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SCHWEIZER GEMEINDE 12 l 2014
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ORGANISATION
sen. Bis im August dieses Jahres habe
man aber 120 Prozesse dokumentieren
können. Bis auf Weiteres werden in Gos-
sau Prozesse aber nur dann dokumen-
tiert und gegebenenfalls optimiert, wenn
Probleme auftreten oder bei einem
Wechsel in der Amtsleitung. Das nächste
Mal wird das voraussichtlich 2015 der
Fall sein, wenn das Inseratewesen neu
gestaltet werden muss.
Austausch wenig genutzt
Um ressourcen- oder finanzschwachen
Gemeinden zu helfen, Prozesse ohne
grossen Aufwand auf ihre Bedürfnisse
zu adaptieren, wurde Anfang Jahr die
gesamtschweizerische Prozessaustausch-
plattform «eCH.ch» ins Leben gerufen.
Auf dieser Plattform sollen Prozessbe-
schreibungen von Gemeinden und Kan-
tonen publiziert und ausgetauscht wer-
den. Derzeit nutzt aber lediglich etwa ein
Viertel der befragten Gemeinden Vorla-
gen anderer Gemeinden oder Kantone,
etwa die Hälfte würde ihre modellierten
Prozesse künftig gerne auf einer Aus-
tauschplattform aufschalten. Die meis-
ten der befragten Gemeinden berück-
sichtigen gemäss der Umfrage der
«zhaw» aber weder Prozess-
managementstandards von
Bund, Kantonen oder der ei-
genen Gemeinde, noch nut-
zen sie Referenz- oder Muster-
prozesse anderer Kantone
und Gemeinden. Für einige
Gemeinden ist der Aufwand
zu gross, andere sehen die lo-
kalen Unterschiede zwischen
den Gemeinden als Hürde. Und verein-
zelt werden die eigenen Prozesse als
«Betriebsgeheimnis» oder als «zu unin-
teressant für andere» bezeichnet.
Für Urs Salzmann ist es vor allem für
kleinere Gemeinden nicht immer ein-
fach, gewisse Prozessabläufe 1:1 zu
übernehmen. «Wir haben festgestellt,
dass der Austausch vor allem bei kom-
plexerenThemen schwierig ist. Bei klar
geregelten, einheitlichen Abläufen, bei-
spielsweise einem Betreibungsverfah-
ren, ist es hingegen einfach.» Gossau
selber nutzt übrigens auch keine Pro-
zessaustauschplattform, obwohl die
Stadt, zusammen mit Dübendorf, in die
Pilotphase von «eCH.ch» involviert war.
Einen weiteren Grund für die geringe
Nachfrage ortet Lukas Summermatter,
Leiter des Amts für Gemeinden im Kan-
ton St. Gallen, im Fehlen von Bedürfnis-
sen. «Ich habe manchmal den Eindruck,
dass bei solchen Prozessen oftmals die
Tools im Vordergrund stehen. Ohne ein
echtes Bedürfnis braucht man aber auch
keine solchenTools.» Eine regelmässige
Überprüfung der Prozesse mit Optimie-
rungen, dort wo sie notwendig sind, er-
achtet aber auch Lukas Summermatter
als sinnvoll und notwendig. Für ihn stellt
sich lediglich die Frage, ob solche Mo-
dellierungsprozesse zwingend immer
flächendeckend nötig sind.
Überzeugungsarbeit notwendig
Die Beispiele von Gossau und Kaltbrunn
zeigen deutlich, dass es für eine grosse
Verwaltung nicht zwingend einfacher ist,
ein Geschäftsprozessmanagement ein-
zuführen. Fehlt das Bedürfnis danach
oder sind die Mitarbeitenden in der Ver-
waltung nicht vom Nutzen überzeugt,
wird es schwierig. Und solche
Prozesse zu erzwingen oder
von oben zu verordnen, erach-
tet weder Urs Salzmann noch
Lukas Summermatter als ziel-
führend. Die Hauptaufgabe
der Prozessmanagementver-
antwortlichen in den Gemein-
den wird deshalb in der nächs-
ten Zeit sein, die Bedürfnisse
auszuloten und den Mitarbeitenden die
Vorteile von Modellierungsprozessen
klar aufzuzeigen. Für Esther Gmür, Lei-
terin des Managementsystems in Kalt-
brunn, sind das vor allem die einheitli-
cheStrukturinderAufgabenbewältigung,
Klarheit in den Abläufen und Rückhalt.
Patrick Stämpfli
Informationen:
www.tinyurl.com/IWI-Umfrage«Einige
Gemeinden-
betrachten
ihre
Prozesse als
Geheimnis.»