Leren organiseren - Willem Visser

14

DEEL EEN ORGANISEREN , BELEID EN ORGANISATIEONTWIKKELING

1.1 Doelbepaling Bij het organiseren is allereerst een helder beeld nodig van wat men wil. Het kan verhelderend zijn het beeld en de situatie die men voor ogen heeft zo concreet en zo feitelijk mogelijk te beschrijven. De gewenste situatie is het doel, het uitgangs punt voor het denken en handelen bij de volgende stappen. Bij het organiseren van een feest zal men eerst bepalen welk type feest men voor ogen heeft: een verjaardagsfeest, een reünie, een jubileumfeest, een afstudeerfeest; het aantal mensen dat men wil uitnodigen: een klein feest voor intimi of een groot massaal feest; welke activiteiten stelt men zich voor: toespraken, receptie, sketches, muziek, dansen; worden mensen geacht zelf drank en dergelijke mee te nemen, verzorgt men zelf de catering of kan men het zich permitteren een cateringbedrijf in te schakelen; welke plaats of lokaliteit heeft men in gedachten: een kantine, een restaurant, een boot, een tuin. Hoe beter men de gewenste situatie, activiteiten of doelen voor ogen heeft des te beter is men in staat het gewenste resultaat voor te bereiden en het geheel tot een succes te maken. Dit geldt in principe voor alle te ondernemen bezigheden. Hoe duidelijker dit beeld, dit doel gesteld kan worden des te gerichter kan men naar dit doel toewerken. Bij doelen op langere termijn zal men zich tussendoelen stellen. Om een diploma te behalen zal men als tussendoel steeds een studiejaar voor ogen moeten hebben; voor elk studiejaar zijn weer andere tussendoelen te stellen zoals het behalen van tentamens of toetsen voor de afzonderlijke onderwijsactiviteiten. Veel vergaderingen, bijeenkomsten of lessen zijn te beschouwen als tussendoelen om een verder gelegen doel te realiseren. De meeste teleurstellingen en mislukkingen komen voort uit onduidelijkheid over de doelstellingen of de voorgenomen plannen. Ondoordachte plannen leiden tot vaagheid en vrijblijvendheid bij de uitvoering van die plannen. Beter is het tijd en ruimte te nemen voor de uitwerking van de ideeën. Het ontvouwen en doorspreken van de ideeën verhoogt bovendien de moti vatie, het enthousiasme en de inzet, niet alleen van zichzelf, maar ook van de ande ren die men bij de organisatie wil betrekken. Is een idee of doel vooraf niet duidelijker te stellen, maar goed genoeg om met de realisering te beginnen, dan neemt men bewust bepaalde risico’s. Verliezen of teleurstellingen zijn bij voorbaat ingecalculeerd, voorzien en daarbij hanteerbaar. Men kan op tijd ingrijpen, zo nodig de zaak afblazen en zakelijk de balans opma HET STELLEN VAN TUSSENDOELEN