Previous Page  3 / 132 Next Page
Information
Show Menu
Previous Page 3 / 132 Next Page
Page Background

3

Revised 8/2016

Club

Bylaws

Foundation

Zone

District

PR

Awards

Ruritan Club and District Officers’ Handbook

Table of Contents

NOTE: Black tabs in the margins will help

you more quickly find the sections of this

combined handbook.

Meeting Procedures.............................. Inside Front

Member Management System

Overview & New Items........................................ 5-7

FAQ..................................................................... 8-9

Introduction

Ruritan National Organization ����������������������������� 10

History...................................................................11

Purpose of Handbook...........................................11

The Ruritan Mission..............................................11

Objectives of Ruritan National ����������������������������� 12

Club Officers

President, Responsibilities of ������������������������������ 13

Vice President, Responsibilities of ���������������������� 13

Secretary, Responsibilities of ������������������������������ 14

Treasurer, Responsibilities of ������������������������������ 14

Directors, Responsibilities of ������������������������������� 15

Board Agenda...................................................... 15

Appointed Officers Sgt-at-Arms��������������������������� 16

Appointed Officers Song Leader ������������������������� 16

Appointed Officers Club Reporter������������������������ 16

Appointed Officers Foundation ���������������������������� 16

Appointed Officers Chaplain�������������������������������� 16

Yearly Schedule.............................................. 17-18

Standing Committees........................................... 19

Fellowship............................................................ 19

Program and Entertainment �������������������������������� 19

Membership.................................................... 20-23

Suggested Projects.............................................. 20

Helpful Suggestions ......................................... 20

Growth and Development ����������������������������������� 21

Recruiting New Members ������������������������������������ 22

Initiation of New Members ����������������������������������� 22

Prospective Member List. .................................... 23

Finance Committee.............................................. 24

Public Relations................................................... 25

Community Service Committees ����������������������� 26

Business and Professions ����������������������������������� 27

Citizenship and Patriotism ��������������������������������� 28

Environment ........................................................ 29

Public Service...................................................... 30

Social Development............................................. 31

Zone Officers

Zone Governor Duties.......................................... 32

Zone Meeting Agenda........................................... 33

District Officers

District Governor................................................... 34

Lt. District Governor .......................................... 35

Past District Governor........................................... 35

District Secretary................................................... 35

National Representative........................................ 35

District Treasurer................................................... 36

Youth Activities Coordinator �������������������������������� 36

Publicity Chair....................................................... 36

Foundation Promotion Chair ������������������������������� 36

Fundraising Chair ................................................. 36

Growth & Development Chair������������������������������� 37

Leadership Development ����������������������������������� 38

District Cabinet Duties. ......................................... 39

District Meeting Procedures ��������������������������������� 39

Combined Cabinet Meetings �������������������������������� 40

District Convention Agenda ���������������������������������� 41

District Installation Ceremony������������������������������� 41

Club Visitation by District Officers ������������������������ 42

District Finances . ................................................. 43

Income Tax Exemption.......................................... 43

IRS Tax Form 990................................................. 43

Annual Budget (R-36)........................................... 44

Annual Financial Statement (R-35) �����������������45-46

General Information

Ruritan Clubs and the American Flag������������������� 47

Flag Display Etiquette........................................... 47

When to Fly the Flag at Half-Staff ������������������������ 47

Pledge................................................................... 47

Disposal of American Flags ���������������������������������� 47

Club Guide to Visitors and Protocol���������������������� 48

Protocol for Visitors............................................... 48

Introductions and Seating ������������������������������������ 48

Visits by National/District Officers������������������������� 48

Parliamentary Procedure�������������������������������������� 49

Installation of Club Officers..............................50-51

Initiation of New Club Members ��������������������������� 51

Types of Members Chart �������������������������������������� 52

Value of Ruritan Membership ������������������������������� 53

Table of Contents

continues on next page

General