Aktenplan

Aktenplan der Seniorenhaus GmbH der Cellitinnen zur hl. Maria

00. Geschäftsgrundlagen................................................................................................... 2 01. Leitbild und Strategieentwicklung............................................................................... 8 02. Arbeitsgrundlagen intern............................................................................................. 9 03. Kunden (Bewohner / Gäste / Patienten) .................................................................... 16 04. Personalwesen ........................................................................................................... 29 05. Prüfungen extern........................................................................................................ 36 06. Anlagegüter und Investitionen (Planung) ................................................................. 37 07. Controlling .................................................................................................................. 39 08. Finanz- und Rechnungswesen .................................................................................. 43 09. allgemeine Verwaltung............................................................................................. 117 010.Gremienarbeit / Arbeitskreise extern / allgem. Schriftverkehr .............................. 140 011.Einrichtungen (Handakten) ...................................................................................... 141

Anlagen: Aufbewahrungsfristen s. QMH

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00. Geschäftsgrundlagen

00.0 Gründungsunterlagen 00.0.1

Gesellschaftsverträge / Satzungen 00.0.1.1 Seniorenhaus St. Maria (Stiftung) 00.0.1.2 Seniorenhaus GmbH 00.0.1.3 St. Gertrud Seniorenhaus GmbH 00.0.1.4 Auxilia Ambulante Pflege GmbH 00.0.1.5 Wohnanlage Sophienhof gGmbH Amtsgericht 00.0.2.1 Grundbuchamt, Grundbuchauszüge

00.0.2

00.0.2.1.1 03 Seniorenhaus St. Maria (Stiftung) 00.0.2.1.2 Seniorenhaus GmbH 00.0.2.1.2.1 01 Seniorenhaus St. Josef

00.0.2.1.2.2 92 Immobilienverwaltung St. Augustinus 00.0.2.1.2.3 04 Seniorenhaus St. Anna 00.0.2.1.2.4 05 Seniorenhaus Burg Ranzow 00.0.2.1.2.5 06 Seniorenhaus Marienheim 00.0.2.1.2.6 07 Seniorenhaus St. Adelheidis-Stift 00.0.2.1.2.7 08 Seniorenhaus Hermann-Josef-Lascheid

00.0.2.1.2.8 09 Seniorenhaus Serafine 00.0.2.1.2.9 11 Seniorenhaus St. Ritastift 00.0.2.1.2.10 12 Seniorenhaus Marienkloster 00.0.2.1.2.11 13 Seniorenhaus Christinenstift

00.0.2.1.2.12 94 Immobilienverwaltung St. Angela 00.0.2.1.2.13 95 Immobilienverwaltung St. Gertrud 00.0.2.1.2.14 19 Seniorenhaus Maria Einsiedeln 00.0.2.1.2.15 91 Immobilienverwaltung Heilige Drei Könige 00.0.2.1.2.16 81 Immobilienverwaltung St. Elisabeth 00.0.2.1.2.17 85 Immobilienverwaltung St. Monika

00.0.3

Handelsregisterauszüge / -eintragungen 00.0.3.1 Seniorenhaus St. Maria (Stiftung) 00.0.3.2 Seniorenhaus GmbH 00.0.3.3 St. Gertrud Seniorenhaus GmbH

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00.0.3.4 Auxilia Ambulante Pflege GmbH 00.0.3.5 Wohnanlage Sophienhof gGmbH Steuerbescheide / -bescheinigungen / Finanzamt 00.0.4.1 Seniorenhaus St. Maria (Stiftung) 00.0.4.1.1 Körperschaftssteuer

00.0.4

00.0.4.1.2 Gewerbesteuer 00.0.4.1.3 Umsatzsteuer 00.0.4.1.4 sonst. Bescheinigungen / Bescheide 00.0.4.2.1 Körperschaftssteuer 00.0.4.2.2 Gewerbesteuer 00.0.4.2.3 Umsatzsteuer 00.0.4.2.4 sonst. Bescheinigungen / Bescheide

00.0.4.2 Seniorenhaus GmbH

00.0.4.3 St. Gertrud Seniorenhaus GmbH 00.0.4.3.1 Körperschaftssteuer

00.0.4.3.2 Gewerbesteuer 00.0.4.3.3 Umsatzsteuer 00.0.4.3.4 sonst. Bescheinigungen / Bescheide

00.0.4.4 Auxilia Ambulante Pflege GmbH 00.0.4.4.1 Körperschaftssteuer

00.0.4.4.2 Gewerbesteuer 00.0.4.4.3 Umsatzsteuer 00.0.4.4.4 sonst. Bescheinigungen / Bescheide

00.0.4.5 Wohnanlage Sophienhof gGmbH 00.0.4.5.1 Körperschaftssteuer

00.0.4.5.2 Gewerbesteuer 00.0.4.5.3 Umsatzsteuer 00.0.4.5.4 sonst. Bescheinigungen / Bescheide

00.0.5

Betriebserlaubnis 00.0.5.1

03 Seniorenhaus St. Maria (Stiftung)

00.0.5.2 Seniorenhaus GmbH

00.0.5.2.1 01 Seniorenhaus St. Josef 00.0.5.2.2 04 Seniorenhaus St. Anna

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00.0.5.2.3 05 Seniorenhaus Burg Ranzow 00.0.5.2.4 06 Seniorenhaus Marienheim 00.0.5.2.5 07 Seniorenhaus St. Adelheidis-Stift 00.0.5.2.6 08 Seniorenhaus Hermann-Josef-Lascheid 00.0.5.2.7 09 Seniorenhaus Serafine 00.0.5.2.8 11 Seniorenhaus St. Ritastift 00.0.5.2.9 12 Seniorenhaus Marienkloster 00.0.5.2.10 13 Seniorenhaus Christinenstift 00.0.5.2.11 19 Seniorenhaus Maria Einsiedeln 00.0.5.3.1 02 Hausgemeinschaften St. Augustinus 00.0.5.3.2 14 Seniorenhaus St. Angela 00.0.5.3.3 15 Cellitinnen-Seniorenhaus St. Gertrud 00.0.5.3.4 33 Seniorenhaus Heilige Drei Könige 00.0.5.3.5 54 Hausgemeinschaften St. Monika 00.0.5.3.6 57 Hausgemeinschaften St. Elisabeth

00.0.5.3 St. Gertrud Seniorenhaus GmbH

00.0.5.4 46 Auxilia Ambulante Pflege GmbH 00.0.5.5 Wohnanlage Sophienhof gGmbH

00.0.6

Bundesanzeiger 00.0.6.1 Seniorenhaus GmbH

00.0.6.2 St. Gertrud Seniorenhaus GmbH 00.0.6.3 Auxilia Ambulante Pflege GmbH 00.0.6.4 Wohnanlage Sophienhof gGmbH Beteiligungen / Konzernbeteiligungen 00.0.7.1 Seniorenhaus St. Maria (Stiftung) 00.0.7.2 Seniorenhaus GmbH 00.0.7.3 St. Gertrud Seniorenhaus GmbH 00.0.7.4 Auxilia Ambulante Pflege GmbH 00.0.7.5 Wohnanlage Sophienhof gGmbH

00.0.7

00.0.8

Firmengeschichte 00.0.8.1 Chronik

00.0.9

Vereinssatzung (z.B. Förderverein) 00.0.9.1 Stiftungsfonds St. Anna e. V.

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00.1 Organe 00.1.1

Stiftungsvorstand 00.1.1.1 Geschäftsberichte

00.1.1.1.1 Vorbereitung Berichte und Beschlüsse 00.1.1.1.2 Stiftungsvorstandsberichte 00.1.1.1.3 Stiftungsvorstandsbeschlüsse 00.1.1.1.4 Prüfberichte

00.1.1.2 Protokolle

00.1.2 00.1.3

Organigramme

Geschäftsverteilungspläne 00.1.3.1 Seniorenhaus St. Maria (Stiftung) 00.1.3.2 Seniorenhaus GmbH 00.1.3.3 St. Gertrud Seniorenhaus GmbH 00.1.3.4 Auxilia Ambulante Pflege GmbH Beirat Wohnanlage Sophienhof gGmbH 00.1.4.1 Geschäftsberichte

00.1.4

00.1.4.1.1 Vorbereitung Berichte und Beschlüsse 00.1.4.1.2 Stiftungsvorstandsberichte 00.1.4.1.3 Stiftungsvorstandsbeschlüsse 00.1.4.1.4 Prüfberichte

00.1.4.2 Protokolle 00.2 Geschäftsordnung und Vollmachten 00.2.1

Vollmachten / Geschäftsführungsverträge 00.2.1.1 Seniorenhaus St. Maria (Stiftung)

