestehen, wenn Sie Ihr Unternehmen in der Rechtsform einer Gesellschaft betreiben. Die ge- ringsten Anforderungen werden an eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) gestellt: Hier sollten Sie den vollständigen Namen eines jeden Gesellschafters zusätz- lich aufnehmen. Auf allen Geschäftsbriefen einer offe- nen Handelsgesellschaft (OHG) müssen die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden. Für die Kommandit- gesellschaft (KG) gelten dieselben Anforderungen. Für die

Angabe auf Geschäftsbriefen der Partnerschaft gelten die voranstehenden Angaben mit der Maßgabe, dass bei einer Partnerschaft mit beschränkter Berufshaftung der Zusatz „mit beschränkter Berufshaftung“ oder die Abkürzung „mbB“ oder eine andere allgemein verständliche Abkür- zung dieser Bezeichnung anzugeben ist. Auf allen Geschäftsbriefen einer Gesellschaft mit be- schränkter Haftung (GmbH) sowie einer Unternehmer- gesellschaft (UG, haftungsbeschränkt) müssen die Rechts- form und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, sowie alle Geschäftsführer und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familienna- men und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden. Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Falle das Stammkapital sowie, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausste- henden Einlagen angegeben werden. Geschäftsbriefe von Zweigniederlassungen einer Gesellschaft mit beschränk- ter Haftung mit Sitz im Ausland müssen das Register, bei dem die Zweigniederlassung geführt wird, und die Num- mer des Registereintrags angeben. Bei einer Gesellschaft, bei der kein Gesellschafter eine na- türliche Person ist (also beispielsweise der GmbH & Co. KG), sind auf den Geschäftsbriefen neben der Rechtsform der Gesellschaft (also: GmbH & Co. KG), deren Sitz, dem Registergericht und deren Handelsregisternummer zu- sätzlich die Firmen der Gesellschafter anzugeben sowie alle für die GmbH notwendigen, voranstehend genannten Angaben. Auf allen Geschäftsbriefen einer Aktiengesellschaft (AG) müssen die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Num- mer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, sowie alle Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen an- gegeben werden. Der Vorsitzende des Vorstands ist als solcher zu bezeichnen. Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Falle das Grundkapital sowie, wenn auf die Aktien der Ausgabebe- trag nicht vollständig eingezahlt ist, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden. B. Rechnungen Da auch eine Rechnung als externer Schriftverkehr Ih- res Unternehmens angesehen wird, muss eine Rechnung sämtliche der vorgenannten Angaben Ihres Geschäftsbrie- fes enthalten. Damit Ihre Rechnung umsatzsteuerlichen Anforderungen genügt, sollte Ihre Rechnung in Höhe von über 150,00 Euro brutto folgende Angaben enthal- ten: