Leren organiseren - Willem Visser

Wi l l em V i s se r

Leren

organiseren

samenwe r ken , managen en coachen

u i t g e v e r ij

c o u t i n h o

LEREN ORGANISEREN Samenwerken, managen en coachen

Willem Visser

Derde, herziende druk

c u i t g e v e r ij

c o u t i n h o

bussum 2008

© 1995 Uitgeverij Coutinho b.v. Alle rechten voorbehouden.

Behoudens de in of krachtens de Auteurswet van 1912 gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van reprografische verveelvoudigingen uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16h Auteurswet 1912 dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan Stichting Reprorecht (Postbus 3051, 2130 KB Hoofddorp, www.reprorecht.nl). Voor het overnemen van (een) gedeelte(n) uit deze uitgave in bloem lezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet 1912) kan men zich wenden tot Stichting PRO (Stichting Publicatie- en Reproductierechten Organisatie, Postbus 3060, 2130 KB Hoofddorp, www.cedar.nl/pro).

Eerste druk 1995 Derde, herziene druk, derde oplage 2008

Uitgeverij Coutinho Postbus 333 1400 AH Bussum info@coutinho.nl www.coutinho.nl

Omslag: Studio Pietje Precies / bno, Hilversum

Noot van de uitgever Wij hebben alle moeite gedaan om rechthebbenden van copyright te achterhalen. Personen of instanties die aanspraak maken op bepaalde rechten, wordt vriendelijk verzocht contact op te nemen met de uitgever.

ISBN 978 90 6283 330 6 NUR 800

TEN GELEIDE

Organiseren is een belangrijk onderdeel van het bestaan en agenda’s zijn onlosmakelijk ver bonden met het plannen en vormgeven van het dagelijks leven. Het managen van het dage lijks bestaan staat in het teken van het doelbewust kiezen, plannen en efficiënt omgaan met de beschikbare tijd. Aan het samenwerken, vergaderen en leidinggeven binnen een organisatie worden meer en meer eisen gesteld: concrete resultaten, zakelijke omgangsvormen en vaardigheden staan daarbij centraal. Groot voordeel van een inleiding is het naast elkaar kunnen plaatsen van onderwerpen als organiseren, samenwerken, onderhandelen, vergaderen en voorzitten, strategie en beleid, organisatieontwikkeling en die tegelijkertijd van een theoretische basis voorzien. Ontwikkelingen als het zakelijk denken, het functioneel samenwerken, het marktgericht wer ken, schaalvergroting en organisatieontwikkeling worden in hun onderlinge samenhang gepresenteerd zodat deze beter geplaatst en begrepen kunnen worden. Veel aandacht wordt besteed aan de lijnen tussen de verschillende onderwerpen, de onderlinge overeenkomsten en de onderliggende processen. Voor studenten en stagiaires zijn de onderwerpen die belangrijk zijn voor de inwerkperiode en voor een eerste oriëntatie opgenomen: het organiseren van activiteiten, de diverse taak verdelingen binnen een team, de structuur van de organisatie, het samenwerken, het onder handelen, het vergaderen en het leidinggeven. De oefeningen die tijdens de les in kleine groepen verricht kunnen worden, zijn gericht op veelvoorkomende praktijksituaties. Door middel van praktijkopdrachten worden studenten aangezet de eigen stage- of praktijksitua tie te onderzoeken en uit te werken. Organisatievoorbeelden uit de praktijk van het dagelijks leven zoals het organiseren van feesten, het verdelen van taken in het huishouden en het samenwerken bij het verhuizen worden als basis genomen om algemene principes van het organiseren en de organisatie kunde aan te geven. De lezer wordt op deze manier meegenomen van eenvoudige organisa tieprincipes tot meer ingewikkelde organisatorische vraagstukken. Studenten maken deel uit van veelal grote en complexe onderwijsinstellingen. De organisa tie en werkwijzen van deze onderwijsinstellingen zijn daarom in de uitwerkingen en oefe ningen opgenomen. Met deze inleiding is de student in staat de meer specifieke lesprogramma’s of modulen in de organisatiekunde in een kader te plaatsen. Deze inleiding is daarmee geschikt voor de eerste studiejaren van het hoger beroepsonder wijs. Het boek bestaat uit twee delen. In het eerste deel komen de principes van het organiseren, de organisatie en het beleid aan de orde: het stellen van doelen, het opzetten en plannen van activiteiten, het verdelen van taken en het coördineren. Vervolgens wordt de organisa tieontwikkeling nader uitgewerkt. De groei van kleine, eenvoudige organisatorische instellin gen tot ingewikkelde en professionele organisaties en de omvorming van grote, centralisti sche organisaties tot flexibele, gedecentraliseerde en marktgerichte eenheden. Lijn-staforga nisaties en professionele organisatievormen komen daarbij uitvoerig aan de orde. Ten slotte

komen de stromingen en benaderingen binnen de organisatiekunde aan bod, waarbij verwe zen wordt naar eerder genoemde aspecten en ontwikkelingen.