00.2.1.1.1 Handlungsbevollmächtigungen 00.2.1.1.2 diverse Zeichnungsbefugnisse 00.2.1.1.3 Bankvollmachten 00.2.1.2.1 Geschäftsführungsverträge 00.2.1.2.2 Prokurist 00.2.1.2.3 Handlungsbevollmächtigungen 00.2.1.2.4 diverse Zeichnungsbefugnisse 00.2.1.2.5 Bankvollmachten

00.2.1.2 Seniorenhaus GmbH

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00.2.1.3 St. Gertrud Seniorenhaus GmbH

00.2.1.3.1 Geschäftsführungsvertrag 00.2.1.3.2 Prokurist 00.2.1.3.3 Handlungsbevollmächtigungen 00.2.1.3.4 diverse Zeichnungsbefugnisse 00.2.1.3.5 Bankvollmachten 00.2.1.4.1 Geschäftsführungsvertrag 00.2.1.4.2 Handlungsbevollmächtigungen 00.2.1.4.3 diverse Zeichnungsbefugnisse 00.2.1.4.4 Bankvollmachten

00.2.1.4 Auxilia Ambulante Pflege GmbH

00.3 Verträge (grundlegende Verträge) 00.3.1 Kaufverträge Grundbesitz 00.3.2 Erbpacht

00.3.2.1 St. Gertrud Seniorenhaus GmbH

00.3.2.1.1 02 Hausgemeinschaften St. Augustinus 00.3.2.1.2 33 Seniorenhaus Heilige Drei Könige

00.3.3

Nutzungsverträge 00.3.3.1 Seniorenhaus St. Maria (Stiftung) 00.3.3.2 Seniorenhaus GmbH 00.3.3.3 St. Gertrud Seniorenhaus GmbH 00.3.3.4 Auxilia ambulante Pflege GmbH 00.3.3.5 Wohnanlage Sophienhof gGmbH Kooperationsverträge 00.3.4.1 Seniorenhaus St. Maria (Stiftung) 00.3.4.2 Seniorenhaus GmbH

00.3.4

00.3.4.2.1 Louise von Marillac-Schule 00.3.4.2.2 Aral

00.3.4.3 St. Gertrud Seniorenhaus GmbH 00.3.4.4 Auxilia Ambulante Pflege GmbH

00.3.5

Mietverträge Gebäude 00.3.5.1

03 Seniorenhaus St. Maria (Stiftung)

00.3.5.2 Seniorenhaus GmbH

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00.3.5.2.1 02 Hausgemeinschaften St. Augustinus 00.3.5.2.2 14 Seniorenhaus St. Angela 00.3.5.2.3 15 Cellitinnen-Seniorenhaus St. Gertrud 00.3.5.2.4 33 Seniorenhaus Heilige Drei Könige 00.3.5.2.5 54 Hausgemeinschaften St. Monika 00.3.5.2.6 57 Hausgemeinschaften St. Elisabeth

00.3.5.3 St. Gertrud Seniorenhaus GmbH 00.3.5.4 46 Auxilia Ambulante Pflege GmbH Mietverträge Wohnstift St. Anna Mietvertrag Heilig Geist-Krankenhaus 00.3.5.5 Wohnanlage Sophienhof gGmbH Mietvertrag Stiftung der Cellitinnen WP-Berichte (1 unterschriebenes Exemplar) 00.3.6.1 Testate

00.3.6

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01. Leitbild und Strategieentwicklung 01.0 Leitbild 01.0.1

stationäre / teilstationäre Einrichtungen

01.0.2

ambulante Einrichtung

01.0.3

Führungsleitlinien

01.1 Strategie 01.1.1

WIR-Ziele

01.1.2

Markt- und Standortstrategien

01.1.3 01.1.4

Strategie 2022

Balanced Scorecard

01.2 Zufriedenheitserhebung 01.2.1 AOK 01.2.2

Great Place to Work

01.2.3

Kundenbefragung intern 01.2.3.1 Kunden- / Mitarbeiterbefragung 2009 / 2010 01.2.3.2 Kunden- / Mitarbeiterbefragung 2015 / 2016

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02. Arbeitsgrundlagen intern

02.0 Geschäftsführung intern 02.0.1

laufende Korrespondenz

02.0.2

Zielvereinbarungs- und Beurteilungsgespräche

02.0.3 02.0.4

UK Beirat

Stiftungsfonds St. Anna e. V.

02.0.5

Gesprächsprotokolle (Stiftungsmitarbeiter)

02.0.6 Jubiläen und Feste 02.1 Franziskanerinnen vom hl. Josef Seniorenhilfe GmbH 02.1.1 Aufsichtsratssitzung 02.1.2 Gesprächsprotokolle 02.2 Wohnanlage Sophienhof gGmbH 02.2.1 Gesprächsprotokolle 02.3 Gesprächsprotokolle 02.3.1 Geschäftsführungsebene

02.3.1.1.1 Regionalleitungskonferenzen 02.3.1.1.2 Gesprächsprotokolle 02.3.1.1.3 Zielvereinbarungs- und Beurteilungsgespräche

02.3.2

Kaufmännische Leitung

02.3.2.1.1 Abteilungsleitungskonferenzen 02.3.2.1.2 Gesprächsprotokolle 02.3.2.1.3 Zielvereinbarungs- und Beurteilungsgespräche

02.3.3

Regionalebene 02.3.3.1 Region Köln

02.3.3.1.1 Regionskonferenzen 02.3.3.1.2 Gesprächsprotokolle 02.3.3.1.3 Zielvereinbarungs- und Beurteilungsgespräche 02.3.3.2.1 Regionskonferenzen 02.3.3.2.2 Gesprächsprotokolle 02.3.3.2.3 Zielvereinbarungs- und Beurteilungsgespräche

02.3.3.2 Region Bonn / Kleve

02.3.3.3 Region Düren

02.3.3.3.1 Regionskonferenzen

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02.3.3.3.2 Gesprächsprotokolle 02.3.3.3.3 Zielvereinbarungs- und Beurteilungsgespräche

02.3.4

Cellitinneninstitut für Qualitätssicherung (CIS) 02.3.4.1 CIS-Besprechungen 02.3.4.2 Gesprächsprotokolle 02.3.4.3 Zielvereinbarungs- und Beurteilungsgespräche 02.3.4.4 Abrechnungen Fort- und Weiterbildungen 02.3.4.5 Statistische Auswertungen 02.3.4.6 Teilnehmerlisten Fortbildungen 02.3.4.7 Rundschreiben CIS Einrichtungsebene 02.3.5.1 Bereichsleitungsbesprechungen 02.3.5.2 Hausbereichsleitungsbesprechungen 02.3.5.3 Interne Qualitätszirkel 02.3.5.4 Zielvereinbarungs- und Beurteilungsgespräche

02.3.5

02.3.6

Bereichsebene 02.3.6.1 Pflege & SKB

02.3.6.1.1 WBL-Besprechungen 02.3.6.1.2 Teambesprechungen 02.3.6.1.3 Zielvereinbarungs- und Beurteilungsgespräche 02.3.6.1.4 Pflegebeobachtungen 02.3.6.1.5 Praxisübersichten Mäeutik

02.3.6.2 Hausservice

02.3.6.2.1 Beurteilungsgespräche 02.3.6.2.2 Speisenversorgung

02.3.6.2.2.1 Menübesprechungen 02.3.6.2.2.2 Teambesprechungen

02.3.6.2.3 Hauswirtschaft

02.3.6.2.3.1 Teambesprechungen

02.3.6.2.4 Haustechnik

02.3.7

Auxilia Ambulante Pflege GmbH 02.3.7.1 Teambesprechungen 02.3.7.2 Interne Qualitätszirkel

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02.3.7.3 Zielvereinbarungs- und Beurteilungsgespräche Arbeitskreise intern 02.3.8.1 AG Kirchliche Unternehmenskultur (KUK) 02.3.8.2 Ethikkomitee 02.3.8.3 AG Koordinatoren QHB 02.3.8.4 AG QB Pflege & SKB 02.3.8.5 AG Koordinatoren Mäeutik 02.3.8.6 AG EDV-Beauftragte 02.3.8.7 AG Datenschutz 02.3.8.8 AG Speisenversorgung & Hausservice 02.3.8.9 ASA-Sitzung 02.3.8.10 AG Pflege 02.3.8.11 AG Speisenversorgung

02.3.8

02.3.8.12 AG Hausservice 02.3.8.13 AG Haustechnik 02.3.8.14 AG SKB 02.3.8.15 AG Verwaltung 02.3.8.16 AG Hygiene 02.3.8.17 AG Ehrenamt

02.3.8.17.1 Region Köln 02.3.8.17.2 Region Bonn / Kleve 02.3.8.17.3 Region Düren

02.3.8.18 Qualitätsteam Haustechnik 02.3.8.19 AG Messeteam 02.3.8.20 AG Strategieentwicklung (Protokolle) 02.3.8.21 AG Interne Trainer Mäeutik Zusammenarbeit mit Ordensgemeinschaften 02.4.1.1 laufende Korrespondenz 02.4.1.2 Ordenstage Projekte 02.4.2.1 KUK online 02.4.2.2 Begleiter in der Seelsorge

