MANUAL TE GP AGILES

MANUAL GESTIÓN DE PROYECTOS ÁGILES

Qué hacer cuando la capacidad no es suficiente

La solución más inmediata que viene a nuestras cabezas cuando detectamos un cuello de botella por falta de capacidad, es aumentar en número de recursos. Es decir, si el equipo de consultores del proyecto no es capaz de cumplir plazos contratamos un consultor más. Probablemente esta sea la única opción en algunos casos, pero en la mayor parte de ellos será una opción equivocada ya que introducir un nuevo miembro en el equipo nos va conllevar un aumento de costes que tendremos que estudiar y analizar para valorar su rentabilidad (inversión vs beneficio), un proceso de selección que probablemente quite tiempo a los consultores (queremos que revisen los perfiles para buscar al mejor candidato para el proyecto) y un proceso de formación que una vez más va a quitar tiempo al equipo de consultores que está trabajando. Durante un periodo de tiempo no despreciable (en mi empresa históricamente 2 meses) el nuevo recurso quitará más tiempo del que aportará. En muchos contextos (no todos) añadir un nuevo recurso a un proyecto en marcha sólo servirá para retrasarlo todavía más. Por otro lado, somos Lean y queremos reducir el gasto y maximizar la eficiencia. Contratar nuevos recursos será nuestra última opción pero, ¿podemos mejorar el rendimiento del cuello de botella? Os propongo una serie de enfoques sistematizables que nos pueden ayudar a buscar soluciones:  Centrar el trabajo del equipo en tareas de valor añadido. En el día a día todos tenemos 3 tipos de tarea: ◦ de valor añadido (realizar la consultoría) ◦ sin valor añadido pero necesarias (maquetar los documentos) ◦ sin valor añadido e innecesarias (rellenar un parte de horas que nadie está revisando).  Para eliminar el cuello de botella, debemos favorecer que nuestro equipo se centre en las tareas de valor añadido y para ello vamos intentar eliminar las tareas innecesarias y vamos intentar apoyar al equipo en las tareas necesarias que no son de valor añadido. Por ejemplo, en la oficina de consultoría del ejemplo anterior haremos que todos puedan maquetar correctamente un documento y llevarlo a impresión y por tanto, podamos descargar de este tipo de tareas (sin valor añadido) con otros recursos más libres. ◦ Para averiguar qué tareas son de uno u otro tipo, hay 2 preguntas que debemos responder: ▪ ¿Qué tarea o responsabilidades podemos eliminar? ▪ ¿Qué tareas o responsabilidades del cuello de botella son delegables?  Automatizar tareas. Incluso dentro del proceso de generación de valor añadido realizamos muchas tareas sistemáticas que, en algunos casos, pueden ser automatizables. Analicemos con el equipo del cuello de botella su trabajo por un momento, en busca de tareas repetitivas o automatizables: Nuestros consultores realizan una serie de cálculos financieros complejos en busca de ciertos indicadores, invirtamos un poco de tiempo en automatizar las hojas de Excel. Si

231

European Open Business School