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SCHWEIZER GEMEINDE 4 l 2015
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INFORMATIK
Prozesse aufzeichnen schafft
Transparenz und Vertrauen
Die Zürcher Gemeinden arbeiten eng zusammen, wenn es um den Austausch
ihrer Abläufe und Prozesse geht. Das bringt alle weiter und hilft auch kleinen
Gemeinden, effizienter und kundenorientierter zu werden, sagt Benno Häfliger.
Die Exekutiven undVerwaltungen in
den Gemeinden setzen sich zuneh-
mend mit ihren Managementpro-
zessen auseinander. Welche
Vorteile bringt regelmässiger
Austausch?
Benno Häfliger: Jede Verwal-
tung funktioniert prozess- und
letztendlich kundenorientiert.
Die grosse Herausforderung
für E-Government liegt darin,
dieses Bewusstsein in der
Verwaltung zu entwickeln und zu för-
dern. Verwaltungsprozesse müssen auf
die Kundenprozesse ausgerichtet und
mit ihnen synchronisiert werden. Die
Verwaltung sollte ja bürger- und unter-
nehmensorientiert denken und han-
deln. Je besser dies der Verwaltung ge-
lingt, desto effizienter ist sie, sie wird
aber auch effektiver.
Welche Rolle spielen die Angestellten?
Die Mitarbeitenden derVerwaltung müs-
sen horizontal durch dieVerwaltung ver-
laufende Prozesse mitgestalten können.
Das ist vor allem ein mentaler Prozess.
Die Vorgesetzten sind ebenso gefordert
sowie ein integrales Vorgehen mit einer
feinfühligen Projektkommunikation.
Die Zürcher Gemeinden sind diesbe-
züglich schon weit. Unter der Leitung
der Interessengemeinschaft ICT (IG
ICT) und des Vereins Zürcher Gemein-
deschreiber undVerwaltungsfachleute
(VZGV) wurde eine Prozessplattform
geschaffen, auf der Modelle, Wissen
und Erfahrungen gesammelt und aus-
getauscht werden.Wie umfangreich ist
die Plattform?
Die Plattform der Zürcher Gemeinden
umfasst drei Bereiche. Einen Modellie-
rungsteil für die internen und externen
Experten, ein Webportal für die Mitar-
beitenden der Gemeinde oder Stadt und
eine Austauschplattform. Der Einsatz
der Plattform bedingt keiner-
lei technische Installation sei-
tens Verwaltung und kann
innert kürzester Zeit durch
jede Gemeinde genutzt wer-
den.
Das Herz der Plattform bildet
eine Modellierungslösung.
Wir haben dazu eine eCH-kon-
forme Modellierungsbibliothek erstellt,
das heisst, die eCH-Standards werden
aktiv unterstützt und ein umfassendes
und ausgereiftes Integriertes Kontroll-
system (IKS) wurde eingebaut.
Wie funktioniert der Austausch?
Er findet auf der Austauschplattform
statt. Sie ist das wirkliche Highlight. Hier
publizieren die angeschlossenen Ge-
meinden Prozesse, Informationen und
tauschen diese bei Bedarf direkt über die
Plattform aus. Es findet aber auch ein
reger persönlicher Austausch
statt. Etwa bei Präsentatio-
nen einzelner Gemeinden
untereinander oder im Rah-
men der Anwendergruppe.
Das führte sehr schnell zu
einer hohen Prozessreife
und einer umfassenden Pro-
zessbibliothek, weil jede Ge-
meinde mit unterschiedli-
chen Prozessen anfängt. Vor
allem die kleineren Gemein-
den können so von den grö-
sseren profitieren, und das Ganze
wird dadurch natürlich auch etwas
harmonisierter.
Können auch Gemeinden aus anderen
Kantonen vom Wissen profitieren?
Die Plattformwird über Berechtigungen
gesteuert. Sie kann also auch durch an-
dere Gemeinden oder Gemeindever-
bünde wie dies die IG ICT/VZGV darstellt
analog eingesetzt werden. Wir bieten
ein sogenanntes «Flatfee»-Modell, also
eine fixe Jahresgebühr an, welche sich
nach der Grösse der Gemeinde richtet.
Weil sich die Plattform vor allem auch
der Einhaltung der eCH-Standards ver-
schrieben hat, können weitere Gemein-
deverbände sehr schnell ähnliche Er-
folge erzielen. So interessieren sich zum
Beispiel auch die Luzerner Gemeinden
dafür.
Experten fürs Modellieren von Prozes-
sen sind nicht in allen Gemeinden zu
finden.
Die «BPM-Plattform für Verwaltungen»
orientiert sich an den eCH-Standards
und setzt daher auf die «Modellie-
rungssprache» BPMN
2.0. Die Plattform un-
terstützt die Mo-
Bewerbungseingang
bestätigen
Bewerbungen
vorselektieren
Selektion der
Bewerbungen
F100-A04
Gespräche
C-Bewerber
absagen
Eingabetermin
abgelaufen
X
«Die eCH-
Standards
werden
unterstützt,
ein IKS ist
eingebaut.»