Schweizer Gemeinde

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SCHWEIZER GEMEINDE 4 l 2015 43
INFORMATIK
dellierer sehr direkt bei der Einhaltung
der relevanten Standards mit «Fehler-
hinweisen» und Anleitungen. Ebenso
führen wir auf der Austauschebene zahl-
reiche Modellierungsbeispiele, welche
kopiert und so standardkonform einge-
setzt werden können, ohne dass man ein
BPM-Experte sein muss. Im Bereich IKS
wird das ähnlich unterstützt, aber in Zü-
rich vor allem auch die kantonalen Vor-
gaben.
Die Hemmschwelle, sich mit Prozessen
auseinanderzusetzen, ist teils hoch.
Wie sieht das in den Zürcher Gemein-
den aus?
Das ist in den Zürcher Gemeinden nicht
anders. Es muss immer einen Vorreiter
und ein paar Anreize geben. Der Vorrei-
ter in Zürich war die Stadt Dübendorf,
welche ein bereits vorhandenes Organi-
sationshandbuch innert weniger Monate
komplett, inklusive aller organisatori-
scher Voraussetzungen auf diese Platt-
form gebracht hat. Dübendorf teilt die
Prozesse und das Wissen mit interessier-
ten Gemeinden. Anreize wurden ver-
schiedene geschaffen. Etwa durch die
Integration eines automati-
sierten IKS, die Austausch-
plattform, einen sogenannten
First-Level-Support, also eine
direkte Hotline und umfas-
sende Begleitung mit Schu-
lungen und Workshops,
hinzukommt die direkte
Anbindung interner
Dokumentensysteme
und die laufende Er-
gänzung der Grundlagen auf
der Austauschebene. So wird
die Hürde, sich mit Prozessen
auseinanderzusetzen, immer tie-
fer, und der Nutzen durch die fort-
schreitende Zahl an Prozessen auf der
Austauschplattform immer grösser. Ak-
tuell haben auch die Schulen die Platt-
form als sehr wertvoll erkannt und bil-
den ihre Prozesse ebenfalls ab.
Wo ist der Nutzen, wenn die Gemein-
den sich über Abläufe austauschen?
Die Analyse und Optimierung von Ver-
waltungsabläufen ist eine zentrale Vor-
aussetzung für die erfolgreiche organisa-
torische und techni- sche Umgestaltung
der Kommunalverwaltung. Eine integ-
rierte, organisationseinheitenübergrei-
fende Prozesssicht erlaubt die konse-
quente Ausrichtung des Verwaltungs-
handelns auf den Bürger/Kunden und
eine Flexibilisierung der Organisation.
Der Austausch der Prozesse führt zu Di-
alog, dieser wiederum zu einer Harmo-
nisierung und zur klaren Deklaration von
«Prozessübergängen». Im Zeitalter von
Fusionen, Kooperationen, Outsourcing
und demWandel der Berufsbilder bildet
diese Dokumentation die Basis für sol-
che «Projekte». Sie unterstützt aber auch
bei der Beschaffung von Softwarean-
wendungen und deren Integration bis
hin zur Schulungsdokumentation.
Seitens der Eidgenossenschaft gibt es
schon länger Bestrebungen, Abläufe zu
harmonisieren und gemeinsame Stan-
dards festzulegen. Wozu die Zürcher
Plattform?
Was die Idee und die Zielsetzung an-
geht, eigentlich gar nicht. Was die Zür-
cher Gemeinden unterscheidet, ist, dass
sie es tun und aktiv leben, sich gegen-
seitig anspornen und so wirklich etwas
erreichen. Die BPM-Plattform
der Zürcher Gemeinden kann
auch direkt die schweizweite
«eCH-Prozessaustauschplatt-
form für Gemeinden und
Kantone» mit Prozessen be-
liefern und unterstützt so
auch einen helvetischen Dia-
log. Die Grundlage ist eCH
mit ihren Standards und
Hilfsmitteln, was eine gute
Basis für Standardisierung und letztend-
lich Harmonisierung darstellt.
Blicken wir noch kurz in die Zukunft,
wohin geht die Reise, was ist als
Nächstes geplant?
Die Verwaltungen sind zunehmend ge-
fordert hinsichtlich Effizienz und Effekti-
vität. In derWirtschaft helfen Standards
und Prozesse seit Jahren, attraktiv, kon-
kurrenzfähig und kundenorientiert zu
sein. eCH hat dazu viele Grundlagen für
das eGovernment geschaffen, welche
aber nur als Empfehlung gelten. Es sind
keine verbindlichen Normen. Wenn sich
nun Gemeinden, Städte und auch Kan-
tone vermehrt an solchen Standards
orientieren, dann wird eGovernment in
der Schweiz sehr viel strukturierter und
kundenfreundlicher. Die Prozesse aufzu-
zeichnen, schafft Transparenz, und die
Risiken zu beherrschen, schafft Ver-
trauen. Sowohl intern als auch extern.
Damit das nachhaltig erfolgreich ist, ver-
suchen wir die Plattform weiter auszu-
bauen, vor allem aber innerhalb der
Verwaltungen alle Bereiche zu adressie-
ren. Das scheint uns in Zürich zu gelin-
gen mit den Oberstufenschulen oder
den Berufswahlschulen. Nutzen zu stif-
ten, ist nicht eine Frage der Technologie,
sondern des Miteinanders und des dazu
gehörigenWillens.
Interview: czd
Informationen:
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abgeschlossen
Benno Häfliger. Bild: zvg
«Dübendorf
teilt die
Prozesse und
das
Wissen mit
anderen
Gemeinden.»
Prozess «Stelle besetzen» bei komplexen,
aber wechselnden Abläufen hilft ein Pro-
zess, nichts zu vergessen. Grafik: IG-ICT/czd