61
Projectwijzer 10/11 - FooD & Beverage De oPDracht
Bijlage 8 De offerte als onderdeel van het
verkoopproces
De offerte vormt vaak een cruciaal onderdeel van het verkoopproces omdat de
offerte meestal de enige schriftelijke vastlegging van afspraken is.
De offerte is een bevestiging van de communicatie tussen
toeleverancier en klant.
Net zoals je je netjes kleedt voor een gesprek met de klant, moet een offerte er
ook netjes uitzien en bovendien overzichtelijk en professioneel.
Het is immers jouw visitekaartje aan de klant.
Een offerte kan schriftelijk, per email of mondeling worden ‘afgegeven’.
(Een offerte wordt ‘gedaan’ of ‘afgegeven’.)
Als een offerte per email wordt afgegeven voeg je de offerte als bijlage aan de
mail toe. In het gewone (outlook) veld kun je de layout minder goed weergeven,
maar in de bijlage kun je de layout van het briefpapier gebruiken in een Word
of PDFdocument.
Het is verstandig om een mondeling afgegeven offerte altijd schriftelijk te
bevestigen.
Hierdoor voorkom je misverstanden.
Taalkundig, bedrijfskundig en inhoudelijk (Techniek) dient een offerte er ‘gelikt’
uit te zien en geen fouten te bevatten.
De meest logische opbouw van een offerte is als volgt:
1. Bedrijfslogo
2. Adressering klant
3. Plaatsnaam, datum
Zeewolde, 16 december 2009
4. Betreftregel
Betreft: offerte nr.2034
5. Aanhef
Geachte heer, mevrouw…
6. Inleiding/Openingstekst
Pakkende openingszin en/of bedanken voor de belangstelling: eventueel
refereren aan het prettige gesprek
7. Kern
• Informatie
Informatie ter bevestiging aan de klant dat zijn vraag is begrepen.
Advies en beschrijving van te offreren product of producten
• Prijs
Opgave van prijs, prijsindicatie of prijsopbouw
• Levertijd
De klant houdt rekening met een opgegeven levertijd, zeker als een
geoffreerd product of dienst onderdeel vormt van een project
De levertijd kan immers het gehele verloop van zijn project bepalen
