LSV-Sportforum

SERVICE

Eine echte E-Rechnung ist ein elektro nisches Dokument in einem struktu rierten, maschinenlesbaren Format (z. B. XRechnung, ZUGFeRD-Profil für E-Rechnungen), das automatisiert von Buchhaltungs- oder ERP-Systemen verarbeitet werden kann. Mit dem 1. Januar 2027 endet eine zentrale Übergangsphase. Als wesent liche Auswirkungen werden die Vereine einen deutlichen Anstieg von E-Rech nungen im Posteingang spüren; es be steht die Pflicht zur Annahme von E Rechnungen. Somit werden geeignete technische und organisatorische Pro zesse benötigt, um E-Rechnungen zu empfangen, zu prüfen und zu archi vieren. Die Pflicht zur Erstellung von E-Rech nungen wird für viele Vereine aufgrund der Umsatzgrenzen von 800.000 Euro Jahresumsatz erst zum 1. Januar 2028 greifen. Diese Übergangsfrist verleitet leicht dazu, das Thema vor sich herzu schieben. Gleichzeitig werden aber die Geschäftspartner früher oder später

E-Rechnungen verlangen oder selbst nur noch E-Rechnungen akzeptieren.

Mit der E-Rechnung wird ein Punkt noch wichtiger, der ohnehin schon galt: die ordnungsgemäße Archivierung der Originalrechnungen, denn eine E-Rechnung ist im Kern ein Datensatz, so dass ein Ausdruck auf Papier nicht das Original darstellt. Dieses kann durch eine revisions sichere Mail-Archivierung oder durch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das E-Rechnungen strukturiert ablegt, erfolgen. Die E-Rechnungspflicht ist zunächst eine rechtliche Vorgabe. Für Vereine kann sie aber auch eine Chance zur Modernisierung sein. Wer diese Schritte frühzeitig angeht, reduziert Risiken, erhöht Transparenz, steigert die Effizienz der Prozesse und macht den Verein organisatorisch zukunfts fähig – weit über 2027 hinaus. Jetzt Grundlagen schaffen – für 2027 und darüber hinaus!

Die wichtigste Botschaft: Auch wenn Ihr Verein für die Ausgangsrechnungen eventuell noch etwas Zeit hat, betrifft die Entwicklung beim Eingang von Rechnungen Sie praktisch sofort zum Ende der Übergangsfrist. Das ist der Hebel, an dem Sie jetzt ansetzen sollten. Ein klar definierter, möglichst zentraler Eingangskanal verhindert, dass Rech nungen auf privaten E-Mail-Konten einzelner Ehrenamtlicher „versanden“. Die technische Verarbeitung ist sicher zustellen, so dass eine manuelle Erfassung reduziert, Fehlerquoten gesenkt und Verantwortlichkeiten durch einen Prüf- und Freigabepro zess klar geregelt sind, so dass auch Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleistet sind und die Zusammen arbeit mit der Buchhaltung und Steuerkanzleien medienbruchfrei in einer digitalen Kette erfolgen kann.

Steffen Uliczka

vr-sh.de

vr-sh.de

Das eigene Ding muss man nicht alleine machen.

Die großen Aufgaben unserer Zeit lösen wir nur zusammen. Deshalb entscheiden wir mit unseren Mitgliedern gemeinsam, wie wir als Bank handeln. Und obwohl diese Idee schon mehr als 170 Jahre alt ist, könnte sie kaum moderner sein.

38

SPORTFORUM NR. 231 | JULI/AUGUST 2026