68
Wees bij het opstellen van een offerte helder en duidelijk.
Iedereen heeft een hekel aan ‘kleine lettertjes’. Ook de klant en zeker als hij later
voor verrassingen komt te staan door die ‘kleine lettertjes’.
Als bij de leveringsvoorwaarden regels staan die de klant zullen interesseren,
vermeld die dan ook apart in de offertetekst. Jouw klant zal dat waarderen omdat je
aangeeft dat je weet wat hem aanspreekt. Het zal de communicatie en daarmee de
relatie bevorderen en de kans op een opdracht vergroten.
Houd er altijd rekening mee dat de klant een offerte ook bij een andere toeleve-
rancier aanvraagt.
Meer dan één offerte
Een offerte dient vaak meer dan één keer te worden uitgebracht.
Voor een gemakkelijk standaardproduct met een standaardprijs en leveringsvoor-
waarden, volstaat vaak één offerte.
Bij gecompliceerde producten of diensten worden meerder offertes afgegeven, net
zo vaak tot volledig aan de vraag van de klant wordt voldaan en de voorwaarden
tussen leverancier en klant overeenkomen.
Voorlopige of conceptofferte
Bij producten of diensten die een onderdeel vormen van een groter geheel wil een
klant vaak al een offerte hebben voordat alle gegevens bekend zijn. Zo’n offerte kan
nodig zijn om bijvoorbeeld een projectcalculatie te maken.
De offerte die dan wordt afgegeven is een
voorlopige of conceptofferte
.
Belangrijk is dat dit voorlopige karakter in de offerte wordt aangegeven. Bij een
voorlopige offerte staat de communicatie en relatie met de klant centraal. Je wilt
duidelijk aangeven dat je begrepen hebt wat hij wil en daarop advies geven.
Deze voorlopige offerte dient dus voornamelijk om de relatie te verstevigen. Als die
relatie vertrouwen bij de klant wekt zal hij ook bij jou een definitieve offerte aanvragen.
Prijs is natuurlijk ook belangrijk, maar als geen definitieve prijs kan worden
afgegeven is het ‘prijskader’, en productbeschrijving belangrijker.
Natuurlijk geef je ook aan waarom in dat stadium nog geen definitieve prijs kan
worden gegeven.
Definitieve offerte
Bij een
definitieve offerte
zijn de prijs en de voorwaarden het belangrijkst.
Toch dient aan de vorm van de offerte ook voldoende aandacht te worden besteed.
Een definitieve offerte wordt door een klant als definitief beschouwd, ook als in de
leveringsvoorwaarden voorbehoud wordt gemaakt. Houd hier rekening mee zodat
de klant later niet teleurgesteld wordt. Uitdrukkingen zoals ‘onder voorbehoud’ en
‘vrijblijvend’ zijn daarom uit den boze.
Algemeen geldt:
Communiceer met de klant zoals je wilt dat er met jou gecommuniceerd wordt.
Dus: helder, duidelijk, netjes en persoonlijk.
