LSV-Sportforum

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Informationen zum Datenschutz, Teil 64 MITGLIED VERLÄSST DEN VEREIN: EINTRITT IST EINFACH – AUSTRITT IST HEIKEL Mit seiner fortlaufenden Serie zum komplexen und wichtigen Thema Daten schutz möchte der Landessportverband Schleswig-Holstein (LSV) seinen Mitgliedern eine wertvolle Hilfestellung bieten und nützliche Informationen für die Praxis liefern. Dabei stehen häufig in der Vereins- und Verbandsarbeit auftretende Fragen im Fokus. Im Auftrag des LSV-Datenschutzbeauftragten Dr. Michael Foth nehmen Expert*innen der IBS data protection services and consulting GmbH zu verschiedenen Themen Stellung und liefern auch Bei spiele und Handlungsempfehlungen, um ein bisschen „Licht ins Dunkel“ zu bringen. Diesmal geht es darum, welche Daten ehemaliger Mitglieder weiter gespeichert werden dürfen und welche gelöscht werden müssen.

nicht weiter aktiv genutzt werden. Ehemalige Mitglieder dürfen also nicht weiter Newsletter oder allgemeine Rundmails erhalten, nur weil ihre Daten noch in der Buchhaltung vorhanden sind. Auch Unterlagen zu Konflikten, Ordnungsverfahren, Ausschlüssen oder Schadenersatz forderungen dürfen aufbewahrt werden, solange sie für Rechtsver teidigung oder Anspruchsdurch- setzung erforderlich sind. Nach Abschluss des Vorgangs sollte erneut geprüft werden, ob die Speicherung noch verhältnismäßig ist. Website, Social Media und Vereins chronik Aktuelle Außendarstellungen müssen bereinigt werden. Wer ausgetreten ist, darf nicht weiter als aktuelles Mit glied, Trainerin, Ansprechperson oder Teil des aktiven Kaders erscheinen. Auch private Kontaktdaten ehemali ger Verantwortlicher müssen von Website, Aushängen und aus den Social Media entfernt werden. Anders können abgeschlossene Ereignisse bewertet werden. Mannschaftsfotos, Spielberichte oder Torschützenlisten aus vergangenen Saisons dürfen häufig als Teil der Vereinschronik

Dann dürfen die hierfür erforderlichen Daten weiter gespeichert werden – aber nur in dem Umfang, der zur Klärung oder Durchsetzung nötig ist.

Der Beitritt in einen Verein ist schnell erledigt: Antrag ausfüllen, Beitrag einziehen, fertig. Schwieriger wird es beim Austritt oder Ausschluss. Dann stellt sich die Frage: Welche Daten ehemaliger Mitglieder dürfen weiter gespeichert werden – und was muss gelöscht werden? Ein pauschales „alles löschen“ oder „alles behalten“ gibt es nicht. Entscheidend ist immer der Zweck, für den die Daten erhoben wurden. Viele Vereine speichern Stammdaten, Kontaktdaten, Bankver bindungen, Beitragsinformationen, Anwesenheitslisten, Einsatz- und Spielberichte, Fotos, Namensnennun gen auf Website oder Social Media sowie teils Gesundheits- und Notfall informationen. Auch interne Notizen zu Konflikten oder Ordnungsverfah ren können vorhanden sein. Beim Austritt müssen diese Datenkatego rien einzeln geprüft werden. Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie ihr ursprünglicher Zweck besteht. Fällt dieser weg, sind sie grund sätzlich zu löschen. Private Telefon nummern oder E-Mail-Adressen, die nur für Training, Spielbetrieb oder kurzfristige Absprachen genutzt wurden, dürfen nach dem Austritt nicht vorsorglich behalten werden. Gleiches gilt in der Regel für Bankver bindungen, sobald keine Beiträge oder Forderungen mehr offen sind. Anders ist es, wenn noch Ansprüche bestehen, etwa offene Beiträge, beschädigtes Vereinseigentum oder nicht zurückgegebene Ausrüstung. Grundprinzip: Zweckbindung

Was sollte zeitnah gelöscht werden?

Nach Austritt oder Ausschluss sollten insbesondere folgende Daten ent fernt werden: • private Kontaktdaten aus laufenden Verteilern, • Mitgliedschaften in aktiven Messenger Gruppen, • Gesundheits- und Notfallinformationen, • interne Hinweise, die nur für die frühere Betreuung relevant waren. Besonders sensibel sind Gesundheits daten wie Allergien, Medikamenten hinweise oder Atteste. Sobald die Person nicht mehr aktiv teilnimmt, entfällt regelmäßig die Grundlage für deren Speicherung. Diese Informatio nen müssen konsequent gelöscht werden – auch aus Notizen, Chat

verläufen und privaten Ge räten von Trainerinnen und Trainern.

Was darf oder muss weiter gespeichert werden?

Nicht alle Daten dürfen sofort gelöscht werden. Finanzunterlagen wie Beitragsrechnungen, Zahlungsnachweise oder Spendenquittungen unter liegen gesetzlichen Aufbe wahrungsfristen. Sie gehören jedoch ins Archiv und dürfen

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LANDESSPORTVERBAND SCHLESWIG-HOLSTEIN E.V.