67
Bijlage 4
De offerte: onderdeel van het verkoopproces
In het verkoopproces vormt de offerte vaak een cruciaal onderdeel, omdat de
offerte meestal de enige schriftelijke vastlegging van afspraken is.
De offerte is een bevestiging van de communicatie tussen toeleverancier en klant.
Een offerte kan schriftelijk, per e-mail of mondeling worden ‘afgegeven’.
(Men spreekt van een offerte doen of een offerte afgeven.)
De offerte bevat, bedrijfskundig, 4 à 5 belangrijke onderdelen:
1. Informatie
Informatie ter bevestiging aan de klant dat zijn vraag is begrepen.
Advies en beschrijving van te offreren product of producten.
2. Prijs
Opgave van prijs, prijsindicatie of prijsopbouw.
3. Levertijd
De klant houdt rekening met een opgegeven levertijd, zeker als een geoffreerd
product of dienst, onderdeel vormt van een project.
De levertijd kan immers het gehele verloop van zijn project bepalen.
4. Leveringsvoorwaarden
Kortingsstructuur, BTW en betalingscondities.
5. Eventueel aanvullende voorwaarden of afspraken
Aanvullende informatie die noodzakelijk is om het product of de dienst te
kunnen leveren.
Een offerte bestaat uit de volgende onderdelen:
• Adressering
• Inleiding/Openingstekst Pakkende openingszin en/of bedanken
voor de belangstelling
• Kern
Product/dienstbeschrijving
Prijs/leveringsvoorwaarden
• Slot
Stimuleren tot snelle reactie
Maak een offerte aan een klant altijd uniek. Ook als het een standaardofferte
betreft, kan door een goede originele opening en afsluiting de offerte persoonlijk
worden.
Adressering en namen moeten altijd correct zijn.
Houd de offerte zakelijk en beknopt en zorg dat de indeling van de verschillende
onderdelen overzichtelijk is.
Bij de productbeschrijving kunnen kleine afbeeldingen in de offerte vaak verhel-
derend werken.
