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Le fait de centraliser les données au sein d’un référentiel partagé n’est pas suffisant pour garantir des
échanges efficaces. En effet, la grande quantité de données à disposition impose de pouvoir adresser à
chaque acteur les contenus qui le concernent : il est nécessaire d’afficher à chaque utilisateur l’information
requise pour la mission qui lui incombe. Chaque acteur doit pouvoir retrouver les données dont il a besoin
pour mener à bien ses tâches et pouvoir transmettre aux bons interlocuteurs les informations qui les aideront
à réaliser les leurs. On retrouve là la base du collaboratif : tirer parti des contenus à sa disposition et fournir
de l’information en retour.
La plateforme collaborative doit donc permettre d’attribuer des rôles aux utilisateurs, de définir différents profils ou groupes
d’utilisateurs disposant de périmètres métier particuliers qui vont conditionner les informations accessibles, les modifications
autorisées et aussi les informations utiles à chacune de ces populations en fonction de leurs missions à réaliser.
En complément, la plateforme collaborative ne doit pas se limiter à mettre à disposition les contenus adaptés à l’utilisateur. Elle doit
être capable de les pousser vers lui par le biais d’un système de notifications. Qu’il s’agisse d’une alerte ou d’un simple message
informatif, son envoi doit pouvoir être automatisé. De plus, en fonction du destinataire et de la teneur de la notification, celle-ci doit
pouvoir être faite via différents canaux de communication (mail, SMS, notification push sur smartphone…).
De par leur accessibilité en ligne, les plateformes collaboratives s’ouvrent à des acteurs externes mais aussi aux collaborateurs
se trouvant en dehors de l’entreprise. Le travail collaboratif n’est pas obligatoirement limité aux jours ouvrables ni aux heures de
bureau. Les acteurs doivent par exemple, pouvoir se connecter en période d’astreinte, week-end compris.
Pour faciliter ces accès, le matériel utilisé ne doit pas être un facteur limitant : un collaborateur doit pouvoir terminer depuis
son smartphone une action commencée sur son lieu de travail ; un fournisseur doit être en mesure de saisir un compte-rendu
d’intervention en situation de mobilité, depuis sa tablette.
Cela peut passer, comme évoqué précédemment, par une ergonomie Responsive Design de la plateforme collaborative. Cela peut
aussi être rendu possible par la déclinaison de fonctionnalités clés de la plateforme collaborative sous la forme d’applications mobiles
en lien avec celle-ci.
Dans ces applications, le mode déconnecté ne doit pas être négligé : il ouvre encore le champ d’utilisation en permettant un accès
à l’information, même hors réseau. Dans le contexte de l’immobilier, on peut penser par exemple au cas
d’un gardien d’immeuble réalisant une partie de ses visites de contrôle en sous-sol ou celui d’un intervenant
se trouvant dans un parking souterrain ou dans une zone géographique faiblement couverte par le réseau.
Ainsi, les applications fonctionnant en mode déconnecté et synchronisées a posteriori avec la plateforme
collaborative contribuent à la continuité de service de celle-ci.
Si la plateforme collaborative centralise les données et les échanges, cela ne signifie pas que toutes les actions «métiers» doivent
être réalisées via celle-ci. En effet, elle s’inscrit dans un écosystème d’applicatifs constitué aussi bien d’outils «métiers» du Système
d’Informations de l’entreprise que d’applications utilisées par les acteurs externes. La plateforme doit donc être en mesure de
s’ouvrir sur ces solutions tierces en proposant des possibilités d’interconnexion avec celles-ci. Ainsi, elle remplit pleinement son rôle
d’orchestrateur et de superviseur des processus en déclenchant des actions «métiers» dans des outils externes et en permettant à
chaque utilisateur d’avoir une visibilité sur ses actions.
Dans un contexte d’exploitation de patrimoine immobilier, l’interopérabilité entre les outils des mainteneurs
(GMAO) et la plateforme collaborative du gestionnaire permet aux techniciens de conserver leurs outils
existants. La synchronisation avec la plateforme assure ensuite la diffusion de l’information provenant de ces
outils à destination du gestionnaire et des occupants, permettant ainsi à chaque acteur d’avoir une visibilité
sur l’avancement des tâches. La plateforme collaborative constitue donc dans ce cas un outil de pilotage de
l’activité et des relations interentreprises.
Une solution «multicanale » qui assure de transmettre la bonne
information au bon destinataire
Une information accessible en toutes circonstances
Une solution interopérable avec les applications métier
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Sopra Steria Solutions Immobilier
Plateformes collaboratives : le nouvel atout du gestionnaire d’actifs immobiliers