Excel

6

Excel in de financiële praktijk

is natuurlijk handig als er gevraagd wordt: ‘Geef de waarde van de derde kolom die bij de eerste kolomwaarde 176 past?’ Iedereen weet – en dus ook het programma – dat het antwoord Eindhoven is (afb. 1). Als je in plaats van de derde kolom zou vragen naar woonplaats en de eerste kolom Wknr noemt, dan zou de vraag veel sprekender zijn, namelijk: ‘Geef de waarde van Woonplaats die bij Wknr = 176 past?’ Dat de eerste kolom Wknr en de derde kolom Woonplaats genoemd wordt, vind je bovenaan de lijst. Daar staat hoe de kolom heet, de zogenaamde Veldnamen . De afzonderlijke onderdelen van een record, iedere cel, worden velden genoemd.

Kolommen

Veldnaam

Veld (Ieder vakje is een veld)

Regel of Record

Rijen

Afb. 1 Vertegenwoordiger.xlsx : verschillende onderdelen van een lijst

Vertegenwoordiger.xlsx is een mooie en gestructureerde lijst die gegevens van vertegenwoordigers weergeeft. Zoals je kunt zien zijn er maar een paar districten en zijn er meer vertegenwoordigers die in één district zitten. Een draaitabel maakt het mogelijk om bijvoorbeeld alle records (of regels) van één district bijeen te pakken, te groeperen, en op één regel te zetten. Voor de draaitabel is het vervolgens een peulenschil om getallen te totaliseren per district (afb. 2). In afbeelding 2 zie je de vertegenwoordigerslijst aan de linkerkant en rechts ernaast een draaitabel (voor de duidelijkheid omcirkeld). Deze draaitabel groepeert alle districten en totaliseert de Jaarsalarissen per District . De pijlen geven als voorbeeld aan welke velden uit de lijst waar naartoe gaan in de draaitabel. Je ziet dat de veldnamen in de draaitabel gebruikt worden bij het kopje Som van Jaarsalaris . Dat wordt automatisch gedaan.