02.4 Kirchliche Unternehmenskultur (KUK) 02.4.1

02.4.2

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02.4.2.3 Seniorencoach

02.4.3

Mitarbeiterseelsorge

02.5 Qualitätsmanagement 02.5.1

Qualitätsmanagementhandbuch (QMH) stationär / teilstationär

02.5.2

Arbeitsordner 02.5.2.1 Arbeitsordner SHL 02.5.2.2 Pflege & SKB

02.5.2.2.1 Pflegestandards Hygienepläne 02.5.2.2.1.1 Info-Ordner Pflege 02.5.2.2.2 Formulare Pflege

02.5.2.2.3 Ordner Medizinprodukte 02.5.2.2.4 Nachweisdokumente

02.5.2.2.4.1 Temperaturkontrolllisten Medikamentenkühlschrank

02.5.2.2.4.2 Handzeichenlisten Mitarbeiter Pflege 02.5.2.2.4.3 Delegationsfähige Tätigkeiten Hilfskräfte

02.5.2.2.4.4 Gruppenzuordnungen 02.5.2.2.4.5 Hausrundgang Hygiene 02.5.2.2.4.6 Schulungen/ Unterweisungen

02.5.2.3 Hauswirtschaft

02.5.2.3.1 Speisenversorgung Nachweisdokumente

02.5.2.3.1.1 Menüpläne / Menükarten 02.5.2.3.1.2 Reinigungs- und Desinfektionsnachweise 02.5.2.3.1.3 Temperaturerfassungen 02.5.2.3.1.4 Tageserfassungen / Monatsabschlüsse 02.5.2.3.1.5 Schulungen / Unterweisungen 02.5.2.3.1.6 Belehrungen nach Infektionsschutzgesetz / Einarbeitungsnachweise 02.5.2.3.1.7 Veranstaltungen

02.5.2.3.2 Hauswirtschaft

Nachweisdokumente

02.5.2.3.3 Hauswirtschaft

02.5.2.3.3.1 Reinigungs- und Desinfektionsnachweise

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02.5.2.3.3.2 Hausrundgänge 02.5.2.3.3.3 Temperaturerfassungen 02.5.2.3.3.4 Schulungen / Unterweisungen 02.5.2.3.3.5 Belehrungen nach Infektionsschutzgesetz / Einarbeitungsnachweise 02.5.2.3.3.6 Hausdekoration 02.5.2.3.3.7 Bestandsaufnahme von Wäsche, Geschirr, allgem. Ausstattung 02.5.2.3.3.8 Veranstaltungen

02.5.2.4 Haustechnik 02.5.2.5 Verwaltung und Empfang

02.5.2.6 Personalhandbuch 02.5.2.7 Arbeitsordner EDV

02.5.3 02.5.4

Qualitätsmanagementhandbuch (QMH) ambulant

Fort- und Weiterbildungen 02.5.4.1 Interne Fortbildungspläne 02.5.4.2 Mitarbeiter-Fortbildungen

02.5.4.2.1 Schulungs- / Fortbildungsprotokolle & Teilnehmerlisten

02.5.5

Risiko- und Chancenmanagement

02.5.6

Beschwerdemanagement 02.5.6.1 Beschwerde- & Auswertungsbogen Vorlage 02.5.6.2 Auswertungen Lob & Beschwerde 02.5.6.3 Erfassungsprotokolle

02.6 Interne Prüfungen (Audits) 02.6.1

Leitung, Qualitätssicherung, intern 02.6.1.1 Protokolle 02.6.1.2 Erhebungsbögen / QPR zur Prüfung beim Pflegebedürftigen 02.6.1.3 Hausinterne Qualitätsüberprüfungen 02.6.1.4 Dementia Care Mapping (DCM)

02.7 Arbeitsschutz 02.7.1

Arbeitsmedizin und Meldewesen

02.7.2

Arbeitssicherheit

02.7.3 02.7.4

Unfallmeldungen MA

Gefährdungsbeurteilungen

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02.7.5 02.7.6

Gefahrstoffverzeichnis

Betriebsanweisungen 02.8 Unternehmenskommunikation / Öffentlichkeitsarbeit 02.8.1 Redaktionskonferenzen 02.8.2 WirMA 02.8.3 Internetauftritt 02.8.4 Intranet 02.8.5 Marketing 02.8.5.1 Seniorenhäuser 02.8.5.2 Auxilia Ambulante Pflege GmbH 02.8.6

Veranstaltungen 02.8.6.1 Feste 02.8.6.2 Ausstellungen 02.8.6.3 Lesungen 02.8.6.4 Sonstiges

02.8.7

Pressearbeit 02.8.7.1 Seniorenhäuser 02.8.7.2 Auxilia Ambulante Pflege GmbH

02.8.8

Seniorenhaus Zeitschriften

02.8.9

Seniorenhaus Broschüren / Flyer

02.8.10 Grüner Haken

02.9 Corporate Design 02.9.1

allgemeiner Schriftverkehr

02.9.2 02.9.3

Bestellwesen (Give aways / Messebedarf)

Namensschilder

02.9.4

Vorlagen, CD-Manuals, Schulungsunterlagen

02.10 Büromanagement

02.10.1 Ablaufplanungen 02.10.2 Vorlagen

02.11 Projekte

02.11.1 Modellprojekt Wohlbefinden und Sicherheit – trotz Demenz 02.11.2 Konzeptentwicklung für Hausgemeinschaften 02.11.3 Entwicklung eines Instrumentes für Markt- und Standortanalysen sowie Erhebungen

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02.11.4 Zusammenarbeitsförderung zwischen Krankenhäusern der HSM und Seniorenhäusern der Seniorenhaus GmbH 02.11.5 Einführung Fit für 100 02.11.6 Personaleinsatzplanung (PEP), 02.11.7 Entlassmanagement 02.11.8 FrauKE 02.11.9 Weiterführung DCM als regelmäßige Messungen

02.11.10 Medikamentenverblisterung 02.11.11 Teilnahme vdek-Zukunftspreis 02.11.12 Entwicklung Kapitel Mäeutik 02.11.13 Führungsweiterbildungen 02.11.14 Trainee-Programm

02.11.15 MobiProEU, Ranstad, Spanische Auszubildende 02.11.16 Kulturelle Teilhabe von Menschen mit Demenz 02.11.17 Corporate Planner 02.11.18 Archivierung 02.11.19 Arbeitszeitflexibilisierung (AZF)

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03. Kunden (Bewohner / Gäste / Patienten) 03.0 Pflegeberatung 03.0.1 Region Köln

03.0.1.1 stationär / teilstationär 03.0.1.2 Service Wohnen für Senioren 03.0.1.3 ambulant Region Düren 03.0.2.1 stationär / teilstationär 03.0.2.2 Service Wohnen für Senioren

03.0.2

03.1 stationär / teilstationär 03.1.1

Akten stationär 03.1.1.1 Bewohnerakten (Pflegedokumentation) Fach 1: Stammdaten

Fach 2: Behandlungspflege, Korrespondenz mit Ärzten Fach 3: Pflege täglich, Pflegeplanungen, Pflegeanamnesen

Fach 4: Assessments, Risikoeinschätzungen Fach 5: SKB / § 87 b / Mäeutik, Biographie Fach 6: Sonstiges Fach 7: Gericht, Vollmachten

03.1.1.2 Bewohnerakten (Verwaltung)

Fach 1: allgemeiner Schriftwechsel Fach 2: Rentenbescheide Fach 3 : Pflegewohngeld und Grundsicherungsleistungen Fach 4: Träger der Sozialhilfe Fach 5: Pflege- und Krankenkasse Fach 6: Betreuung / Vollmachten Fach 7: Anmeldung / Seniorenhausvertrag, ärztlicher Fragebogen

03.1.2

Akten teilstationär 03.1.2.1 Gästeakte (Pflegedokumentation) Fach 1: Stammdaten

Fach 2: Behandlungspflege, Korrespondenz mit Ärzten Fach 3: Pflege täglich, Pflegeplanung, Pflegeanamnesen

Fach 4: Assessments, Risikoeinschätzungen Fach 5: SKB / § 87 b / Mäeutik, Biographie Fach 6: Sonstiges Fach 7: Gericht, Vollmachten

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03.1.2.2 Patientenakten (Verwaltung)

Fach 1: allgemeiner Schriftwechsel Fach 2: Rentenbescheide Fach 3 : Pflegewohngeld und Grundsicherungsleistungen Fach 4: Träger der Sozialhilfe Fach 5: Pflege- und Krankenkasse Fach 6: Betreuung / Vollmachten Fach 7: Anmeldung / Seniorenhausvertrag, ärztlicher Fragebogen

