MANUAL GESTION DE PROYECTOS

MANUAL GESTIÓN DE PROYECTOS

Cierre:

Una vez los interesados han satisfecho o superado sus expectativas y se han aprobado los entregables, se procede al cierre ordenado del proyecto y a la transferencia formal del producto, servicio o resultado final fruto del proyecto o la fase. Por lo que respecta a los contratos que se gestionan durante el proyecto, cada vez que un proveedor cierra su proyecto, la organización ejecutora debe cerrar formalmente el contrato y así concluye la relación contractual y la responsabilidad legal de ambas partes.

Grupo de Procesos de Cierre 11.1.

Un director de proyectos se distingue de un director de servicios principalmente por una razón: Lo que gestiona, es decir, el proyecto, se termina en un momento dado. Ya desde su inicio nace con ese objetivo: concluir antes de una fecha prefijada. Además del objetivo temporal, hay otros objetivos no menos importantes, como son terminar sin exceder un presupuesto, entregando una funcionalidad determinada, consiguiendo que el producto sea “bueno” desde el punto de vista de la organización solicitante, etc., pero quizá lo más distintivo de un proyecto es que empieza y termina. Uno de los hábitos que se le pide a un director de proyectos es que comience “con el fin en la mente”. Desde el primer día del proyecto debe visualizar el destino y el camino para llegar al mismo. Nos imaginamos cómo será esa situación final en que los interesados “han alcanzado o superado sus expectativas” y queremos hacer todo lo posible para llegar a ese destino. Un director de proyectos debe reconocer que el proyecto que acaba de iniciar es una fuente de problemas que desconcertará y molestará a mucha gente que tendrá que cambiar su forma de trabajar, en el que ocurrirán muchos problemas, conflictos, crisis inesperadas; en el que su éxito dependerá de que un grupo de personas que no han trabajado juntas acaben siendo un equipo cohesionado y sinérgico; en el que los contratos que su empresa firmará con terceros para que hagan ciertas partes del proyecto podrían terminar en los tribunales, etc. Todo este “entuerto” debe deshacerlo el director del proyecto, por tanto es muy natural que se imagine ese último día en que ocurre el cierre efectivo y por fin termina todo: Ha convocado al patrocinador y un subconjunto representativo de interesados. Ha elaborado una presentación que ha ensayado a conciencia. Se ha puesto su mejor traje, ha preparado la sala, el proyector, los interesados ya han llegado, es la hora. Comienza por fin esa ceremonia llamada “presentación de fin de proyecto”, pero en su cabeza, esta presentación tiene este otro título: “Adiós, me voy”.

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