Verdt_å_vite_nr_3

NBBOs regnskapsavdeling

Årsmøte 2012 - nødvendig etterarbeid

Vi minner om at følgende må sendes oss så fort som mulig etter avholdt årsmøte:

vedtaket om telefongodtgjørelse klart må framgå av protokollen fra årsmøtet. Uten originalbilag er hele det tilkjente beløpet skattepliktig. Regulering av felleskostnadene fra 1.7.2012 For de boligselskapene som ser at det er nødvendig å regulere felleskostnadene, er det viktig at andelseierne/seksjonseierne /aksjeeierne informeres om dette på forskriftsmessig måte. Dette er styrets oppgave. Det si at alle de nevnte får en skriftlig melding med minst én måneds varsel. For regulering som iverksettes fra 1.7. 2012 må styret da sende varsel om dette i løpet av mai måned. I og med at svært mange bruker avtalegiro anbefaler vi at det i informasjonen også minnes om at den enkelte selv må informere sin bank om at trekkgrensen skal økes. Vi har stand- ardmaler for slike varslingsbrev. For at NBBO skal kunne håndtere dette forskriftsmessig, må styrene melde even- tuelle endringer til oss skriftlig innen 11.5. Kontakt gjerne selskapets forvaltning- skonsulent i NBBO i den anledning. Høstkurs 2012 Invitasjon til årets høstkurs fra fredag 2. til lørdag 3. november på Rica Havna Hotell på Tjøme vil bli sendt ut i midten av august. Det vil som vanlig være en god miks av relevant faglig påfyll, gode forelesere og hyggelig sosialt samvær.

I fjerde etasje i Nedre Torggate 5/7 holder Nedre Buskerud bolig- byggelags autoriserte regnskapsførervirksomhet til. Vi er elleve ansatte som håndterer regnskapene til ca 320 boligselskaper i nærliggende geografisk område. Det er et lovkrav at enhver som i næring påtar seg å føre regnskap for andre innehar autorisasjon som regnskapsfører eller regnskapsførerforetak. Det å være autori- sert som regnskapsførerforetak betyr at vi er underlagt tilsyn og kontroll av Finanstilsynet, som igjen medfører at vi er nøye med at lover og regler overholdes. I tillegg har vi også lovbestemt krav til årlige kurstimer innen finansregnskap, skatterett, rettslære, regnskapsførerregelverket og god regnskapsførerskikk. For våre kunder innebærer dette en garanti for et høyt faglig nivå hos den du betror dine bilag, regnskaper og økonomistyring til. Elektronisk fakturahåndtering: Etter en testperiode innførte NBBO ”styreportalen” for fullt i 2011. Styreportalen er et tilbud til alle borettslag og sameier. Mange har nå knyttet seg til denne avtalen med stor suksess. Fordelene utover fakturahåndteringen er at man også kan knytte til sitt eget e-arkiv her. Man kan hente ut regnskapsrapporter så ofte man vil for å ha status i mellom NBBO’s faste utsendelser, hente ut beboerlister og eventuelt se fakturaer på nytt ved behov. En ny stor vedlikeholdssesong er i gang og det er mange aktører i markedet. Større, kjente firmaer og mindre, ukjente firmaer. Info om MVA Mange borettslag og sameier er selv flinke til å innhente pris- tilbud på større og mindre vedlikeholdsoppdrag uten bistand/ ekstern hjelp. Kanskje søker man på nett, ser i avisenes rubrikk- annonser eller får tips gjennom bekjente. Det vi i NBBO har fått erfare ved sjekk av nye firmaer som skal inn i vårt leverandørregister, er at alle aktører ikke driver så seriøst som vi skulle ønske oss. Dette gjelder i forhold til krav om å være registrert i Enhetsregisteret i Brønnøysund, ha gyldig organisasjonsnummer, samt oppføring i MVA-registeret. Regelverket sier at alle foretak som selger varer eller tjenester for over kr. 50.000,- i løpet av en 12 mnd. periode skal være registret i MVA-registeret. De skal da innkreve MVA fra kundene sine. Foretak som ikke er MVA-registret kan ikke kreve MVA ved fakturering.

Kontaktskjema og elektronisk post Gjennom ”Kontaktskjema” i mappen til nye styremedlemmer inviteres styrelederne til å velge mellom informasjon og doku- menter fra NBBO gjennom vanlig post- gang eller elektronisk pr. e-post. Her skal det velges enten eller, de som krysser av på begge alternativer, vil håndteres som om de kun har krysset av på ”Elektronisk post,” altså motsatt av tidligere år. Dersom styreleder velger å motta informasjon og dokumenter elektronisk er det uhyre viktig at den elektroniske posten behandles på lik måte som et fysisk brev i postkassen blir behandlet. Styrehonorar og godtgjørelse for elektronisk kommunikasjon (”Telefongodtgjørelse”) Dersom én eller flere i styret skal tilkjennes skattefri Elektronisk kommunikasjon (tel- efongodtgjørelse/ bredbånd) må dette vedtas spesielt med et konkret beløp pr. person på årsmøtet. Denne godtgjørelsen gis etter følgende satser, som i all hovedsak er som følger: Ved ett abonnement er kr. 1.000,- pr. år skattefritt, de neste 4.000,- er skattepliktig. Utgifter over kr 5.000,- beskattes ikke. Ved to eller flere abonne- ment er det skattefrie beløpet fremdeles kr 1000,-, de neste kr 6.000,- er skatte- pliktig. Utgifter over kr 7.000,- beskattes ikke. Godtgjørelse kan kun kreves ved innlevering av originalfakturaer som viser forbruket det kreves refusjon for, samt at

• Protokoll fra generalforsamling/ sameiermøte i underskrevet stand. Original eller god kopi.

