58
inDustrieel Design
GELD
De projectbegroting wordt in overleg met de opdrachtgever vastgelegd
naar aanleiding van gecalculeerde kostenspecificaties. De specificatie van de
begroting wordt in beheersbare delen (kostenposten) opgesplitst. Zo kan
onderscheid worden gemaakt tussen bijvoorbeeld kosten van werkuren,
reiskosten, transportkosten, overheadkosten, producten, mogelijk variabele
kosten etc. De begroting dient te worden bewaakt per fase en per kostenpost.
Per fase dient te worden vastgelegd wat de begroting was, welk deel van de
begroting is gebruikt en welk deel nog beschikbaar is. Afwijkingen op
onderdelen worden vertaald in de gevolgen voor de totale begroting van het
project. Bijvoorbeeld meer gewerkte uren betekenen dat de begroting van het
totale project zal worden overschreden. Afwijkingen op de begroting dienen
altijd te worden gerapporteerd in het fasedocument en aan de opdrachtgever te
worden gecommuniceerd. Ook als de afwijkingen kunnen worden gecorrigeerd.
KWALITEIT
Een project dient kwalitatief goed te worden uitgevoerd. Voor een
technisch product is dat goed aan te geven, immers: een technisch product moet
aan de specificatie en eventuele normen voldoen. Ander kwaliteitsaspecten zijn
o.a. het strikt volgen van een projectmanagementmethode met vaste
rapportagestructuur per fase. Ook projectmedewerkers dienen aan kwalificaties
te voldoen wat kennis en opleidingsniveau betreft. Denk daarbij ook aan
VCAcertificaten. Toeleverende bedrijven hebben hun processen vaak vast
gelegd in kwaliteitssystemen zoals ISO. Het kan bij het uitvoeren van projecten
voorkomen dat de opdrachtgever eist dat uitsluitend bedrijven met een
ISOcertificering als toeleverancier mogen optreden.
INFORMATIE
Goede communicatie is van cruciaal belang voor het slagen van
een project. Alle projectdeelnemers dienen geïnformeerd te zijn over de inhoud
van hun werkzaamheden voor het project. Bij aanvang wordt daarom een
communicatieplanning of schema van een project gemaakt. Hierin wordt
vastgelegd wanneer de projectvergaderingen zijn, welk ander overleg er
wanneer plaatsvindt en wie bij de verschillende vergaderingen aanwezig horen
te zijn. Ook dient vastgelegd te worden wie er met wie communiceert en
waarover. Zo zal de projectleider de communicatie naar de opdrachtgever voor
zijn rekening nemen en zullen de andere projectdeelnemers de projectleider van
informatie voorzien. Vaak worden deze communicatielijnen vastgelegd in het
organigram van de projectorganisatie.
ORGANISATIE
Een goede organisatie van een project begint bij het maken van
een projectorganigram. In dit organigram staan de projectleider, de projectdeel
nemers, de opdrachtgever en eventuele toeleveranciers. Ook worden het
projectdoel en de te hanteren projectmanagementmethode vastgelegd (bijvoor
beeld de 7fasenmethode) en wordt het format van de faseen
beslisdocumenten ontworpen. In dit format staat precies hoe het faseen
beslisdocument is opgebouwd en hoe het moet worden ingevuld. Het (hoofd)
projectdoel is een rode draad door het hele project. In de fasedocumenten wordt
steeds het hoofddoel van het project aangegeven, een eventueel bijgesteld doel
en de doelstelling per fase. De projectleider bewaakt het hoofddoel bij de
uitvoering van het project. Als de opdrachtgever wijzigingen wil aanbrengen in