03.1.3

An- und Abwesenheitsmeldungen

03.1.4

Pflegevisiten 03.1.4.1 Makrovisiten 03.1.4.2 Mikrovisiten 03.1.4.3 EQisA

03.1.5 03.1.6

Risikoübersichten Bewohner

Apothekenprüfungen 03.1.6.1 Medikamentenbestellungen

03.1.6.1.1 Statusveränderung Apotheke 03.1.6.2 Stichprobenkontrollen der Medikamentenlieferungen 03.1.6.3 Bestandprüfungen Betäubungsmittel und Kontrollen Apotheken

03.1.7

Bewohnerfallbesprechungen

03.1.8

Ethische Konsile

03.1.9

Seniorenhausbeiratsunterlagen 03.1.9.1 allgemeine Korrespondenz 03.1.9.2 Meldungen Heimaufsicht 03.1.9.3 Seniorenhausbeiratswahlen

03.1.10 Sozialkulturelle Betreuung

03.1.10.1 Wochen-, Monatspläne, Aushänge (Information der Bewohner) 03.1.10.2 Einsatzplanungen 03.1.10.3 Angebote SKB 03.1.10.4 Einladungen und Aushänge (Information der Angehörigen) 03.1.10.5 Ehrenamtliche 03.1.11.1 Wochen-, Monatspläne, Aushänge (Information der Bewohner) 03.1.11.2 Einsatzplanungen 03.1.11.3 Angebote § 87 b 03.1.11.4 Einladungen und Aushänge (Information der Angehörigen)

03.1.11 § 87 b

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03.1.12 interne Qualitätssicherung nach Vorgabe der Kapitel im Qualitätshandbuch 03.1.13 Auswertungen Lichtrufanlage 03.2 Seniorenwohnen 03.2.1 Anmeldungen (dringend, vorsorglich) 03.2.2 Mieterakten 03.2.2.1 Mietvertrag 03.2.3 Wohlseinsmeldungen 03.2.4 Mieterversammlungen 03.3 Ambulant 03.3.1 Anmeldungen (dringend, vorsorglich) 03.3.2 aktive & inaktive Kundenakten Fach 1: Ärzte / Apotheken / Sanitätshäuser Fallbesprechungen 03.4 Stationäre Pflege Veränderungsmeldungen (jahresweise / alphabetisch / chronologisch)  Original im Haus 03.4.1 01 Seniorenhaus St. Josef 03.4.2 02 Hausgemeinschaften St. Augustinus 03.4.3 03 Seniorenhaus St. Maria 03.4.4 04 Seniorenhaus St. Anna 03.4.5 05 Seniorenhaus Burg Ranzow 03.4.6 06 Seniorenhaus Marienheim 03.4.7 07 Seniorenhaus St. Adelheidis-Stift 03.4.8 08 Seniorenhaus Hermann-Josef-Lascheid 03.4.9 09 Seniorenhaus Serafine Fach 2: Medikamente Fach 3: Dokumentation Fach 4: Verordnungen & Genehmigungen Fach 5: Kranken- / Pflegekasse Fach 6: Kundenbezogene Unterlagen Fach 7: Sonstiges 03.3.3 Pflegevisiten 03.3.4

03.4.10 11 Seniorenhaus St. Ritastift 03.4.11 12 Seniorenhaus Marienkloster 03.4.12 13 Seniorenhaus Christinenstift 03.4.13 14 Seniorenhaus St. Angela 03.4.14 15 Cellitinnen-Seniorenhaus St. Gertrud

23.11.2016 15:17

Seite 18

03.4.15 19 Seniorenhaus Maria Einsiedeln 03.4.16 33 Seniorenhaus Heilige Drei Könige 03.4.17 33 B Seniorenhaus Heilige Drei Könige Beatmung

03.4.18 54 Hausgemeinschaften St. Monika 03.4.19 57 Hausgemeinschaften St. Elisabeth 03.5 Kurzzeitpflege Veränderungsmeldungen (jahresweise / alphabetisch / chronologisch)  Original im Haus 03.5.1 01 Seniorenhaus St. Josef 03.5.2 02 Hausgemeinschaften St. Augustinus 03.5.3 03 Seniorenhaus St. Maria 03.5.4 04 Seniorenhaus St. Anna 03.5.5 05 Seniorenhaus Burg Ranzow 03.5.6 06 Seniorenhaus Marienheim 03.5.7 07 Seniorenhaus St. Adelheidis-Stift 03.5.8 08 Seniorenhaus Hermann-Josef-Lascheid 03.5.9 09 Seniorenhaus Serafine 03.5.14 15 Cellitinnen-Seniorenhaus St. Gertrud 03.5.15 33 Seniorenhaus Heilige Drei Könige 03.5.16 57 Hausgemeinschaften St. Elisabeth 03.6 Tagespflege Veränderungsmeldungen / Leistungsnachweise (jahresweise / alphabetisch / chronologisch)  Original im Haus 03.6.1 04 Seniorenhaus St. Anna 03.6.2 07 Seniorenhaus St. Adelheidis-Stift 03.7 Heimaufsichtsprüfungen / Bewohnerstatistiken / MDK Prüfungen (jahresweise / chronologisch)  Original in der ZV 03.7.1 01 Seniorenhaus St. Josef 03.7.2 02 Hausgemeinschaften St. Augustinus 03.7.3 03 Seniorenhaus St. Maria 03.7.4 04 Seniorenhaus St. Anna 03.7.5 05 Seniorenhaus Burg Ranzow 03.7.6 06 Seniorenhaus Marienheim 03.5.10 11 Seniorenhaus St. Ritastift 03.5.11 12 Seniorenhaus Marienkloster 03.5.12 13 Seniorenhaus Christinenstift 03.5.13 14 Seniorenhaus St. Angela

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07 Seniorenhaus St. Adelheidis-Stift

03.7.7 03.7.8

08 Seniorenhaus Hermann-Josef-Lascheid

03.7.9 09 Seniorenhaus Serafine 03.7.10 11 Seniorenhaus St. Ritastift 03.7.11 12 Seniorenhaus Marienkloster 03.7.12 13 Seniorenhaus Christinenstift 03.7.13 14 Seniorenhaus St. Angela 03.7.14 15 Cellitinnen-Seniorenhaus St. Gertrud

03.7.15 19 Seniorenhaus Maria Einsiedeln 03.7.16 33 Seniorenhaus Heilige Drei Könige 03.7.17 54 Hausgemeinschaften St. Monika 03.7.18 57 Hausgemeinschaften St. Elisabeth 03.8 Statistiken (Abfragen von Caritasverbänden / Träger der Sozialhilfe / LVR / NRW) (jahresweise / chronologisch)  Original in der ZV 03.8.1 von (Caritas-) Verbänden / Träger der Sozialhilfe 03.8.1.1 01 Seniorenhaus St. Josef 03.8.1.2 02 Hausgemeinschaften St. Augustinus 03.8.1.3 03 Seniorenhaus St. Maria 03.8.1.4 04 Seniorenhaus St. Anna 03.8.1.5 05 Seniorenhaus Burg Ranzow 03.8.1.6 06 Seniorenhaus Marienheim 03.8.1.7 07 Seniorenhaus St. Adelheidis-Stift 03.8.1.8 08 Seniorenhaus Hermann-Josef-Lascheid 03.8.1.9 09 Seniorenhaus Serafine

03.8.1.10 11 Seniorenhaus St. Ritastift 03.8.1.11 12 Seniorenhaus Marienkloster 03.8.1.12 13 Seniorenhaus Christinenstift 03.8.1.13 14 Seniorenhaus St. Angela 03.8.1.14 15 Cellitinnen-Seniorenhaus St. Gertrud 03.8.1.15 19 Seniorenhaus Maria Einsiedeln 03.8.1.16 33 Seniorenhaus Heilige Drei Könige 03.8.1.17 54 Hausgemeinschaften St. Monika 03.8.1.18 57 Hausgemeinschaften St. Elisabeth

03.8.2

Abfragen auf Trägerebene

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Seite 20

03.8.2.1 Seniorenhaus St. Maria (Stiftung) 03.8.2.2 Seniorenhaus GmbH 03.8.2.3 St. Gertrud Seniorenhaus GmbH 03.8.2.4 Auxilia Ambulante Pflege GmbH

03.8.3

Ausgleichsverfahren LVR 03.8.3.1

01 Seniorenhaus St. Josef

02 Hausgemeinschaften St. Augustinus 03 Seniorenhaus St. Maria 04 Seniorenhaus St. Anna 05 Seniorenhaus Burg Ranzow 06 Seniorenhaus Marienheim 07 Seniorenhaus St. Adelheidis-Stift 08 Seniorenhaus Hermann-Josef-Lascheid