In het tweede deel wordt ingegaan op de processen, vaardigheden en competenties binnen organisaties: het samenwerken binnen een organisatie, het onderhandelen, het overleggen en vergaderen, het leidinggeven en het besturen. Deel I leent zich goed voor het werken in kleine groepen aan de opdrachten die aan het eind van elk hoofdstuk gegeven worden. Deel II kan door de nadruk op rollenspelen, het oefenen in samenwerken, onderhandelen en voorzitten als een training in organisatorische vaardig heden gebruikt worden. In deze inleiding worden de opvattingen en theorieën van Mastenbroek, Mintzberg, Kapteyn en anderen weergegeven. Om de leesbaarheid te vergroten zijn noten en verwijzingen ver meden. Het boek is geschreven in de hij-vorm. Het spreekt vanzelf dat daarmee evenzeer de zij-vorm bedoeld is. Bij het schrijven van de inleiding heb ik veel profijt gehad van de kritische opmerkingen en bijdragen van: Jan Beverdam, Henk van den Brink, Sjoerd van Meeteren, Eveline Gommers en Tonnie Huibers. In het bijzonder dank ik Renske Tinga van de Hogeschool Nijmegen voor haar zeer uitvoeri ge adviezen die de kwaliteit van het boek verbeterd hebben. Veel studenten zijn me behulp zaam geweest bij het schrijven. Hun soms doordringende vragen dwongen me tot het ver helderen van organisatorische principes en het aangeven van praktische voorbeelden.

Willem Visser, Amsterdam januari 1995

VOORWOORD BIJ DE DERDE , HERZIENE DRUK

De gehele tekst is grondig herzien, strakker opgezet en aangepast aan de nieuwe ontwikke lingen. Projectmatig werken, projectmanagement, strategisch management, timemanage ment, zelfsturende teams, coachen en competentieleren komen uitgebreid aan bod. Verschillen in de dienstverlening in de profit en non-profitsector zijn grotendeels verdwenen zodat deze tweedeling in de tekst minder geaccentueerd wordt. Radha Chierkoet, Joop Kamer, Dick Lammers, Diana Landhuis, Jan Oosting, Sijtze de Roos, Jean Baptiste Segond von Banchet, Marijke Sybesma en Marianne Walhout zijn mij erg behulpzaam geweest met adviezen en suggesties voor onderwerpen en literatuur. Ron van Gelderen en Carien Overdijk ben ik zeer erkentelijk voor hun boekbesprekingen in de Volkskrant . Daarmee boden zij mij een goed inzicht in de ontwikkelingen in de manage mentliteratuur.

Willem Visser, Amsterdam mei 2002

7

LEREN ORGANISEREN

INHOUD

Deel I Organiseren, beleid, organisatieontwikkeling 11

1

Organiseren 13 Inleiding 13

1.1 Doelbepaling 14 1.2 Taakverdeling 15 1.3 Planning 16 1.4 Uitvoering werkzaamheden 20 1.5 Improviseren 20 1.6 Coördinatie en controle 21 1.7 Evaluatie 21 1.8 Standaardisering 23 1.9 Management 25 1.10 Samenvatting en begrippen 29 1.11 Competentieleren 30 1.12 Oefening en praktijkopdrachten 32 2.1 Beleid en strategie 36 2.2 Strategisch marktbeleid 40 2.3 Marketingbeleid en doelgroepenbeleid 44 2.4 Fasen in de beleidsvorming 46 2.5 Samenvatting en begrippen 48 2.6 Competentieleren 50 2.7 Oefeningen en praktijkopdrachten 51 2 Organisatie, strategie en beleid 35 Inleiding 35

3 Taakverdelingen 55 Inleiding 55 3.1 Taakspecialisatie 55 3.2 Activiteiten, taken, functies, competenties en professies 64 3.3 Cultuurverschillen 69 3.4 Samenvatting en begrippen 70 3.5 Competentieleren 71 3.6 Oefening en praktijkopdrachten 72

4 Coördineren 75 Inleiding 75 4.1 Coördinatie door onderlinge afstemming 76 4.2 Coördinatie door direct toezicht 77

4.3 Coördinatie door standaardisering van werkprocessen 78 4.4 Coördinatie door standaardisering van resultaten 78 4.5 Coördinatie door standaardisering van kennis en vaardigheden 79

