MANUAL NEUROMANAGEMENT

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b) Teléfono:  Llamadas entrantes: atenderlo muy selectivamente. Si se tiene secretaria, dar instrucciones para evitar las interrupciones constantes.  Llamadas salientes: programar las llamadas que se han de hacer durante el día y agruparlas.  Mantener un bloc y un bolígrafo junto al teléfono, para anotar llamadas pendientes de respuesta, persona ausente, etc. c) Visitas:  Programadas: calcular de antemano el tiempo que se va a dedicar y el asunto a tratar.  No programadas: si es posible, saludar a la visita de pie y establecer una cita en la agenda, argumentando que en ese momento no se dispone de tiempo y no se le puede prestar la debida atención. Si no es posible, por alguna circunstancia, acortar lo más posible la visita.  Un caso especial son aquellas personas –que suelen existir en casi todas las organizaciones- que dedican buena parte de su tiempo a ir de despacho en despacho, comentando asuntos sin importancia, con ganas de conversación, etc. En estos casos, conviene cortar cuanto antes la costumbre.

d) Reuniones:

Antes de la reunión:

 El responsable de la convocatoria debe avisar con suficiente antelación de: fecha, hora de comienzo y de finalización y asunto a tratar.  Siempre que sea posible, se enviará por adelantado la documentación a utilizar o a leer.  Un día antes se pedirá confirmación a todos los convocados.

Durante la reunión:

 Uno de los asistentes debe adoptar el rol de moderador y hacer que se siga el orden del día, y que la reunión termine a la hora prevista (nota: son excepcionales las reuniones que tienen que durar más de 60 minutos, si se llevan bien preparadas. A partir de una hora u hora y media, la atención disminuye y ese pierde efectividad. Vale más convocar una segunda reunión)  Se llamará la atención sobre las faltas de puntualidad.  El moderador u otra persona tomará notas con el fin de redactar un acta o documento resumen de la reunión y las conclusiones más importantes.

Después de la reunión

 El responsable enviará a los asistentes el acta de la reunión, convocando, si fuera necesario, una segunda reunión.

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