03.8.3.2

03.8.3.3

03.8.3.4 03.8.3.5

03.8.3.6

03.8.3.7

03.8.3.8 03.8.3.9

09 Seniorenhaus Serafine 03.8.3.10 11 Seniorenhaus St. Ritastift 03.8.3.11 12 Seniorenhaus Marienkloster 03.8.3.12 13 Seniorenhaus Christinenstift 03.8.3.13 14 Seniorenhaus St. Angela 03.8.3.14 15 Cellitinnen-Seniorenhaus St. Gertrud 03.8.3.15 19 Seniorenhaus Maria Einsiedeln 03.8.3.16 33 Seniorenhaus Heilige Drei Könige 03.8.3.17 54 Hausgemeinschaften St. Monika 03.8.3.18 57 Hausgemeinschaften St. Elisabeth

03.8.4

Belegungsstatistiken Freie Plätze (jahresweise / chronologisch)

03.9 Inkontinenzabrechnungen (chronologisch) 03.9.1 01 Seniorenhaus St. Josef 03.9.2

02 Hausgemeinschaften St. Augustinus 03 Seniorenhaus St. Maria 04 Seniorenhaus St. Anna 05 Seniorenhaus Burg Ranzow 06 Seniorenhaus Marienheim 07 Seniorenhaus St. Adelheidis-Stift 08 Seniorenhaus Hermann-Josef-Lascheid

03.9.3 03.9.4

03.9.5

03.9.6

03.9.7 03.9.8

23.11.2016 15:17

Seite 21

03.9.9 09 Seniorenhaus Serafine 03.9.10 11 Seniorenhaus St. Ritastift 03.9.11 12 Seniorenhaus Marienkloster 03.9.12 13 Seniorenhaus Christinenstift 03.9.13 14 Seniorenhaus St. Angela 03.9.14 15 Cellitinnen-Seniorenhaus St. Gertrud 03.9.15 19 Seniorenhaus Maria Einsiedeln 03.9.16 33 Seniorenhaus Heilige Drei Könige 03.9.17 54 Hausgemeinschaften St. Monika 03.9.18 57 Hausgemeinschaften St. Elisabeth

03.10 dakota

03.10.1 01 Seniorenhaus St. Josef 03.10.2 02 Hausgemeinschaften St. Augustinus

03.10.3 03 Seniorenhaus St. Maria 03.10.4 04 Seniorenhaus St. Anna

03.10.5 05 Seniorenhaus Burg Ranzow 03.10.6 06 Seniorenhaus Marienheim 03.10.7 07 Seniorenhaus St. Adelheidis-Stift 03.10.8 08 Seniorenhaus Hermann-Josef-Lascheid 03.10.9 09 Seniorenhaus Serafine 03.10.10 11 Seniorenhaus St. Ritastift 03.10.11 12 Seniorenhaus Marienkloster 03.10.12 13 Seniorenhaus Christinenstift 03.10.13 14 Seniorenhaus St. Angela 03.10.14 15 Cellitinnen-Seniorenhaus St. Gertrud 03.10.15 19 Seniorenhaus Maria Einsiedeln 03.10.16 33 Seniorenhaus Heilige Drei Könige 03.10.17 54 Hausgemeinschaften St. Monika 03.10.18 57 Hausgemeinschaften St. Elisabeth

03.11 AOK

03.11.1 01 Seniorenhaus St. Josef 03.11.2 02 Hausgemeinschaften St. Augustinus 03.11.3 03 Seniorenhaus St. Maria

23.11.2016 15:17

Seite 22

03.11.4 04 Seniorenhaus St. Anna 03.11.5 05 Seniorenhaus Burg Ranzow 03.11.6 06 Seniorenhaus Marienheim 03.11.7 07 Seniorenhaus St. Adelheidis-Stift 03.11.8 08 Seniorenhaus Hermann-Josef-Lascheid 03.11.9 09 Seniorenhaus Serafine 03.11.10 11 Seniorenhaus St. Ritastift 03.11.11 12 Seniorenhaus Marienkloster 03.11.12 13 Seniorenhaus Christinenstift 03.11.13 14 Seniorenhaus St. Angela 03.11.14 15 Cellitinnen-Seniorenhaus St. Gertrud

03.11.15 19 Seniorenhaus Maria Einsiedeln 03.11.16 33 Seniorenhaus Heilige Drei Könige 03.11.17 54 Hausgemeinschaften St. Monika 03.11.18 57 Hausgemeinschaften St. Elisabeth 03.12 Investitionskostenabrechnungen Kurzzeitpflege (jahresweise / chronologisch)  Original in der ZV 03.12.1 01 Seniorenhaus St. Josef 03.12.2 02 Hausgemeinschaften St. Augustinus

03.12.3 03 Seniorenhaus St. Maria 03.12.4 04 Seniorenhaus St. Anna 03.12.5 05 Seniorenhaus Burg Ranzow 03.12.6 06 Seniorenhaus Marienheim

07 Seniorenhaus St. Adelheidis-Stift

03.12.7 08 Seniorenhaus Hermann-Josef-Lascheid 03.12.8 09 Seniorenhaus Serafine 03.12.9 11 Seniorenhaus St. Ritastift 03.12.10 12 Seniorenhaus Marienkloster 03.12.11 13 Seniorenhaus Christinenstift 03.12.12 14 Seniorenhaus St. Angela 03.12.13 15 Cellitinnen-Seniorenhaus St. Gertrud 03.12.14 33 Seniorenhaus Heilige Drei Könige 03.12.15 57 Hausgemeinschaften St. Elisabeth

23.11.2016 15:17

Seite 23

03.13 IK-Nr. Anträge und Bescheide (chronologisch)  Original in der ZV 03.13.1 01 Seniorenhaus St. Josef 03.13.2 02 Hausgemeinschaften St. Augustinus

03.13.3 03 Seniorenhaus St. Maria 03.13.4 04 Seniorenhaus St. Anna

03.13.5 05 Seniorenhaus Burg Ranzow 03.13.6 06 Seniorenhaus Marienheim 03.13.7 07 Seniorenhaus St. Adelheidis-Stift 03.13.8 08 Seniorenhaus Hermann-Josef-Lascheid 03.13.9 09 Seniorenhaus Serafine 03.13.10 11 Seniorenhaus St. Ritastift 03.13.11 12 Seniorenhaus Marienkloster 03.13.12 13 Seniorenhaus Christinenstift 03.13.13 14 Seniorenhaus St. Angela 03.13.14 15 Cellitinnen-Seniorenhaus St. Gertrud

03.13.15 19 Seniorenhaus Maria Einsiedeln 03.13.16 33 Seniorenhaus Heilige Drei Könige 03.13.17 54 Hausgemeinschaften St. Monika 03.13.18 57 Hausgemeinschaften St. Elisabeth 03.13.19 46 Auxilia Ambulante Pflege GmbH 03.14 Vertragsänderungen Voll- und Teilstationär (chronologisch) 03.15 Versorgungsverträge / Strukturerhebungsbögen / Änderungen / Schriftverkehr 03.15.1 01 Seniorenhaus St. Josef 03.15.2 02 Hausgemeinschaften St. Augustinus

03.15.3 03 Seniorenhaus St. Maria 03.15.4 04 Seniorenhaus St. Anna

03.15.5 05 Seniorenhaus Burg Ranzow 03.15.6 06 Seniorenhaus Marienheim 03.15.7 07 Seniorenhaus St. Adelheidis-Stift 03.15.8 08 Seniorenhaus Hermann-Josef-Lascheid

03.15.9 09 Seniorenhaus Serafine 03.15.10 11 Seniorenhaus St. Ritastift 03.15.11 12 Seniorenhaus Marienkloster

23.11.2016 15:17

Seite 24

03.15.12 13 Seniorenhaus Christinenstift 03.15.13 14 Seniorenhaus St. Angela 03.15.14 15 Cellitinnen-Seniorenhaus St. Gertrud

03.15.15 19 Seniorenhaus Maria Einsiedeln 03.15.16 33 Seniorenhaus Heilige Drei Könige 03.15.17 54 Hausgemeinschaften St. Monika 03.15.18 57 Hausgemeinschaften St. Elisabeth 03.16 Vergütungsvereinbarungen (Original) + Briefe + Kündigungen (chronologisch / jährlich) 03.16.1 01 Seniorenhaus St. Josef 03.16.2 02 Hausgemeinschaften St. Augustinus

03.16.3 03 Seniorenhaus St. Maria 03.16.4 04 Seniorenhaus St. Anna

03.16.5 05 Seniorenhaus Burg Ranzow 03.16.6 06 Seniorenhaus Marienheim 03.16.7 07 Seniorenhaus St. Adelheidis-Stift 03.16.8 08 Seniorenhaus Hermann-Josef-Lascheid 03.16.9 09 Seniorenhaus Serafine 03.16.10 11 Seniorenhaus St. Ritastift 03.16.11 12 Seniorenhaus Marienkloster 03.16.12 13 Seniorenhaus Christinenstift 03.16.13 14 Seniorenhaus St. Angela 03.16.14 15 Cellitinnen-Seniorenhaus St. Gertrud

