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La mise en place d’une plateforme collaborative passe par
plusieurs étapes pour réussir le déploiement et aboutir
à une exploitation qui en tire le meilleur parti. En fonction du
patrimoine couvert et du nombre d’acteurs, le temps de mise en
œuvre varie de quelques semaines à quelques mois.
Les étapes clés :
1/
Le référentiel patrimonial
Cette première étape vise à recueillir le référentiel patrimonial
et à le structurer pour qu’il soit adapté à la gestion des
processus. Il s’agit de regrouper et de catégoriser celui-ci
suivant une nomenclature qui permette d’en ressortir une
consolidation cohérente dans l’analyse. Dans la plupart des cas,
le référentiel patrimonial est déjà présent dans un Progiciel de
Gestion Immobilière ou un outil informatique interne. Il faudra
donc l’extraire ou interconnecter la plateforme avec la solution
interne pour disposer d’un référentiel à jour dans l’ensemble
des outils.
Le référentiel patrimonial étant la pierre angulaire de la
plateforme collaborative, il est primordial de s’assurer que celui-
ci est à jour. En effet, il est inimaginable de prendre le risque de
missionner des prestataires pour un site qui ne soit plus sous
gestion ou qui a été vendu.
La qualité de l’interconnexion entre la plateforme et d’autres
outils susceptibles de modifier les données du patrimoine
(nature / baux / contrat / cession / achat / …) doit donc faire
l’objet d’une attention particulière.
2/
Les utilisateurs
L’ensemble des acteurs qui interagissent avec la plateforme
font partie de multiples entreprises et sont catégorisés dans
plusieurs groupes utilisateurs affectés à des rôles précis. Si la
récupération des utilisateurs du commanditaire, au travers
d’une synchronisation avec son serveur LDAP est simple, il
faut se pencher avec la plus grande vigilance sur l’intégration
des acteurs des autres entreprises, notamment ceux qui sont
destinataires d’ordres de missions. Même si les plateformes
permettent l’enregistrement d’utilisateurs à la volée, il convient
de bien définir les rôles et délégations de droits de ceux-ci.
3/
Les entreprises et les contrats
La modélisation des contrats constitue le troisième volet de
mise en place d’une plateforme collaborative. Cette étape va
permettre de bâtir les circuits d’informations et de paramétrer
les indicateurs. Qu’il s’agisse de demandes, de planification, de
ressources, d’achats, l’ensemble des informations en lien avec
les contrats devra être traduit dans l’outil pour connaitre les
engagements des parties, car c’est sur cette modélisation que
repose la capacité du système à assurer le pilotage et l’analyse
du respect des contrats.
4/
Les ressources
Les ressources partagées, plans de classement, réceptacles de
données et documents doivent ensuite être intégrés dans le
système. Il s’agit à ce moment, soit de synchroniser une base
de données existante, soit de créer le plan de classement,
l’arborescence de compteurs, les ressources à partager. Il s’agit
d’éléments manipulés par les acteurs et qui sont donc amenés
à être modifiés sans cesse. De leur entretien et leur mise à jour
dépend l’opérabilité de la plateforme.
5/
Les workflows
Les circuitsd’informations vontmodéliser les relationset chacune
des étapes au travers desquelles va circuler l’information. A ce
stade du projet de déploiement deux options sont possibles :
•
La mise en place de circuits à l’identique de l’existant, afin
de modifier le moins possible la structure de l’organisation et
donc de s’absoudre de la conduite du changement. Ce type
de mise en place est particulièrement adapté aux grandes
organisations, car celles-ci sont déjà structurées avec
des process établis. L’utilisation d’un workflow disposant
d’aiguillages et de formulaires dynamiques permet de
reproduire tous types de circuits, même les plus complexes.
•
La mise en place de nouveaux circuits structurants, qui
devront faire l’objet d’un accompagnement des équipes
d’exploitation, afin d’assurer l’adhésion et la réussite du projet.
Ce type de déploiement est plus adapté aux structures de
taille moyenne, car celles-ci sont plus agiles et pourront plus
facilement conduire le changement et ainsi plus rapidement
tirer le plus grand profit d’une plateforme collaborative.
Retour d’expérience et bonnes pratiques
sur lamise en place d’un outil collaboratif.
L’avis de l’expert
Jocelyn Klein
Directeur Agence EchoSystems
Sopra Steria Solutions Immobilier
Plateformes collaboratives : le nouvel atout du gestionnaire d’actifs immobiliers