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GOUVERNEMENT D’ENTREPRISE ET CONTRÔLE INTERNE
RAPPORT SUR LE CONTRÔLE INTERNE
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DOCUMENT DE RÉFÉRENCE
2016
-
GROUPAMA SA
Autre procédure de Contrôle et Sécurité
Des procédures de contrôles périodiques et de maîtrise des
risques sont également appliquées sur un certain nombre
d’activités, notamment sur :
le processus « achats » ;
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le parc informatique ;
❯
la réalisation desprojets ;
❯
la continuité desopérations ;
❯
la gestion desincidentset le « Help Desk » ;
❯
la disponibilité desservicesde production ;
❯
la sécurité desopérationsde production.
❯
Contrôles et management des principaux risques
transverses
CONTRÔLEDE L’ORDONNANCEMENTDESDÉPENSES
règlements proprement dits sont réalisés par la comptabilité de
Le contrôle de l’ordonnancementdes dépensesest pris en charge
par le système informatique adossé au logiciel SAP. Les
demandes d’achats, les commandes et les factures à régler font
l’objet d’un workflow de validation, interne au GIE tandis que les
Groupama SA.
l’harmonisation du processus d’ordonnancement de dépenses
entre la filièreinformatique et la filière logistique.
Des travaux menés ont permis de renforcer la sécurisation et
COUVERTUREDESRISQUESD’EXPLOITATION
En 2016, deuxchantiersprioritairesont été menés àleur terme :
la mise en place d’une couverture Cyber-Risques pour
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l’ensemble du groupe Groupama France et Italie. L’émergence
de ces risques nouveaux a mis en évidence la nécessité de
compléter les dispositifs d’assurancedu Groupe et de renforcer
les montants des garanties aumoyen d’une couverture Cyber.
Professionnelle, RC Générale dont exploitation, Fraude, RCMS
des caisses régionales, RCMS Groupama SA a été réalisée au
cours du second semestre.
l’optimisation technique et économique des couvertures en
❯
renouvellement au 1
er
janvier 2017 pour les garanties RC
Contrôle desfrais généraux, des fournisseurs
(d)
et desactivités externalisées
Contrôle de gestion des frais généraux de
Groupama SA et des filiales
Les dépensesdes filiales s’inscriventdans le cadre du suivi de ces
dernièrestel que décrit en3.4.1.3.
Supports et Services (G2S) au titre des dépenses logistiques et
informatiques sont quant à eux pilotés dans le cadre de budgets
annuels arbitrés parla Direction Générale.
Les frais générauxdes directionsde GroupamaSA y compris ceux
issus de la refacturationpar le Groupementde moyens Groupama
l’objet d’un suivi périodique animé et coordonné par le
département Analyse et Contrôle de Gestion des entités Non Vie
France et Groupama SA au sein de la Direction Pilotage et
Résultats Groupe, en particulier au travers des tableaux de bord,
des reportingsfrais généraux etdes reportings financiers.
Les dépenses – ainsi que les budgets – des directions de
Groupama SA sont consolidés avec ceux des principales filiales
Vie, Non Vie, financières tant en France qu’à l’international et font
Concernant plus spécifiquement le suivi et le contrôle des frais
engagés par les directionsde GroupamaSA, il convient également
de noter :
qu’une prévision triennale du budget des directionsest élaborée
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chaque année ;
qu’un workflow automatisé et défini suivant des règles précises
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de contrôle interne s’applique au processus commande/achat :
ce dispositif permet, entre autres, de s’assurer de la séparation
des tâches entre demandeur, valideur et payeur, d’automatiser
le contrôle budgétaire, et de comptabiliser de manière
automatisée leschargesdès l’engagement.
dont l’utilisationest décentraliséedans les directionsde Groupama
SA.
S’agissant de la gestion des notes de frais, les vérifications
effectuées par les Directions Comptabilité Groupe et analyse et
contrôle de gestion des entités Non Vie France et Groupama SA
complètent les contrôles automatiques effectués par l’outil SAP,
Contrôle interne du processus achats au sein
de Groupama SA
charte dedéontologieachats.
Après validation par le Comité de Direction Générale et l’avis
favorable donné par son Comité d’Établissement,GroupamaSA a
annexé à son règlement intérieur, depuis le 29 mars 2006, une
Comme évoqué
infra
, un système de gestion du processus
commande/achat s’applique depuis 2006 à la quasi-totalité des
achats de Groupama SA, hors frais de mission qui sont
directement saisisdans le systèmede gestion comptable,SAP.
Ce systèmepermet notamment :
de suivre l’ensembledes fournisseurs ;
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d’effectuer une comptabilisation des frais dès l’engagement,
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ceci de façon directement intégréedans SAP ;
de sécuriser la séparation des tâches entre les chargés de
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commandes,les valideursde commandes et la comptabilité ;
de faciliter le contrôle budgétaire et le processus de répartition
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des frais ;
d’accroîtrela qualité des prévisionsfinancières ;
d’aider à la réduction des délais d’arrêtés de comptes et
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de sécuriser les paiements fournisseurs par rapport aux
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livraisons effectives et conformes ;
de centraliser toutes les factures auprès du département suivi
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des coûtsau sein de la Direction ComptableGroupe.
Le suivi périodique des risques fournisseurs se traduit par la mise
en œuvre d’actions spécifiques :
Fournisseur ;
mise en place de revues spécifiques Gestion Relation
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plans de progrès dédiés auxfournisseurs majeurs ;
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mise en ligne des contrats fournisseurs.
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