41
PROJECTWIJZER 11 - FOOD & BEVERAGE VERVOLGOPDRACHT
GELD
De projectbegroting wordt in overleg met de opdrachtgever vastgelegd
naar aanleiding van gecalculeerde kostenspecificaties. De specificatie van de
begroting wordt in beheersbare delen (kostenposten) opgesplitst. Zo kan onder-
scheid worden gemaakt tussen bijvoorbeeld kosten van werkuren, reiskosten,
transportkosten, overheadkosten, producten, mogelijk variabele kosten etc. De
begroting dient te worden bewaakt per fase en per kostenpost. Per fase dient te
worden vastgelegd wat de begroting was, welk deel van de begroting is gebruikt
en welk deel nog beschikbaar is. Afwijkingen op onderdelen worden vertaald in
de gevolgen voor de totale begroting van het project. Bijvoorbeeld meer gewerkte
uren betekenen dat de begroting van het totale project zal worden overschreden.
Afwijkingen op de begroting dienen altijd te worden gerapporteerd in het
fasedocument en aan de opdrachtgever te worden gecommuniceerd. Ook als de
afwijkingen kunnen worden gecorrigeerd.
KWALITEIT
Een project dient kwalitatief goed te worden uitgevoerd. Voor een
technisch product is dat goed aan te geven, immers: een technisch product moet
aan de specificatie en eventuele normen voldoen. Ander kwaliteitsaspecten zijn
o.a. het strikt volgen van een projectmanagementmethode met vaste rapportage-
structuur per fase. Ook projectmedewerkers dienen aan kwalificaties te voldoen
wat kennis en opleidingsniveau betreft. Denk daarbij ook aan VCA-certificaten.
Toeleverende bedrijven hebben hun processen vaak vastgelegd in kwaliteitssys-
temen zoals ISO. Het kan bij het uitvoeren van projecten voorkomen dat de
opdrachtgever eist dat uitsluitend bedrijven met een ISO-certificering als toele-
verancier mogen optreden.
INFORMATIE
Goede communicatie is van cruciaal belang voor het slagen van
een project. Alle projectdeelnemers dienen geïnformeerd te zijn over de inhoud
van hun werkzaamheden voor het project. Bij aanvang wordt daarom een
communicatieplanning of -schema van een project gemaakt. Hierin wordt
vastgelegd wanneer de projectvergaderingen zijn, welk ander overleg er wanneer
plaatsvindt en wie bij de verschillende vergaderingen aanwezig horen te zijn.
Ook dient vastgelegd te worden wie er met wie communiceert en waarover. Zo
zal de projectleider de communicatie naar de opdrachtgever voor zijn rekening
nemen en zullen de andere projectdeelnemers de projectleider van informatie
voorzien. Vaak worden deze communicatielijnen vastgelegd in het organigram
van de projectorganisatie.
ORGANISATIE
Een goede organisatie van een project begint bij het maken van
een project-organigram. In dit organigram staan de projectleider, de projectdeel-
nemers, de opdrachtgever en eventuele toeleveranciers. Ook worden het
projectdoel en de te hanteren project-managementmethode vastgelegd (bijvoor-
beeld de 7-fasen-methode) en wordt het format van de fase- en beslisdocu-
menten ontworpen. In dit format staat precies hoe het fase- en beslisdocument
is opgebouwd en hoe het moet worden ingevuld. Het (hoofd)projectdoel is een
rode draad door het hele project. In de fasedocumenten wordt steeds het
hoofddoel van het project aangegeven, een eventueel bijgesteld doel en de
doelstelling per fase. De projectleider bewaakt het hoofddoel bij de uitvoering
van het project. Als de opdrachtgever wijzigingen wil aanbrengen in dit
