3
Revised 8/2016
Club
Bylaws
Foundation
Zone
District
PR
Awards
Ruritan Club and District Officers’ Handbook
Table of Contents
NOTE: Black tabs in the margins will help
you more quickly find the sections of this
combined handbook.
Meeting Procedures.............................. Inside Front
Member Management System
Overview & New Items........................................ 5-7
FAQ..................................................................... 8-9
Introduction
Ruritan National Organization ����������������������������� 10
History...................................................................11
Purpose of Handbook...........................................11
The Ruritan Mission..............................................11
Objectives of Ruritan National ����������������������������� 12
Club Officers
President, Responsibilities of ������������������������������ 13
Vice President, Responsibilities of ���������������������� 13
Secretary, Responsibilities of ������������������������������ 14
Treasurer, Responsibilities of ������������������������������ 14
Directors, Responsibilities of ������������������������������� 15
Board Agenda...................................................... 15
Appointed Officers Sgt-at-Arms��������������������������� 16
Appointed Officers Song Leader ������������������������� 16
Appointed Officers Club Reporter������������������������ 16
Appointed Officers Foundation ���������������������������� 16
Appointed Officers Chaplain�������������������������������� 16
Yearly Schedule.............................................. 17-18
Standing Committees........................................... 19
Fellowship............................................................ 19
Program and Entertainment �������������������������������� 19
Membership.................................................... 20-23
Suggested Projects.............................................. 20
Helpful Suggestions ......................................... 20
Growth and Development ����������������������������������� 21
Recruiting New Members ������������������������������������ 22
Initiation of New Members ����������������������������������� 22
Prospective Member List. .................................... 23
Finance Committee.............................................. 24
Public Relations................................................... 25
Community Service Committees ����������������������� 26
Business and Professions ����������������������������������� 27
Citizenship and Patriotism ��������������������������������� 28
Environment ........................................................ 29
Public Service...................................................... 30
Social Development............................................. 31
Zone Officers
Zone Governor Duties.......................................... 32
Zone Meeting Agenda........................................... 33
District Officers
District Governor................................................... 34
Lt. District Governor .......................................... 35
Past District Governor........................................... 35
District Secretary................................................... 35
National Representative........................................ 35
District Treasurer................................................... 36
Youth Activities Coordinator �������������������������������� 36
Publicity Chair....................................................... 36
Foundation Promotion Chair ������������������������������� 36
Fundraising Chair ................................................. 36
Growth & Development Chair������������������������������� 37
Leadership Development ����������������������������������� 38
District Cabinet Duties. ......................................... 39
District Meeting Procedures ��������������������������������� 39
Combined Cabinet Meetings �������������������������������� 40
District Convention Agenda ���������������������������������� 41
District Installation Ceremony������������������������������� 41
Club Visitation by District Officers ������������������������ 42
District Finances . ................................................. 43
Income Tax Exemption.......................................... 43
IRS Tax Form 990................................................. 43
Annual Budget (R-36)........................................... 44
Annual Financial Statement (R-35) �����������������45-46
General Information
Ruritan Clubs and the American Flag������������������� 47
Flag Display Etiquette........................................... 47
When to Fly the Flag at Half-Staff ������������������������ 47
Pledge................................................................... 47
Disposal of American Flags ���������������������������������� 47
Club Guide to Visitors and Protocol���������������������� 48
Protocol for Visitors............................................... 48
Introductions and Seating ������������������������������������ 48
Visits by National/District Officers������������������������� 48
Parliamentary Procedure�������������������������������������� 49
Installation of Club Officers..............................50-51
Initiation of New Club Members ��������������������������� 51
Types of Members Chart �������������������������������������� 52
Value of Ruritan Membership ������������������������������� 53
Table of Contents
continues on next page
General