03.16.15 19 Seniorenhaus Maria Einsiedeln 03.16.16 33 Seniorenhaus Heilige Drei Könige 03.16.17 54 Hausgemeinschaften St. Monika 03.16.18 57 Hausgemeinschaften St. Elisabeth 03.17 Investitionskostensatz (Original) + Briefe + Kündigungen (chronologisch / jährlich) 03.17.1 01 Seniorenhaus St. Josef 03.17.2 02 Hausgemeinschaften St. Augustinus

03.17.3 03 Seniorenhaus St. Maria 03.17.4 04 Seniorenhaus St. Anna 03.17.5 05 Seniorenhaus Burg Ranzow 03.17.6 06 Seniorenhaus Marienheim

23.11.2016 15:17

Seite 25

03.17.7 07 Seniorenhaus St. Adelheidis-Stift 03.17.8 08 Seniorenhaus Hermann-Josef-Lascheid 03.17.9 09 Seniorenhaus Serafine 03.17.10 11 Seniorenhaus St. Ritastift 03.17.11 12 Seniorenhaus Marienkloster 03.17.12 13 Seniorenhaus Christinenstift 03.17.13 14 Seniorenhaus St. Angela 03.17.14 15 Cellitinnen-Seniorenhaus St. Gertrud

03.17.15 19 Seniorenhaus Maria Einsiedeln 03.17.16 33 Seniorenhaus Heilige Drei Könige 03.17.17 54 Hausgemeinschaften St. Monika 03.17.18 57 Hausgemeinschaften St. Elisabeth 03.18 Rechtsanwaltsangelegenheiten (alphabetisch / chronologisch) 03.18.1 01 Seniorenhaus St. Josef 03.18.2 02 Hausgemeinschaften St. Augustinus

03.18.3 03 Seniorenhaus St. Maria 03.18.4 04 Seniorenhaus St. Anna

03.18.5 05 Seniorenhaus Burg Ranzow 03.18.6 06 Seniorenhaus Marienheim 03.18.7 07 Seniorenhaus St. Adelheidis-Stift 03.18.8 08 Seniorenhaus Hermann-Josef-Lascheid 03.18.9 09 Seniorenhaus Serafine 03.18.10 11 Seniorenhaus St. Ritastift 03.18.11 12 Seniorenhaus Marienkloster 03.18.12 13 Seniorenhaus Christinenstift 03.18.13 14 Seniorenhaus St. Angela 03.18.14 15 Cellitinnen-Seniorenhaus St. Gertrud

03.18.15 19 Seniorenhaus Maria Einsiedeln 03.18.16 33 Seniorenhaus Heilige Drei Könige 03.18.17 54 Hausgemeinschaften St. Monika 03.18.18 57 Hausgemeinschaften St. Elisabeth 03.19 Hilfsakten Debitoren-Management (OP-Bearbeitung) (alphabetisch / chronologisch) 03.19.1 01 Seniorenhaus St. Josef

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03.19.2 02 Hausgemeinschaften St. Augustinus 03.19.3 03 Seniorenhaus St. Maria 03.19.4 04 Seniorenhaus St. Anna 03.19.5 05 Seniorenhaus Burg Ranzow 03.19.6 06 Seniorenhaus Marienheim 03.19.7 07 Seniorenhaus St. Adelheidis-Stift 03.19.8 08 Seniorenhaus Hermann-Josef-Lascheid 03.19.9 09 Seniorenhaus Serafine 03.19.10 11 Seniorenhaus St. Ritastift 03.19.11 12 Seniorenhaus Marienkloster 03.19.12 13 Seniorenhaus Christinenstift 03.19.13 14 Seniorenhaus St. Angela 03.19.14 15 Cellitinnen-Seniorenhaus St. Gertrud

03.19.15 19 Seniorenhaus Maria Einsiedeln 03.19.16 33 Seniorenhaus Heilige Drei Könige 03.19.17 54 Hausgemeinschaften St. Monika 03.19.18 57 Hausgemeinschaften St. Elisabeth 03.20 Debitoren-Buchhaltung (Umbuchungen) (alphabetisch / chronologisch) 03.20.1 01 Seniorenhaus St. Josef 03.20.2 02 Hausgemeinschaften St. Augustinus

03.20.3 03 Seniorenhaus St. Maria 03.20.4 04 Seniorenhaus St. Anna

03.20.5 05 Seniorenhaus Burg Ranzow 03.20.6 06 Seniorenhaus Marienheim 03.20.7 07 Seniorenhaus St. Adelheidis-Stift 03.20.8 08 Seniorenhaus Hermann-Josef-Lascheid 03.20.9 09 Seniorenhaus Serafine 03.20.10 11 Seniorenhaus St. Ritastift 03.20.11 12 Seniorenhaus Marienkloster 03.20.12 13 Seniorenhaus Christinenstift 03.20.13 14 Seniorenhaus St. Angela 03.20.14 15 Cellitinnen-Seniorenhaus St. Gertrud 03.20.15 19 Seniorenhaus Maria Einsiedeln

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03.20.16 33 Seniorenhaus Heilige Drei Könige 03.20.17 54 Hausgemeinschaften St. Monika 03.20.18 57 Hausgemeinschaften St. Elisabeth 03.21 Hilfsordner für Abrechnungen bei Patern und Schwestern 03.21.1 14 Seniorenhaus St. Angela

03.21.2 33 Seniorenhaus Heilige Drei Könige 03.21.3 57 Hausgemeinschaften St. Elisabeth 03.22 Hilfsordner Anleitung Jahresabschlüsse / Ertragsverprobungen für das jeweilige Geschäftsjahr 03.23 Hilfsordner Rundschreiben / Caritas / LVR (jahresweise / innerhalb des Ordners) 03.23.1 Verträge / SH-Vertrag 03.23.2 Kündigung / Schriftverkehr 03.23.3 Ausbildungsumlage 03.23.4 Sonstiges (nach Themen) 03.24 Hilfsordner für neue Einrichtungen 03.25 Hilfsordner VIVENDI

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04. Personalwesen 04.0 Mitarbeiterakten (Sortierung nach aktiv / inaktiv, Einrichtung, Alphabet) Fach 1: allgemeiner Schriftverkehr Fach 2: Verträge, Bindungsklauseln, arbeitsrechtlich relevante Sachverhalte

Fach 3: Sozialversicherung, Steuer, KZVK, Unterlagen Mutterschutz nach Beendigung Fach 4: Berufsschule, Fachseminar, Schwerbehindertenausweis, Urkunden Fach 5: Personaleinstellungsbogen, EDV-Bogen, polizeiliches Führungszeugnis, Einstellungsunterlagen, Aufstiegsfortbildungen, Förderungen nach Beendigung Fach 6: Fortbildungsnachweise

04.0.1

laufende Beschäftigungsverbote, Mutterschutzberechnungen, Schwangerschaftsbescheinigungen

04.0.2 04.0.3

laufende Förderungen, Anträge, Bescheide, Schriftverkehr

Änderungen der Personalstamm- und -bewegungsdaten

04.0.4

Anpassung Leistungszulagen (Excellisten) / Tantiemeauszahlung

04.0.5

Anforderungen Stammdatennachweise bei Mitarbeitern

04.0.6 04.0.7

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen

Übersicht Personalkostenverrechnungen

04.1 Ehrenamtliche Mitarbeiter 04.2 Schulpraktikanten / Integrationsmitarbeiter 04.3 Bundesfreiwilligendienst, Freiwilliges Soziales Jahr 04.4 Personalbeschaffung 04.4.1

Vorlage zur Stellenanzeige und Systembeschreibung

04.4.2

Korrespondenz / Veröffentlichungen (Kursnet, Carinet, Concludis und Printmedien)

04.4.3

Personaldienstleiter

04.4.4

Schriftverkehr mit Bewerbern

04.5 Verträge zur Personalgestellung 04.5.1

Kooperationsverträge (Dienstleister)

04.5.2

Kooperationsverträge mit Trägern des Freiwilligendienstes

04.5.3 Gestellungsverträge 04.6 Mitarbeitermarketing (Personalmessen, Mitarbeitervergünstigungen) 04.7 Prüfungen 04.7.1 KZVK 04.7.2 Lohnsteueraußenprüfung 04.7.2.1 01 Seniorenhaus St. Josef

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02 Hausgemeinschaften St. Augustinus 03 Seniorenhaus St. Maria 04 Seniorenhaus St. Anna 05 Seniorenhaus Burg Ranzow 06 Seniorenhaus Marienheim 07 Seniorenhaus St. Adelheidis-Stift 08 Seniorenhaus Hermann-Josef-Lascheid