8

LEREN ORGANISEREN

4.6 4.7 4.8

Samenvatting en begrippen 80

Competentieleren 81 Praktijkopdrachten 82

5

Organisatieontwikkeling 83 Inleiding 83 Functionele indelingen (F) 84

5.1 5.2 5.3 5.4

Marktgeoriënteerde indelingen (M) 88

Samenvatting 91

Oefeningen en praktijkopdrachten 92

6

Verticale taakspecialisatie 95 Inleiding 95

6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9

Lijnorganisatie 96

Lijn-staforganisatie 97

Functionele staf-lijnorganisatie 97

Managementoverleg 101

Matrix- en netwerkorganisatie 102

Projectorganisatie 103

Platte organisatiestructuur 105

Samenvatting 105

Oefening en praktijkopdracht 106

7

De professionele organisatie 109 Inleiding 109 Organisatietypen volgens Mintzberg 109

7.1 7.2 7.3 7.4

De professionele bureaucratie volgens Mintzberg 112

De positie van de professional 116 Oefening en praktijkopdrachten 118

8

Stromingen en benaderingen in de organisatiekunde

121

Inleiding 121

8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6

Bureaucratie 121

Scientific management 122 Human relations 123 Human resources 124 Contingentietheorie 125 Praktijkopdrachten 125

Deel II Samenwerken, onderhandelen, vergaderen, leidinggeven, besturen, coachen 127 Inleiding 129

9

Samenwerken in teams 133 Inleiding 133

9

LEREN ORGANISEREN

9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7

Fasen in het samenwerken 136

Kenmerken samenwerkingsverbanden 139 Spanningen in het samenwerken 144

Conflicthantering 147 Samenvatting 150 Competentieleren 151

Oefeningen en praktijkopdrachten 153

10 Onderhandelen 157 Inleiding 157 10.1 Fasen in het onderhandelingsproces 158 10.2 Onderhandelingsstijlen 164 10.3 Samenvatting 166 10.4 Competentieleren 166 10.5 Oefeningen en praktijkopdrachten 168

11 Overleggen en vergaderen 171 Inleiding 171 11.1 Het voorbereiden en agenderen van vergaderingen 172

11.2 Fasen in het vergaderen 177 11.3 Samenvatting vergaderen 183 11.4 Het voorzitten 183 11.5 Samenvatting voorzitten 186

11.6 Verslag en notulen 187 11.7 Competentieleren 188 11.8 Oefeningen en praktijkopdrachten 191

12

Leidinggeven, besturen en coachen 195 Inleiding 195

12.1 Niveaus van leidinggeven 197 12.2 Omgaan met machtsverschillen 203 12.3 Stijlen van leidinggeven en management 205 12.4 Coachen 207

12.5 Zelfmanagement 216 12.6 Competentieleren 218 12.7 Praktijkopdrachten 220

Bijlage: leesvragen 223

Literatuur 233

Register 237

deel 1

organiseren beleid organisatieontwikkeling

13

1

Organiseren

INLEIDING

In het dagelijks leven zijn mensen vrijwel onafgebroken bezig met het regelen van zaken, het op touw zetten van evenementen, het verwezenlijken van bepaalde doel stellingen of het behalen van successen. Het moderne leven stelt steeds meer eisen aan mensen in het managen van het eigen leven, het werk of de stage, een oplei ding of cursus, de huishouding, relaties en sociale contacten, sport, hobby’s, het uitgaansleven. Om zoveel doelstellingen tegelijkertijd te verwezenlijken zal heel wat georganiseerd of geregeld worden en zullen agenda’s een belangrijk onderdeel van het sociale leven uitmaken. In dit hoofdstuk zullen we de elementaire beginselen van het organiseren aangeven aan de hand van een voorbeeld over het organiseren van een feest. In de volgende hoofdstukken worden de werking en de grondbeginselen van organisaties uitge werkt. Bij het organiseren kunnen we acht aspecten onderscheiden: 1 doelbepaling: het aangeven of het stellen van doelen; 2 taakverdeling: het maken van een overzicht aan middelen, activiteiten en taken, en het verdelen van de taken; 3 planning: het aangeven van een tijdsplanning voor de te ondernemen activitei ten; 4 uitvoering van de werkzaamheden; 5 improviseren; 6 coördinatie en controle van de werkzaamheden; 7 evaluatie; 8 standaardiseren. Vervolgens gaan we nader in op het managen van activiteiten waarbij we de nadruk leggen op doelmatig, efficiënt en resultaatgericht werken en de toepassingen of uitwerkingen daarvan zoals timemanagement en projectmanagement.

