178 / 198
RAPPORTS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
8
RAPPORT DU PRÉSIDENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Elles permettent d’apprécier l’état d’avancement technique et financier
des projets et d’actualiser la compréhension des risques associés aux
fins, en tant que de besoin, de définir les plans d’action appropriés
et déterminer les voies et moyens de leur mise en œuvre (auprès des
clients comme en interne).
Ressources humaines, recrutement et gestion de la masse salariale
Les besoins en ressources humaines sont déterminés et exprimés par les
directeurs opérationnels ; les procédures de recrutement correspondantes
sont définies et pilotées par les directions ressources humaines de
chaque pays. Les enveloppes d’augmentations des rémunérations sont
maîtrisées par entités opérationnelles et par pays et revues et validées
par l’équipe de direction.
Procédures administratives
Ventes
Toute ouverture de compte client, en France, fait l’objet d’une enquête
afin de s’assurer de la solvabilité du client (accompagnée d’une mise
sous suivi permettant d’être alerté dès évolution majeure de ladite
solvabilité). L’intégralité des comptes clients est intégrée dans une
procédure de recouvrement basée sur des scénarii de relance adaptés.
À ce titre, la Société utilise en France un logiciel de gestion des comptes
clients et du recouvrement. Cette application intervient à différents
niveaux dès l’émission de la facturation : pré-relances avant échéance,
relances, identification des retards de paiements, identification des
litiges et suivi de leur résolution, recensement des promesses de
paiement (et vérification du paiement des factures aux dates annoncées).
Des procédures similaires, adaptées au cas par cas aux spécificités
des activités et des pays concernés, sont mises en œuvre dans les
entités non françaises du Groupe. Les moyens ainsi mobilisés au titre
de la prévention du risque clients et de l’efficacité du recouvrement des
créances clients permettent au Groupe, autant qu’il est possible, de
limiter les pertes constatées sur ces dernières et d’assurer une bonne
génération de cash flow opérationnel.
Par ailleurs, des règles internes strictes s’appliquant à l’ensemble des
entités consolidées précisent, selon la nature des projets (principalement
régie,
work packages
et forfaits) et des activités les modalités de
reconnaissance du chiffre d’affaires.
Le Groupe s’est doté de Conditions Générales de Services renforcées,
qui sont systématiquement intégrées dans les réponses à appel d’offres.
Immobilier
L’expression des besoins concernant la recherche de nouveaux locaux
est formalisée par chaque responsable opérationnel, validée par le
directeur de
Business Unit
compétent, et transmise aux services généraux
du Groupe et/ou du pays pour traitement et examen du
business case
correspondant. L’étude du projet et la validation du dimensionnement
et du coût des locaux retenus sont du ressort de la direction générale.
La direction achats et moyens généraux intervient ensuite aux différents
niveaux de la négociation pour assurer le suivi des baux en France
et, dans la mesure nécessaire, hors France. Des revues budgétaires
relatives aux locaux se tiennent régulièrement, en France et hors France,
permettant d’entretenir un échange d’informations régulier entre les
services généraux et le contrôle de gestion pour actualiser les données
sur le parc existant et analyser les projets en cours et à venir.
Délégations de pouvoir
Les principes de délégations de pouvoir mis en place répondent à un
triple objectif :
●
sensibilisation des directeurs opérationnels à leurs responsabilités en
matière d’hygiène et sécurité ;
●
création d’un pouvoir de représentation du groupe Assystem au profit
des directeurs opérationnels ;
●
fixation d’un cadre précis dans lequel s’exercent les pouvoirs des
directeurs opérationnels (en ce compris la faculté de subdélégation).
Les délégations portent principalement sur des engagements directement
liés à la partie opérationnelle (embauches de consultants ou de managers
commerciaux, signature de contrats clients, gestion des litiges etc.).
La signature bancaire n’est que partiellement déléguée, en France et
hors France, et pour des montants limités.
Budget et contrôle de gestion
Les différentes unités opérationnelles du Groupe élaborent et présentent
à la direction générale leur stratégie et budget annuel. Le budget
annuel du Groupe est ensuite validé par le comité d’audit et le conseil
d’administration.
Le contenu du reporting mensuel permet à la direction financière du
Groupe d’analyser les écarts de réalisation par rapport aux prévisions,
de détecter ainsi d’éventuelles dérives significatives par croisement et
analyse de divers indicateurs clés de performance (notamment, niveau
de marge brute sur affaires, de marge brute opérationnelle, de taux
de non-facturation opérationnelle, et délais de règlement clients), et de
proposer le cas échéant des mesures correctives.
Achats
Les procédures d’achat sont soumises à des contrôles indépendants :
●
émission du besoin par le donneur d’ordre interne ;
●
achat du matériel ou de la prestation par le département concerné
(services généraux, informatique…) ;
●
validation de la prestation et/ou de la livraison par le service
concerné ;
●
validation du bon à payer et de la facture par la comptabilité au vu
des différents documents.
Le règlement des factures est organisé par la comptabilité qui s’assure
que les contrôles en amont ont été effectués et qui, par sondage,
procède également à une vérification des informations ayant permis
de valider les factures.
Le Groupe s’est doté de Conditions Générales d’Achat renforcées.
ASSYSTEM
DOCUMENT DE RÉFÉRENCE
2015
178