04.7.2.2 04.7.2.3

04.7.2.4

04.7.2.5

04.7.2.6 04.7.2.7

04.7.2.8

04.7.2.9 09 Seniorenhaus Serafine 04.7.2.10 11 Seniorenhaus St. Ritastift 04.7.2.11 12 Seniorenhaus Marienkloster 04.7.2.12 13 Seniorenhaus Christinenstift 04.7.2.13 14 Seniorenhaus St. Angela 04.7.2.14 15 Cellitinnen-Seniorenhaus St. Gertrud 04.7.2.15 17 CIS 04.7.2.16 19 Seniorenhaus Maria Einsiedeln 04.7.2.17 33 Seniorenhaus Heilige Drei Könige 04.7.2.18 54 Hausgemeinschaften St. Monika 04.7.2.19 57 Hausgemeinschaften St. Elisabeth 04.7.2.22 St. Gertrud Seniorenhaus GmbH 04.7.2.23 46 Auxilia Ambulante Pflege GmbH 04.7.2.24 Stiftung der Cellitinnen zur hl. Maria 04.7.2.25 HSM Hospitalvereinigung St. Marien GmbH 04.7.2.26 Kloster der Cellitinnen zur hl. Maria Sozialversicherungsprüfungen einschl. Künstlersozialabgabe 04.7.3.1 Seniorenhaus GmbH 04.7.3.2 St. Gertrud Seniorenhaus GmbH 04.7.3.3 Auxilia Ambulante Pflege GmbH 04.7.3.4 Stiftung der Cellitinnen zur hl. Maria 04.7.3.5 HSM Hospitalvereinigung St. Marien GmbH 04.7.3.6 Kloster der Cellitinnen zur hl. Maria 04.7.2.20 99 Zentralverwaltung 04.7.2.21 Seniorenhaus GmbH

04.7.3

04.7.4

Krankenkasse

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04.8 LVR / KZVK / BG-Bescheide / Schwerbehindertenabgabe 04.8.1 LVR-Altenpflegeumlage, Meldungen / Bescheide 04.8.1.1 01 Seniorenhaus St. Josef 04.8.1.2 02 Hausgemeinschaften St. Augustinus 04.8.1.3 03 Seniorenhaus St. Maria 04.8.1.4 04 Seniorenhaus St. Anna 04.8.1.5 05 Seniorenhaus Burg Ranzow 04.8.1.6 06 Seniorenhaus Marienheim 04.8.1.7 07 Seniorenhaus St. Adelheidis-Stift 04.8.1.8 08 Seniorenhaus Hermann-Josef-Lascheid 04.8.1.9 09 Seniorenhaus Serafine

04.8.1.10 11 Seniorenhaus St. Ritastift 04.8.1.11 12 Seniorenhaus Marienkloster 04.8.1.12 13 Seniorenhaus Christinenstift 04.8.1.13 14 Seniorenhaus St. Angela 04.8.1.14 15 Cellitinnen-Seniorenhaus St. Gertrud 04.8.1.15 19 Seniorenhaus Maria Einsiedeln 04.8.1.16 33 Seniorenhaus Heilige Drei Könige 04.8.1.17 54 Hausgemeinschaften St. Monika 04.8.1.18 57 Hausgemeinschaften St. Elisabeth

04.8.2

KZVK (Jahresabrechnungen, Sanierungsgeld, Beitrag Ost, Änderungsmeldungen) 04.8.2.1 01 Seniorenhaus St. Josef 04.8.2.2 02 Hausgemeinschaften St. Augustinus 04.8.2.3 03 Seniorenhaus St. Maria 04.8.2.4 04 Seniorenhaus St. Anna 04.8.2.5 05 Seniorenhaus Burg Ranzow 04.8.2.6 06 Seniorenhaus Marienheim 04.8.2.7 07 Seniorenhaus St. Adelheidis-Stift 04.8.2.8 08 Seniorenhaus Hermann-Josef-Lascheid 04.8.2.9 09 Seniorenhaus Serafine

04.8.2.10 11 Seniorenhaus St. Ritastift 04.8.2.11 12 Seniorenhaus Marienkloster 04.8.2.12 13 Seniorenhaus Christinenstift

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04.8.2.13 14 Seniorenhaus St. Angela 04.8.2.14 15 Cellitinnen-Seniorenhaus St. Gertrud 04.8.2.15 17 CIS 04.8.2.16 19 Seniorenhaus Maria Einsiedeln 04.8.2.17 33 Seniorenhaus Heilige Drei Könige 04.8.2.18 54 Hausgemeinschaften St. Monika 04.8.2.19 57 Hausgemeinschaften St. Elisabeth 04.8.2.22 St. Gertrud Seniorenhaus GmbH 04.8.2.23 46 Auxilia Ambulante Pflege GmbH 04.8.2.24 Stiftung der Cellitinnen zur hl. Maria 04.8.2.25 HSM Hospitalvereinigung St. Marien GmbH 04.8.2.26 Kloster der Cellitinnen zur hl. Maria Berufsgenossenschaft (Berechnungsgrundlagen und Bescheide) 04.8.3.1 Stiftung 04.8.3.2 Seniorenhaus GmbH 04.8.3.3 St. Gertrud Seniorenhaus GmbH 04.8.3.4 Auxilia Ambulante Pflege GmbH 04.8.3.5 HSM Hospitalvereinigung St. Marien GmbH 04.8.3.6 Kloster der Cellitinnen zu hl. Maria 04.8.2.20 99 Zentralverwaltung 04.8.2.21 Seniorenhaus GmbH

04.8.3

04.8.4

Schwerbehindertenabgabe 04.8.4.1 Stiftung 04.8.4.2 Seniorenhaus GmbH

04.8.4.3 St. Gertrud Seniorenhaus GmbH 04.8.4.4 Auxilia Ambulante Pflege GmbH 04.8.4.5 HSM Hospitalvereinigung St. Marien GmbH 04.8.4.6 Kloster der Cellitinnen zu hl. Maria

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04.9 kidicap/ppay 04.9.1

Monatliche Liste

04.9.2

Magnetbandbegleitzettel

04.10 Projekte Personalwesen

04.10.1 Arbeitsgruppe HAP Personal 04.11 Betriebliches Eingliederungsmanagement (ausschließlich in Papierformat in der Einrichtung) 04.12 Mitarbeitervertretung 04.12.1 Trägerebene 04.12.2 03 Seniorenhaus St. Maria (Stiftung) 04.12.3 Seniorenhaus GmbH

04.12.3.1 01 Seniorenhaus St. Josef 04.12.3.2 04 Seniorenhaus St. Anna

04.12.3.3 05 Seniorenhaus Burg Ranzow 04.12.3.4 06 Seniorenhaus Marienheim 04.12.3.5 07 Seniorenhaus St. Adelheidis-Stift 04.12.3.6 08 Seniorenhaus Hermann-Josef-Lascheid 04.12.3.7 09 Seniorenhaus Serafine 04.12.3.8 11 Seniorenhaus St. Ritastift 04.12.3.9 12 Seniorenhaus Marienkloster 04.12.3.10 13 Seniorenhaus Christinenstift 04.12.3.11 19 Seniorenhaus Maria Einsiedeln 04.12.4.1 02 Hausgemeinschaften St. Augustinus 04.12.4.2 14 Seniorenhaus St. Angela 04.12.4.3 15 Cellitinnen-Seniorenhaus St. Gertrud 04.12.4.4 33 Seniorenhaus Heilige Drei Könige 04.12.4.5 54 Hausgemeinschaften St. Monika 04.12.4.6 57 Hausgemeinschaften St. Elisabeth

04.12.4 St. Gertrud Seniorenhaus GmbH

04.13 Arbeitsrecht

04.13.1 03 Seniorenhaus St. Maria (Stiftung) 04.13.2 Seniorenhaus GmbH

04.13.2.1 01 Seniorenhaus St. Josef 04.13.2.2 04 Seniorenhaus St. Anna

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04.13.2.3 05 Seniorenhaus Burg Ranzow 04.13.2.4 06 Seniorenhaus Marienheim 04.13.2.5 07 Seniorenhaus St. Adelheidis-Stift 04.13.2.6 08 Seniorenhaus Hermann-Josef-Lascheid 04.13.2.7 09 Seniorenhaus Serafine 04.13.2.8 11 Seniorenhaus St. Ritastift 04.13.2.9 12 Seniorenhaus Marienkloster 04.13.2.10 13 Seniorenhaus Christinenstift 04.13.2.11 19 Seniorenhaus Maria Einsiedeln 04.13.2.12 99 Zentralverwaltung 04.13.3.1 02 Hausgemeinschaften St. Augustinus 04.13.3.2 14 Seniorenhaus St. Angela 04.13.3.3 15 Cellitinnen-Seniorenhaus St. Gertrud 04.13.3.4 33 Seniorenhaus Heilige Drei Könige 04.13.3.5 54 Hausgemeinschaften St. Monika 04.13.3.6 57 Hausgemeinschaften St. Elisabeth

