- 60 -
Houd de offerte zakelijk en beknopt en zorg dat de indeling van de verschillende onderdelen
overzichtelijk is.
Bij de productbeschrijving kunnen kleine afbeeldingen in de offerte vaak verhelderend
werken.
Als de productbeschrijving meer dat 2 pagina’s beslaat, is het beter om die uitgebreide
details als bijlage aan de offerte toe te voegen.
De hoofdthema’s worden wel aangegeven in de offerte met een verwijzing naar de bijlage.
Ieder bedrijf kent leverings- en betalingsvoorwaarden
Wees bij het opstellen van een offerte helder en duidelijk. Iedereen heeft een hekel aan
‘kleine lettertjes’. Dus ook de klant en zeker als hij daardoor later voor verrassingen komt te
staan.
Voeg de leveringsvoorwaarden altijd toe aan de offerte of verwijs naar de plaats waar deze
leveringsvoorwaarden te vinden zijn (website of Kamer van Koophandel).
Als bij de leveringsvoorwaarden regels staan die de klant zullen interesseren, vermeld die
dan ook apart in de offerte. Zo vermeld je in de offerte ook altijd de betalingsvoorwaarden
(betalingscondities). Jouw klant zal dat waarderen, omdat je aangeeft dat je weet wat hem
aanspreekt. Het zal de communicatie en daarmee de relatie bevorderen en de kans op een
opdracht vergroten.
Houd er altijd rekening mee dat de klant een offerte ook bij een andere toeleverancier
aanvraagt.
Meer dan één offerte
Een offerte dient vaak meer dan één keer te worden gedaan.
Voor een gemakkelijk standaardproduct met een standaardprijs en leveringsvoorwaarden,
volstaat vaak één offerte.
Bij gecompliceerde producten of diensten worden meerder offertes afgegeven, net zo vaak
tot volledig aan de vraag van de klant wordt voldaan en de voorwaarden tussen leverancier
en klant overeenkomen.
Voorlopige of conceptofferte
Bij producten of diensten die een onderdeel vormen van een groter geheel wil een klant vaak
al een offerte hebben voordat alle gegevens bekend zijn. Zo’n offerte kan nodig zijn om
bijvoorbeeld een projectcalculatie te maken.
De offerte die dan wordt afgegeven is een
voorlopige of conceptofferte
.
Belangrijk is dat dit voorlopige karakter in de offerte wordt aangegeven.
Bij een voorlopige offerte staat de communicatie en relatie met de klant centraal.
Je wilt duidelijk aangeven dat je begrepen hebt wat hij wil en daarop advies geven.
Deze voorlopige offerte dient dus voornamelijk om de relatie te verstevigen.
Als die relatie vertrouwen bij de klant wekt, zal hij ook bij jou een definitieve offerte
aanvragen.
Prijs is natuurlijk ook belangrijk, maar als er nog geen definitieve prijs kan worden afgegeven
is het ‘prijskader’ en productbeschrijving belangrijker.
Natuurlijk geef je ook aan waarom in dat stadium nog geen definitieve prijs kan worden
gegeven.
Definitieve offerte
Bij een
definitieve offerte
zijn de prijs en de voorwaarden het belangrijkst.
Toch dient aan de vorm van de offerte voldoende aandacht te worden besteed.
Een definitieve offerte wordt door een klant als definitief beschouwd. Houd hier rekening mee
zodat de klant later niet teleurgesteld wordt. Uitdrukkingen zoals ‘onder voorbehoud’ en
‘vrijblijvend’ zijn daarom uit den boze.
Algemeen geldt:
Communiceer met de klant zoals je wilt dat er met jou gecommuniceerd wordt.
Dus: helder, duidelijk, netjes en persoonlijk, zonder addertjes onder het gras.
