Club_Officers_Handbook_2016

Ruritan Club and District Officers’ Handbook Table of Contents

Club Bylaws Foundation Zone District PR Awards General

NOTE: Black tabs in the margins will help you more quickly find the sections of this combined handbook.

Meeting Procedures.............................. Inside Front Member Management System Overview & New Items........................................ 5-7 FAQ..................................................................... 8-9 Introduction Ruritan National Organization ����������������������������� 10 History...................................................................11 Purpose of Handbook...........................................11 The Ruritan Mission..............................................11 Objectives of Ruritan National ����������������������������� 12 Club Officers President, Responsibilities of ������������������������������ 13 Vice President, Responsibilities of ���������������������� 13 Secretary, Responsibilities of ������������������������������ 14 Treasurer, Responsibilities of ������������������������������ 14 Directors, Responsibilities of ������������������������������� 15 Board Agenda...................................................... 15 Appointed Officers Sgt-at-Arms��������������������������� 16 Appointed Officers Song Leader ������������������������� 16 Appointed Officers Club Reporter������������������������ 16 Appointed Officers Foundation ���������������������������� 16 Appointed Officers Chaplain�������������������������������� 16 Yearly Schedule.............................................. 17-18 Standing Committees........................................... 19 Fellowship............................................................ 19 Program and Entertainment �������������������������������� 19 Membership.................................................... 20-23 Suggested Projects.............................................. 20 Helpful Suggestions ......................................... 20 Growth and Development ����������������������������������� 21 Recruiting New Members ������������������������������������ 22 Initiation of New Members ����������������������������������� 22 Prospective Member List. .................................... 23 Finance Committee.............................................. 24 Public Relations................................................... 25 Community Service Committees ����������������������� 26 Business and Professions ����������������������������������� 27 Citizenship and Patriotism ��������������������������������� 28 Environment ........................................................ 29 Public Service...................................................... 30 Social Development............................................. 31

Zone Meeting Agenda........................................... 33 District Officers District Governor................................................... 34 Lt. District Governor .......................................... 35 Past District Governor........................................... 35 District Secretary................................................... 35 National Representative........................................ 35 District Treasurer................................................... 36 Youth Activities Coordinator �������������������������������� 36 Publicity Chair....................................................... 36 Foundation Promotion Chair ������������������������������� 36 Fundraising Chair ................................................. 36 Growth & Development Chair������������������������������� 37 Leadership Development ����������������������������������� 38 District Cabinet Duties. ......................................... 39 District Meeting Procedures ��������������������������������� 39 Combined Cabinet Meetings �������������������������������� 40 District Convention Agenda ���������������������������������� 41 District Installation Ceremony������������������������������� 41 Club Visitation by District Officers ������������������������ 42 District Finances . ................................................. 43 Income Tax Exemption.......................................... 43 IRS Tax Form 990................................................. 43 Annual Budget (R-36)........................................... 44 Annual Financial Statement (R-35) �����������������45-46 General Information Ruritan Clubs and the American Flag������������������� 47 Flag Display Etiquette........................................... 47 When to Fly the Flag at Half-Staff ������������������������ 47 Pledge................................................................... 47 Disposal of American Flags ���������������������������������� 47 Club Guide to Visitors and Protocol���������������������� 48 Protocol for Visitors............................................... 48 Introductions and Seating ������������������������������������ 48 Visits by National/District Officers������������������������� 48 Parliamentary Procedure�������������������������������������� 49 Installation of Club Officers..............................50-51 Initiation of New Club Members ��������������������������� 51 Types of Members Chart �������������������������������������� 52 Value of Ruritan Membership ������������������������������� 53

Zone Officers Zone Governor Duties.......................................... 32

Table of Contents continues on next page

3

Revised 8/2016

Made with