- 59 -
Bijlage 3
De offerte als onderdeel van het verkoopproces
De offerte vormt vaak een cruciaal onderdeel van het
verkoopproces omdat de offerte meestal de enige schriftelijke
vastlegging van afspraken is.
De offerte is een bevestiging van de communicatie tussen
toeleverancier en klant.
Net zoals je je netjes kleedt voor een gesprek met de klant, moet een offerte er ook netjes
uitzien en bovendien overzichtelijk en professioneel.
Het is immers jouw visitekaartje aan de klant.
Een offerte kan schriftelijk, per e-mail of mondeling worden ‘afgegeven’.
(Een offerte wordt ‘gedaan’ of ‘afgegeven’.)
Als een offerte per e-mail wordt afgegeven voeg je de offerte als bijlage aan de mail toe. In
het gewone (outlook) veld kun je de lay-out minder goed weergeven, maar in de bijlage kun
je de lay-out van het briefpapier gebruiken in een Word- of PDF-document.
Het is verstandig om een mondeling afgegeven offerte altijd schriftelijk te bevestigen.
Hierdoor voorkom je misverstanden.
Taalkundig, bedrijfskundig en inhoudelijk (Techniek) dient een offerte er ‘gelikt’ uit te zien en
geen fouten te bevatten.
De meest logische opbouw van een offerte is als volgt:
1. Bedrijfslogo
2. Adressering klant
3. Plaatsnaam, datum
Zeewolde, 16 december 2009
4. Betreftregel
Betreft: offerte nr.2034
5. Aanhef
Geachte heer, mevrouw…
6. Inleiding/Openingstekst
Pakkende openingszin en/of bedanken voor de belangstelling: eventueel
refereren aan het prettige gesprek
7. Kern
•
Informatie
Informatie ter bevestiging aan de klant dat zijn vraag is begrepen.
Advies en beschrijving van te offreren product of producten
•
Prijs
Opgave van prijs, prijsindicatie of prijsopbouw
•
Levertijd
De klant houdt rekening met een opgegeven levertijd, zeker als een geoffreerd
product of dienst onderdeel vormt van een project
De levertijd kan immers het gehele verloop van zijn project bepalen
•
Leveringsvoorwaarden
Kortingstructuur, BTW en betalingscondities (betalingsvoorwaarden)
•
Eventueel aanvullende voorwaarden of afspraken
Aanvullende informatie die noodzakelijk is om het product of de dienst te
kunnen leveren
8. Slot
Stimuleren tot snelle reactie en schrijf een passende slotzin.
Maak een offerte aan een klant altijd uniek. Ook als het een standaard offerte betreft, kan
door een goede, originele opening en afsluiting de offerte persoonlijk worden. De klant moet
zich aangesproken voelen. In de afsluiting nodig je uit tot een reactie.
Adressering en namen moeten altijd correct zijn.
