- 58 -
GELD
De projectbegroting wordt in overleg met de opdrachtgever vastgelegd
naar aanleiding van gecalculeerde kostenspecificaties. De specificatie van
de begroting wordt in beheersbare delen (kostenposten) opgesplitst. Zo kan onderscheid
worden gemaakt tussen bijvoorbeeld kosten van werkuren, reiskosten, transportkosten,
overheadkosten, producten, mogelijk variabele kosten etc. De begroting dient te worden
bewaakt per fase en per kostenpost. Per fase dient te worden vastgelegd wat de begroting
was, welk deel van de begroting is gebruikt en welk deel nog beschikbaar is. Afwijkingen op
onderdelen worden vertaald in de gevolgen voor de totale begroting van het project.
Bijvoorbeeld meer gewerkte uren betekenen dat de begroting van het totale project zal
worden overschreden. Afwijkingen op de begroting dienen altijd te worden gerapporteerd in
het fasedocument en aan de opdrachtgever te worden gecommuniceerd. Ook als de
afwijkingen kunnen worden gecorrigeerd.
KWALITEIT
Een project dient kwalitatief goed te worden uitgevoerd. Voor een
technisch product is dat goed aan te geven, immers: een technisch
product moet aan de specificatie en eventuele normen voldoen. Ander kwaliteitsaspecten
zijn o.a. het strikt volgen van een projectmanagementmethode met vaste rapportage-
structuur per fase. Ook projectmedewerkers dienen aan kwalificaties te voldoen wat kennis
en opleidingsniveau betreft. Denk daarbij ook aan VCA-certificaten. Toeleverende bedrijven
hebben hun processen vaak vastgelegd in kwaliteitssystemen zoals ISO. Het kan bij het
uitvoeren van projecten voorkomen dat de opdrachtgever eist dat uitsluitend bedrijven met
een ISO-certificering als toeleverancier mogen optreden.
INFORMATIE
Goede communicatie is van cruciaal belang voor het slagen van een
project. Alle projectdeelnemers dienen geïnformeerd te zijn over de
inhoud van hun werkzaamheden voor het project. Bij aanvang wordt daarom een
communicatieplanning of -schema van een project gemaakt. Hierin wordt vastgelegd
wanneer de projectvergaderingen zijn, welk ander overleg er wanneer plaatsvindt en wie bij
de verschillende vergaderingen aanwezig horen te zijn. Ook dient vastgelegd te worden wie
er met wie communiceert en waarover. Zo zal de projectleider de communicatie naar de
opdrachtgever voor zijn rekening nemen en zullen de andere projectdeelnemers de
projectleider van informatie voorzien. Vaak worden deze communicatielijnen vastgelegd in
het organigram van de projectorganisatie.
ORGANISATIE
Een goede organisatie van een project begint bij het maken van een
project-organigram. In dit organigram staan de projectleider, de
projectdeelnemers, de opdrachtgever en eventuele toeleveranciers. Ook worden het
projectdoel en de te hanteren project-managementmethode vastgelegd (bijvoorbeeld de 7-
fasen-methode) en wordt het format van de fase- en beslisdocumenten ontworpen. In dit
format staat precies hoe het fase- en beslisdocument is opgebouwd en hoe het moet
worden ingevuld. Het (hoofd)projectdoel is een rode draad door het hele project. In de
fasedocumenten wordt steeds het hoofddoel van het project aangegeven, een eventueel
bijgesteld doel en de doelstelling per fase. De projectleider bewaakt het hoofddoel bij de
uitvoering van het project. Als de opdrachtgever wijzigingen wil aanbrengen in dit hoofddoel
vertaalt de projectleider dat in consequenties voor de begroting en de planning. Hij
rapporteert dit vervolgens aan de opdrachtgever. Als door andere invloeden afwijkingen in
het hoofddoel dreigen te ontstaan, stuurt de projectleider waar nodig bij. Ook dat
rapporteert hij zonodig aan de opdrachtgever.