• Utfylt kontaktskjema med treffpunkter mot styreleder. Velg kontakt via ordinær post eller e-post. (Se også omtale i avsnittet under.) • Signert Foretaksregistermelding. Her holder det at alle faste styremedlemmer signerer på siste side, resten av utfyllingen tar vi oss av. • Utfylt og signert Godkjenningsfullmakt. • Styreprotokoll som viser at godkjen- ningsfullmaktene er styrebehandlet. • Fullmakt elektronisk oppgavelevering Merk spesielt de to sistnevnte som er nye av året. Alle disse dokumentene er overlevert styret, enten på årsmøtet, vedlagt innkallingene eller ettersendt styreleder. Disse er stiftet sammen i ett, vi ber om at dere lar stiften sitte slik at dere lettere kan være sikre på at dere har returnert alle de nødvendige dokumentene til oss i NBBO. Alle som sender inn styrehonorarskjema før 20. mai vil få honoraret på konto 31. mai. Husk å levere skattekort også!. NB! Dette forutsetter imidlertid at også protokollen fra generalforsamlingen/ sameiermøtet som viser at honoraret faktisk er vedtatt, er mottatt av oss innen den 20. samme måned.

NBBO´s regnskapsavdeling

Borettslagene og sameiene kan selv gjøre en enkel ”research” for å sjekke om formalitetene er i orden før man bestemmer seg for å inngå avtale om kjøp av varer og tjenester. Dette gjøres via internett. Det er bare noen tastetrykk unna å få sjekket. Slik gjør du: Gå inn på www.brreg.no. Sett inn organisasjonsnummer i feltet ”finn foretak”. Da skal firmanavnet komme opp. Nederst på siden skal det stå ”MVA registrert”. Skulleman ikke ha organisasjons- nummer så kan man også søke på navn eller utvide søket ytterligere til bransje, fylke, kommune osv. Finner man ikke at firmaet er MVA-registrert bør man kanskje tenke seg om før man bestiller varer eller tjenester hos disse leverandørene.

Rentesituasjonen våren 2012:

Spådommen om at Norges Bank skulle sette styringsrenten ytterligere ned i sitt marsmøte, viste seg å holde vann. Den ble redusert med 0,25 pp. Det framkommer nå tydeligere at det forventes lav rente i et lengre tidsperspektiv. Andre forhold, som den pågående økonomiske turbulensen i den vestlige økonomien, kan fremdeles endre dette. Boligselskapenes rentevilkår i DNB er ikke knyttet direkte opp mot styringsrenten, men mot den såkalte NIBOR-renten. Dette gjelder både innskudd og lån. Vi ser likevel av tabellen over at også DNB-lånene til borettslag nå er blitt 0,20 pp bil- ligere. Vi minner om at fastrentene også i DNB nå er svært gunstige, og dersom noen av boligselskapene har vurdert fastrente, det være seg i Husbanken eller DNB, vil tidspunktet kunne være svært gunstig for dette nå. DNB Rentevilkår fra 4.6. 2012 Innskudd driftskonto reguleres fortløpende etter nivået på pengemarkedsrenten gjeldende.(1 mnd. NIBOR) Pantelån borettslag inntil 60 % 3,50 % p.a. Pantelån borettslag over 60 % 3,70 % p.a. Lån til boligsameier 4,45 % p.a

April

Mai

Juni

Husbanken

Flytende rente

2,485%

2,089%

2,089%

Fast rente 3 år

2,089%

2,188%

Fast rente 5 år

2,386%

2,485%

Fast rente 10 år

2,879%

2,978%

Fast rente 20 år

3,076%

3,076%

(Kilde: www.husbanken.no)

For dere som ikke har internettilgang så bistår vi i NBBO gjerne med denne sjekken. Ta da kontakt med deres regnskapskonsulent.

Den flytende renten går markant ned fram mot sommeren. Faktisk også under det historisk lave nivået for to år siden. Fastrentene derimot, går noe opp både i april og mai. 5-års renten mest, mens 20-årsrenten flater ut i mai. Samlet sett er fastrenten likevel svært lav, noe som også gir en vis indikasjon på utviklingen framover, se også kommen- tarene i høyre spalte.

Hilsen fra regnskapskonsulentene.

5

et fagmagasin for styrer i boligselskap