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La majorité des gestionnaires d’immobilier a très vite été convaincue de la valeur ajoutée de l’instauration d’un lien avec des acteurs
externes. Le début des années 2000 a vu apparaître les premiers Extranets à destination principalement des fournisseurs et des
occupants, mais aussi les premières plateformes collaboratives utilisées dans le secteur de l’immobilier d’entreprise.
DES USAGES DISPARATES ET DES PRATIQUES EN COURS D’ÉVOLUTION
OUVRIR SON SYSTÈME À DES ACTEURS CHOISIS GRÂCE AUX EXTRANETS
METTRE LES ACTEURS EN RELATION
GRÂCE AUX PLATEFORMES COLLABORATIVES
Analyse des usages
dans le secteur de l’immobilier
Les Extranets sont utilisés dans le secteur de la gestion
immobilière pour créer du lien et fluidifier les relations entre
le gestionnaire et un type d’interlocuteur choisi (occupant,
prestataire, propriétaire, …)
Ces extranets sont principalement utilisés dans le cadre de
l’immobilier résidentiel :
•
Les bailleurs proposent à leurs locataires une alternative aux
échanges directs ou papier via un espace offrant des services
tels que la consultation de leur compte, le dépôt d’une
réclamation en ligne ou le paiement de leur loyer par carte
bancaire.
Cependant, ce type d’outils reste encore peu répandu en
particulier dans l’immobilier social : une enquête portant
sur l’usage du numérique dans la relation bailleurs sociaux –
locataires réalisée par Res Publica et l’Atelier des Giboulées
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en 2014 auprès de 47 bailleurs sociaux montre que si 89%
des bailleurs interrogés ont mis en place un site internet, 36%
seulement mettent à disposition de leur clients un espace
dédié.
•
Des Extranets Fournisseurs sont également mis en œuvre par
certains gestionnaires dans un souci de dématérialisation et
de normalisation des échanges mais leur déploiement reste
peu courant dans le secteur de l’immobilier résidentiel. En
effet, la relation avec les fournisseurs est souvent traitée via
différents canaux (envoi de commande par e-mail, voire fax,
demande d’intervention par téléphone …). De même, les
modalités d’envoi de ses livrables par le fournisseur tels que
les bons d’intervention, les Dossiers d’Ouvrage Exécuté, les
rapports de visites ou de diagnostics sont disparates (envoi
des documents à l’équipe de gestion technique, envoi sur une
boîte mail générique, remise en mains propres de documents
papiers…).
•
Les extranets Copropriétaires se développent sous l’impulsion
de la loi ALUR qui impose aux syndics professionnels demettre
à disposition des copropriétaires et des membres du conseil
syndical un espace en ligne de consultation de documents en
lien avec la copropriété et ses lots.
Dans le domaine de l’immobilier professionnel et plus
particulièrement de l’exploitation des bâtiments, les premières
plateformes collaboratives ont vu le jour dès les années 2000
pour répondre à des besoins forts en matière d’optimisation de
la performance économique.
Si ces plateformes restaient à l’époque très rudimentaires,
elles couvrent aujourd’hui un champ fonctionnel très étendu,
fédérant l’ensemble des métiers et assurant un pilotage efficace,
temps réel, multi acteurs et multi canaux. De plus, initialement
conçues et mises en place par les grands groupes propriétaires
d’un patrimoine diffus et les grands gestionnaires de patrimoine,
elles se sont « démocratisées » et se sont adaptées aux
problématiques des parcs immobiliers de moins grande ampleur.
On trouve aujourd’hui sur le marché de l’immobilier des
plateformes qui assurent tout ou partie du suivi de l’exploitation.
Ces plateformes couvrent deux axes principaux :
•
Le service aux occupants en proposant un panel de services
allant de l’accueil visiteurs, à la réservation de salles de
réunion en passant par l’ensemble des services propres
aux immeubles (restaurant d’entreprise, conciergerie, flotte
automobile, livret d’accueil).
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Étude « L’usage du numérique dans la relation bailleurs sociaux – locataires » réalisée de juin à octobre 2014 par Res Publica et l’Atelier des Giboulées
Sopra Steria Solutions Immobilier
Plateformes collaboratives : le nouvel atout du gestionnaire d’actifs immobiliers