14

DEEL EEN ORGANISEREN , BELEID EN ORGANISATIEONTWIKKELING

1.1 Doelbepaling Bij het organiseren is allereerst een helder beeld nodig van wat men wil. Het kan verhelderend zijn het beeld en de situatie die men voor ogen heeft zo concreet en zo feitelijk mogelijk te beschrijven. De gewenste situatie is het doel, het uitgangs punt voor het denken en handelen bij de volgende stappen. Bij het organiseren van een feest zal men eerst bepalen welk type feest men voor ogen heeft: een verjaardagsfeest, een reünie, een jubileumfeest, een afstudeerfeest; het aantal mensen dat men wil uitnodigen: een klein feest voor intimi of een groot massaal feest; welke activiteiten stelt men zich voor: toespraken, receptie, sketches, muziek, dansen; worden mensen geacht zelf drank en dergelijke mee te nemen, verzorgt men zelf de catering of kan men het zich permitteren een cateringbedrijf in te schakelen; welke plaats of lokaliteit heeft men in gedachten: een kantine, een restaurant, een boot, een tuin. Hoe beter men de gewenste situatie, activiteiten of doelen voor ogen heeft des te beter is men in staat het gewenste resultaat voor te bereiden en het geheel tot een succes te maken. Dit geldt in principe voor alle te ondernemen bezigheden. Hoe duidelijker dit beeld, dit doel gesteld kan worden des te gerichter kan men naar dit doel toewerken. Bij doelen op langere termijn zal men zich tussendoelen stellen. Om een diploma te behalen zal men als tussendoel steeds een studiejaar voor ogen moeten hebben; voor elk studiejaar zijn weer andere tussendoelen te stellen zoals het behalen van tentamens of toetsen voor de afzonderlijke onderwijsactiviteiten. Veel vergaderingen, bijeenkomsten of lessen zijn te beschouwen als tussendoelen om een verder gelegen doel te realiseren. De meeste teleurstellingen en mislukkingen komen voort uit onduidelijkheid over de doelstellingen of de voorgenomen plannen. Ondoordachte plannen leiden tot vaagheid en vrijblijvendheid bij de uitvoering van die plannen. Beter is het tijd en ruimte te nemen voor de uitwerking van de ideeën. Het ontvouwen en doorspreken van de ideeën verhoogt bovendien de moti vatie, het enthousiasme en de inzet, niet alleen van zichzelf, maar ook van de ande ren die men bij de organisatie wil betrekken. Is een idee of doel vooraf niet duidelijker te stellen, maar goed genoeg om met de realisering te beginnen, dan neemt men bewust bepaalde risico’s. Verliezen of teleurstellingen zijn bij voorbaat ingecalculeerd, voorzien en daarbij hanteerbaar. Men kan op tijd ingrijpen, zo nodig de zaak afblazen en zakelijk de balans opma HET STELLEN VAN TUSSENDOELEN

1

15

ORGANISEREN

ken. Het leerrendement is in een dergelijk geval veel groter dan wanneer men zaken in het vage of op hun beloop laat.

Taakverdeling

1.2

MIDDELEN EN ACTIVITEITEN

Als het gewenste doel duidelijk is, kan men inventariseren welke middelen en acti viteiten nodig zijn om dat te bereiken. Bij het organiseren van een feest zijn de middelen bijvoorbeeld: de hoeveelheid geld die beschikbaar is; de diverse drankjes en hapjes;

de aankleding, versiering van de ruimte; de muziek, een bandje, geluidsapparatuur; de uitnodigingen.

De activiteiten kunnen de volgende zijn: het sponsoren van het feest door familieleden, bevriende relaties, bedrijven, (feest)commissies; het inslaan van de drankjes en hapjes; het versieren van de feestruimte; het kiezen, benaderen en verder regelen van de band; de keuze van de uitnodigingskaart en de verzending ervan. Bij kleine feesten kan men alle activiteiten zelf doen. Bij een groter feest zal men de hulp van anderen vragen en deze bij de organisatie betrekken. In de praktijk zal men de verschillende activiteiten samen met anderen verrichten. Het gezelligheidsaspect speelt hierbij een grote rol. Je bent samen bezig en tussendoor kunnen verschillende zaken doorgesproken worden: welke dranken en hapjes neem je, wie nodig je uit en welke muziek wordt gedraaid? Je weet doorgaans met wie je welke activiteiten het best kunt verrichten. De één heeft meer ervaring op het ene terrein, de ander heeft meer affiniteit op een ander gebied. De volgende stap is het verdelen van de diverse taken of delegeren van de acti viteiten. De een verzorgt de drank, de ander de muziek en weer een ander regelt de ruimte. Bij het uitbesteden of delegeren van de taken is het van belang erop toe te zien dat de uitvoering ervan in goede handen is, dat er duidelijke afspraken gemaakt worden over de hoogte van de uitgaven (het budget) en over de uiteindelijke keuze van de middelen zoals de keuze van de band of de diskjockey. Belangrijke beslis singen worden niet uit handen gegeven. DELEGEREN