04.13.3 St. Gertrud Seniorenhaus GmbH

04.13.4 Auxilia Ambulante Pflege GmbH

04.14 Personalentwicklung 04.14.1 Ausbildung

04.14.1.1 stationär / teilstationär

04.14.1.1.1 Praxisanleitung

04.14.1.1.1.1 Mitarbeiter / Azubis / Praktikanten

04.14.1.2 ambulant

04.14.1.2.1 Mitarbeiter / Azubis / Praktikanten

04.14.1.2.1.1 Mitteilungen der Schulen über Außeneinsätze der Schüler

04.14.2 Personalentwicklungsklausuren 04.14.3 Traineeship 04.15 Mitarbeiterschulungen / -veranstaltungen 04.15.1 Datenschutzschulungen

04.15.2 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz 04.15.3 Präventionsordnungsschulungen 04.15.4 hausindividuelle Mitarbeiterveranstaltungen

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04.15.5 Leitungskonferenzen 04.15.6 Azubitage 04.15.7 Schulungen Personalthemen

04.15.7.1 Clinic-Planner-Schulung

04.16 Dienstpläne

04.16.1 Stunden- und Zulagenübersicht 04.16.2 Schnittstellenprotokolle an PPAY 04.16.3 Urlaubsanträge 04.16.3.1 Zentralverwaltung 04.17 Allgem. Korrespondenz und Rundschreiben 04.17.1 Caritas

04.17.2 ACU 04.17.3 VKAD 04.18 Informationen und Schriftverkehr zur Ausbildung 04.18.1 Berufsschulen 04.18.2 Fachseminare für Altenpflege 04.18.3 Landwirtschaftskammer 04.18.4 Industrie- und Handelskammer 04.19 Statistiken 04.19.1 EQisA 04.19.2 Caritasverbände 04.19.3 Pflegestatistik IT.NRW 04.19.4 Sonstige Statistiken Mitarbeiter 04.19.5 Mitarbeiterauswertungen, adhoc-Anfragen 04.20 Besprechungsprotokolle Personalabteilung 04.20.1 Abteilungsbesprechung 04.20.2 Besprechung mit angrenzenden Bereichen 04.21 PDF-Sicherungen von Lohnabrechnungsarchiv 04.22 Spezielle Personalcontrollingauswertungen (insb. Leitungskräfte und besondere Einrichtungen)

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05. Prüfungen extern 05.0.1

externe Prüfungen 05.0.1.1 Heimaufsicht

05.0.1.1.1 Abstimmungsbescheinigungen 05.0.1.1.2 Protokolle und Anordnungen, allgemeiner Schriftverkehr

05.0.1.1.3 Bewohnerstatistiken 05.0.1.1.4 Personalstatistiken 05.0.1.2 Medizinischer Dienst der Krankenkasse / Dienst der PKV 05.0.1.2.1 Leitung, Qualitätssicherung, extern 05.0.1.2.1.1 MDK-Prüfberichte / PKV-Prüfberichte 05.0.1.2.2 Vorbereitung, MDK-Begehungen / PKV-Begehungen 05.0.1.2.2.1 Qualitätsprüfungsrichtlinien des GKV Spitzenverbandes Prüfungen nach Gesetz und Verordnung 05.0.2.1 Medizinprodukt 05.0.2.2 Gesundheitsamt 05.0.2.3 jährliche Trinkwasserprotokolle/ Mikrobiologische Untersuchungen, Begehungsprotokolle vom Amt für Umwelt und Verbraucherschutz 05.0.2.4 Begehungsprotokolle der Feuerwehr 05.0.2.5 Begehungsprotokolle der Bauaufsichtsbehörde 05.0.2.6 Begehungsprotokolle des Brandschutzbeauftragten 05.0.2.7 Aktuelle Brandschutzordnung 05.0.2.8 Abnahmebescheinigungen der Wiederholungsprüfungen durch Sachverständigen 05.0.2.9 Gefährdungsbeurteilung von technischer Anlagen nach der Betriebssicherheitsverordnung

05.0.2

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06. Anlagegüter und Investitionen (Planung) 06.0 Investitionsplanungen 06.0.1

Seniorenhaus St. Maria (Stiftung)

06.0.2

Seniorenhaus GmbH

06.0.3 06.0.4

St. Gertrud Seniorenhaus GmbH

Auxilia Ambulante Pflege GmbH

06.0.5

Wohnanlage Sophienhof gGmbH

06.1 Instandhaltungsplanungen 06.1.1

Seniorenhaus St. Maria (Stiftung)

06.1.2

Seniorenhaus GmbH

06.1.3

St. Gertrud Seniorenhaus GmbH

06.1.4

Auxilia Ambulante Pflege GmbH

06.1.5

Wohnanlage Sophienhof gGmbH

06.2 Liquiditätsplanungen 06.2.1

Seniorenhaus St. Maria (Stiftung)

06.2.2

Seniorenhaus GmbH

06.2.3 06.2.4

St. Gertrud Seniorenhaus GmbH

Auxilia Ambulante Pflege GmbH

06.2.5 Wohnanlage Sophienhof gGmbH 06.3 Investitionsmaßnahmen (Instandhaltung) 06.3.1

Auxilia Ambulante Pflege GmbH 06.3.1.1 Investitionskosten 06.3.1.2 Sießegger-Kennzahlen-System 06.4 Anträge unvorhergesehene Investitionen / Instandhaltungen - jährlich nach Mandant 06.4.1 01 Seniorenhaus St. Josef 06.4.2 02 Hausgemeinschaften St. Augustinus 06.4.3 03 Seniorenhaus St. Maria 06.4.4 04 Seniorenhaus St. Anna 06.4.5 05 Seniorenhaus Burg Ranzow 06.4.6 06 Seniorenhaus Marienheim 06.4.7 07 Seniorenhaus St. Adelheidis-Stift 06.4.8 08 Seniorenhaus Hermann-Josef-Lascheid 06.4.9 09 Seniorenhaus Serafine

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06.4.10 11 Seniorenhaus St. Ritastift 06.4.11 12 Seniorenhaus Marienkloster 06.4.12 13 Seniorenhaus Christinenstift 06.4.13 14 Seniorenhaus St. Angela 06.4.14 15 Cellitinnen-Seniorenhaus St. Gertrud

06.4.15 19 Seniorenhaus Maria Einsiedeln 06.4.16 33 Seniorenhaus Heilige Drei Könige 06.4.17 54 Hausgemeinschaften St. Monika 06.4.18 57 Hausgemeinschaften St. Elisabeth 06.4.19 99 Zentralverwaltung / inkl. Immobilienverwaltungen 06.4.20 17 CIS 06.4.21 1011 Produktionsküche

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07. Controlling

07.0 Strategisches Controlling 07.0.1

Strategie und strategische Ziele 07.0.1.1 Träger (Bereich Senioren) 07.0.1.2 Region 07.0.1.2.1 Region Köln

07.0.1.2.2 Region Bonn / Kleve 07.0.1.2.3 Region Düren

07.0.1.3 Seniorenhaus

07.0.1.3.1 01 Seniorenhaus St. Josef 07.0.1.3.2 02 Hausgemeinschaften St. Augustinus

07.0.1.3.3 03 Seniorenhaus St. Maria 07.0.1.3.4 04 Seniorenhaus St. Anna

07.0.1.3.5 05 Seniorenhaus Burg Ranzow 07.0.1.3.6 06 Seniorenhaus Marienheim 07.0.1.3.7 07 Seniorenhaus St. Adelheidis-Stift 07.0.1.3.8 08 Seniorenhaus Hermann-Josef-Lascheid 07.0.1.3.9 09 Seniorenhaus Serafine 07.0.1.3.10 11 Seniorenhaus St. Ritastift 07.0.1.3.11 12 Seniorenhaus Marienkloster 07.0.1.3.12 13 Seniorenhaus Christinenstift 07.0.1.3.13 14 Seniorenhaus St. Angela 07.0.1.3.14 15 Cellitinnen-Seniorenhaus St. Gertrud 07.0.1.3.15 19 Seniorenhaus Maria Einsiedeln 07.0.1.3.16 33 Seniorenhaus Heilige Drei Könige 07.0.1.3.17 54 Hausgemeinschaften St. Monika 07.0.1.3.18 57 Hausgemeinschaften St. Elisabeth 07.0.1.3.19 99 Zentralverwaltung / inkl. Immobilienverwaltungen 07.0.1.3.20 17 CIS 07.0.1.3.21 1011 Produktionsküche

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